ПДВ при реєстрації посеред місяця: як складати акти за охоронні послуги?

Перша подія для цілей ПДВ

Описана вами ситуація є доволі поширеною для суб'єктів господарювання, які через набрання чинності Законом України №4698-IX були змушені кардинально змінити підходи до податкового обліку. Як відомо, згідно з оновленою редакцією пп. 11 пп. 291.5.1 ПКУ, здійснення охоронної діяльності стало абсолютно несумісним із застосуванням спрощеної системи оподаткування (1–3 групи). Це зумовило безальтернативний перехід таких компаній на загальну систему та швидке досягнення порогу для обов'язкової реєстрації платниками ПДВ.

Вирішення вашого питання лежить у площині застосування базового для ПДВ-обліку «правила першої події», механізм якого закріплено у ст. 187 ПКУ. Відповідно до цієї норми, дата виникнення податкових зобов'язань (ПЗ) визначається за тією подією, що сталася раніше: або датою зарахування коштів від покупця, або датою оформлення документа, що підтверджує факт постачання послуг.

У вашому випадку розрахунки із замовниками здійснюються на умовах післяплати. Це означає, що першою подією в межах господарської операції буде саме складання акта наданих послуг, датоване 31 січня 2026 року. Станом на цю дату ваше підприємство вже є повноцінним платником ПДВ (реєстрація відбулася 14 січня).

Щодо можливості пропорційного розподілу вартості в одному акті

Чинне податкове законодавство не дозволяє «штучно» ділити суму всередині одного первинного документа на частини «до» та «після» реєстрації ПДВ, якщо дата його складання припадає на період, коли ви вже маєте ПДВ-статус. Аналогічну правову позицію висловила Державна податкова служба України в індивідуальній податковій консультації від 13.03.2026 р. №289/2/99-00-21-01-01-02. Контролери наголошують: якщо первинний документ оформлюється після реєстрації надавача платником ПДВ і саме цей документ є першою подією, податкові зобов'язання нараховуються на загальну вартість послуг, зазначену в такому акті.

Отже, ви зобов'язані визнати ПЗ з ПДВ на всю суму акта від 31 січня. На цю ж суму необхідно скласти податкову накладну, зареєструвати її в ЄРПН та відобразити операцію в податковій декларації за січень.

Як можна оптимізувати ситуацію на майбутнє або для інших клієнтів?

Якщо ви бажаєте уникнути нарахування ПДВ на ту частину послуг, яка фактично надавалася до 14 січня (тобто до моменту реєстрації платником ПДВ), потрібно змінити договірні умови та порядок документообігу. Сторонам слід укласти додаткову угоду та розбити січень на два звітні періоди. Тоді ви складете два окремі акти:

• Акт від 13 січня 2026 року (за період 01.01–13.01). Оскільки на цю дату ви не були платником ПДВ, операція не є об'єктом оподаткування. ПДВ не нараховується;
• Акт від 31 січня 2026 року (за період 14.01–31.01). Тут ПДВ нараховується у стандартному порядку на вартість послуг за цей конкретний відрізок часу.

Крім того, зверніть увагу на аванси. Якби замовник здійснив передоплату (перша подія) до 14 січня, податкові зобов'язання не виникли б узагалі, оскільки на момент отримання коштів ви не мали ПДВ-статусу (за умови, що ви не застосовуєте касовий метод). У такому разі підсумковий акт 31 січня складався б без виділення ПДВ.

Висновки

• Виникнення податкових зобов'язань з ПДВ жорстко прив'язане до статусу суб'єкта господарювання на дату "першої події" (отримання оплати або підписання акта);
• Якщо акт наданих послуг формується останнім днем місяця і є першою подією, що настала після реєстрації підприємства платником ПДВ, податок нараховується на всю суму документа без пропорційного розподілу;
• Щоб легально не обкладати ПДВ частину послуг, наданих до дати реєстрації, підприємству необхідно розділити операцію документально — шляхом складання окремого акта датою, що передує дню набуття статусу платника ПДВ.

Читайте також: Заборона «єдинникам» провадити охоронну діяльність: що з ПДВ після переходу на загальну систему оподаткування?