Оподаткування ФОП-логіста при роботі з іноземними компаніями

Коротка відповідь

Для роботи логістом із іноземними замовниками (наприклад, польськими Sp. z o.o.) зазвичай обирають 3-тю групу єдиного податку без ПДВ. У такому разі у 2026 році ви сплачуєте 5% єдиного податку з доходу та додатково 1% військового збору з того ж доходу, а ПДВ при експорті послуг, місце постачання яких визначене за межами України, не виникає.

1. Податки та звітність ФОП-логіста у 2026 році

Якщо ви отримуєте оплату за послуги від нерезидента (польської Sp. z o.o. або іншої іноземної компанії), практично зручно працювати на ІІІ групі спрощеної системи оподаткування без ПДВ. На цій системі діють такі платежі:

Єдиний податок

5% від суми доходу, що надходить на підприємницький рахунок (за умови, що ви не зареєстровані платником ПДВ).

Військовий збір

з 1 січня 2025 року для ФОП ІІІ групи ставка становить 1% від доходу, при цьому він сплачується щокварталу разом із єдиним податком на підставі тієї ж декларації платника ЄП.

ЄСВ

22% від мінімальної заробітної плати, встановленої законом про Державний бюджет України на відповідний рік; сплачується щокварталу незалежно від фактичного доходу, якщо ви не скористалися передбаченими законодавством пільгами.

Дохід, що надходить у валюті від нерезидента, для цілей єдиного податку та військового збору перераховується у гривню за офіційним курсом НБУ на дату зарахування коштів на ваш поточний валютний рахунок в українському банку. Подальша конвертація валюти у гривню не формує додаткового доходу для платника ЄП ІІІ групи, як правило, курсові різниці не включаються до об’єкта оподаткування єдиним податком.

2. Договір із польською компанією (Sp. z o.o.)

Для отримання оплати від нерезидента банк вимагає документ, що підтверджує підстави для платежу

Зовнішньоекономічний договір (контракт) або інший документ, який містить істотні умови угоди (предмет, обсяг, ціну, строки/умови оплати). На практиці у разі типових послуг інколи достатньо інвойсу, який містить усі необхідні умови та оплачується замовником; банки можуть приймати його як документ, що підтверджує операцію за валютним законодавством.​

Щодо мови договору українське законодавство не вимагає обов’язкового використання української мови у зовнішньоекономічних договорах

Сторони можуть обрати будь-яку мову, зручну для них. Проте в українських банках та судах може знадобитися переклад договору українською мовою, тому практично доцільно або укладати двомовний договір (наприклад, українська/англійська чи українська/польська), або забезпечити офіційний (за потреби — нотаріально засвідчений) переклад.

З огляду на те, що за змістом відносини мають бути цивільно-правовими, у договорі варто уникати термінів і формулювань, характерних для трудових відносин: «заробітна плата», «штатна посада», «робочий день/графік», «відпустка», «лікарняні» тощо. Рекомендовано використовувати формулювання «винагорода за надані послуги», «фіксована частина винагороди», «бонусна частина винагороди» та передбачити акти/інвойси як підставу для оплати, щоб мінімізувати ризики перекваліфікації відносин у трудові при перевірках.​

3. ПДВ при експорті логістичних послуг

Для ФОП ІІІ групи, який не зареєстрований платником ПДВ (ставка ЄП 5%), питання нарахування ПДВ виникає тільки у разі переходу на ЄП ІІІ групи із сплатою ПДВ (ставка ЄП 3%). Якщо ви перейдете на ЄП (3%), питання щодо нарахування ПДВ слід буде вирішувати наступним чином.

Ключове питання — місце постачання послуг за ст. 186 ПКУ:

• Для консультаційних, інжинірингових, інформаційних послуг, послуг з надання персоналу та подібних (у тому числі послуг логістичного менеджменту, планування та координації перевезень) місцем постачання є місце реєстрації отримувача послуг (пп. 186.3 ПКУ). Якщо замовник — польська Sp. z o.o., місце постачання знаходиться за межами митної території України, тож операція не є об’єктом оподаткування ПДВ в Україні;
• Якщо логістичні послуги включають допоміжні у транспортній діяльності операції (навантаження, розвантаження, складська обробка, інші подібні роботи), може застосовуватися пп. 186.2 ПКУ, за яким місцем постачання вважається місце фактичного постачання таких послуг.

У вашому випадку ви зазначаєте, що фрахт через ФОП не проводиться, а ФОП отримує лише винагороду за організацію логістики. Це дає змогу частіше кваліфікувати ваші послуги як консультаційні/координаційні з місцем постачання за місцем реєстрації замовника-нерезидента, що знімає питання ПДВ в Україні за такими операціями.​

4. Важливі нюанси ЗЕД для ФОП-логіста

КВЕД: перевірте, щоб у вашому переліку видів діяльності був відповідний код, наприклад, 52.29 «Інша допоміжна діяльність у сфері транспорту», а за потреби — коди, пов’язані з консультуванням чи наданням інформаційних послуг.

Валютний контроль

Платежі від нерезидента слід отримувати на підприємницький рахунок в українському банку, щоб забезпечити дотримання граничних строків розрахунків за експортними операціями (як правило, 180 днів) і мати прозору історію надходжень для податкових органів.​

Строки розрахунків

Порушення граничних строків за експортним договором може призвести до валютних санкцій, тому важливо контролювати своєчасне надходження коштів від нерезидента та взаємодіяти з банком щодо документів по ЗЕД.​

Військовий збір

1% від доходу декларується та сплачується щоквартально разом із єдиним податком у межах об’єднаної звітності платника ЄП ІІІ групи за відповідний квартал.

Практична рекомендація

Оформлюйте двомовний договір і двомовні інвойси (наприклад, українська/англійська), де чітко зазначено предмет («послуги з організації логістики, координація перевезень»), умови оплати та період надання послуг. Це спростить проходження валютного нагляду в банку та захист ваших прав у разі спорів.​