Інвойс як первинний документ: еволюція підходу
Відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, первинний документ повинен містити обов’язкові реквізити та може бути складений у паперовій або електронній формі.
До змін 2026 року позиція Мінфіну була наступною: інвойс може визнаватися первинним документом за умови, що він:
- оплачений;
- містить усі обов’язкові реквізити, що дозволяють ідентифікувати господарську операцію.
- Такий підхід викладено, зокрема, у листах Мінфіну від 16.02.2017 р. №31-11410-06-5/4339, від 22.08.2017 р. №35210-07/23-3364/2658, від 24.03.2023 р. №41010-06-5/7983.
Фактично оплата розглядалася як підтвердження прийняття послуг (аналог підпису замовника).
Разом з тим після внесення змін Законом України від 24.02.2026 №4791-IX «Про внесення зміни до статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» щодо спрощення оформлення первинних документів з надання послуг»:
- відсутність підпису замовника більше не є порушенням;
- допускається використання односторонніх документів за умови, що:
- документ містить період надання послуг;
- порядок документування передбачений договором;
- операція відображається у періоді її здійснення.
Таким чином, законодавство фактично підтвердило можливість використання інвойсу як первинного документа (по суті — як акта) без прив’язки до факту оплати.
Роль оплати після змін: не вимога, але доказ
Хоча Закон про бухоблік не містить вимоги щодо оплати як умови «дійсності» документа, її значення не зникає. Оплата вже не є умовою визнання інвойсу первинним документом, але залишається ключовим доказом реальності господарської операції.
З огляду на практику ДПС, можна очікувати, що акцент зміститься з «чинності документа» на «реальність операції» і саме оплата буде одним із ключових доказів такої реальності.
Бухгалтерський облік: пріоритет періоду, а не дати інвойсу
Відповідно до ст. 4 Закону про бухоблік та НП(С)БО 1 застосовується принцип нарахування, зокрема витрати визнаються у періоді фактичного отримання послуг і не залежать від дати складання інвойсу або дати оплати.
Більше того, оновлена редакція ст. 9 Закону про бухоблік прямо вимагає відображати операції у періоді їх здійснення
Отже, якщо, інвойс датований, наприклад, лютим, але стосується періоду «січень», то з позиції бухгалтерського обліку витрати мають бути відображені саме у січні. Такий підхід забезпечує коректне віднесення операції до відповідного звітного періоду без спотворення показників обліку.
ПДВ: проблема першої події
Датою виникнення податкових зобов’язань за операціями з постачання нерезидентами суб’єктам господарювання послуг, місце постачання яких розташоване на митній території України, є дата списання коштів з рахунку платника податку в банку/небанківському надавачі платіжних послуг на оплату послуг або дата оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг нерезидентом, залежно від того, яка з подій відбулася раніше (пп. 187.8 ПКУ).
У цьому контексті виникає питання, зокрема Закон про бухоблік вимагає орієнтуватися на період надання послуг, а ПКУ — на дату документа або оплату.
Так у платника може виникнути «часовий розрив».
Розглянемо ситуацію:
- інвойс складений у лютому;
- період надання послуг — січень;
- оплата — у березні.
У такому випадку:
- відображення в обліку - січень;
- дата інвойсу - лютий;
- оплата - березень.
- Фактично виникає три різні дати.
Тому, якщо інвойс визнається первинним документом (аналогом акта) на дату його складання, то саме ця дата вважається датою оформлення документа постачання. У такому випадку податкові зобов’язання з ПДВ виникають за датою інвойсу. При цьому оплата завжди буде другою подією.
Водночас у такій моделі фактично виникає ситуація, коли перша подія визначається за інвойсом навіть щодо послуг, які ще не надані або належать до іншого періоду. Такий підхід є дискусійним з точки зору економічної сутності операції.
Аналіз ситуації
З урахуванням наведеного інвойс дійсно може виконувати функцію акта і бути підставою для відображення витрат у періоді надання послуг.
Водночас найбільш проблемним залишається питання ПДВ, оскільки виникає часовий розрив між:
- періодом надання послуг;
- датою інвойсу;
- датою оплати.
У зв’язку з цим доцільно:
- уникати ситуацій, коли інвойс складено поза межами періоду надання послуг;
- забезпечити, щоб інвойс за певний період складався в межах цього ж періоду.
- У такому випадку можна орієнтуватися на дату інвойсу або оплату без виникнення розривів.
Якщо ж інвойс складено пізніше, виникає часовий розрив, який суттєво ускладнює визначення першої події та адміністрування ПДВ. Та в будь-якому випадку за наявності варіативності доцільно отримати ІПК.
Висновки
- Інвойс нерезидента може визнаватися первинним документом (аналогом акта), якщо це передбачено договором, незалежно від факту оплати, що узгоджується зі змінами до ст. 9 Закону про бухоблік. Відповідно, за наявності необхідних реквізитів та зазначення періоду надання послуг він є достатньою підставою для відображення операції в обліку. При цьому витрати у бухгалтерському обліку визнаються за принципом нарахування — у періоді фактичного отримання послуг, навіть якщо інвойс складений пізніше.
- Разом з тим для цілей ПДВ застосовується інший підхід. Відповідно до пп. 187.8 ПКУ визначальним є правило першої події — за датою оплати або датою документа, що підтверджує постачання. Саме це може призводити до часових розривів у разі невідповідності між датою інвойсу, періодом надання послуг і датою оплати, що, у свою чергу, ускладнює облік та підвищує податкові ризики. З огляду на це практично доцільно забезпечувати, щоб інвойс складався в межах того ж періоду, за який надаються послуги.
- У наведеній ситуації така умова виконується, зокрема, послуги фактично надаються у тому ж періоді, в якому складено інвойс, а отже, часовий розрив відсутній. За таких обставин питання визначення першої події зводиться до загального правила пп. 187.8 ПКУ. З огляду на те, що оплата здійснюється на дату інвойсу або після неї, то вона фактично вважається другою подією.
- Водночас, враховуючи відсутність усталеної практики застосування нових норм, для мінімізації податкових ризиків доцільно отримати індивідуальну податкову консультацію.
***
Читайте також:
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 139 грн/міс
Передплатити
