Коректність дати акта та податкової накладної при розбіжності з датою на СМГС

Визначення коректної дати для складання акта виконаних робіт та податкової накладної у вашій ситуації залежить від моменту фактичного завершення всього комплексу транспортно-експедиторських послуг за договором, а не лише від дати прибуття потяга на станцію. Складання акта та податкової накладної 16.05.2025 р. може бути коректним, але існують певні нюанси та податкові ризики, які варто враховувати.

Дата виникнення податкових зобов'язань з ПДВ

Ключовим для визначення дати податкової накладної є правило «першої події», встановлене пп. 187.1 ПКУ. Згідно з цим правилом, податкові зобов'язання з ПДВ виникають на дату, яка припадає на податковий період, протягом якого відбувається будь-яка з подій, що сталася раніше:

а) дата зарахування коштів від покупця (замовника) як оплата послуг;

б) дата оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг платником податку.

У вашому випадку, якщо оплата за послуги ще не відбулася, датою виникнення податкових зобов'язань буде дата оформлення первинного документа, що підтверджує надання послуг. Таким документом є саме акт виконаних робіт (наданих послуг).

Визначення дати завершення транспортно-експедиторської послуги

Транспортно-експедиторська послуга є комплексною і зазвичай не обмежується лише фізичним переміщенням вантажу. Відповідно до ст. 8 Закону «Про транспортно-експедиторську діяльність», такі послуги можуть включати організацію перевезення, фрахтування транспорту, оформлення транспортних документів, складські операції, отримання вантажу та інші зобов'язання.

• Штамп на накладній СМГС (07.05.2025 р.) засвідчує факт та дату прибуття вантажу на залізничну станцію. Це важлива подія, але вона не завжди означає повне завершення всього комплексу послуг експедитора.
• Момент завершення послуги визначається умовами вашого договору з контрагентом. Якщо договір передбачає, що експедитор, окрім доставки на станцію, також відповідає за передачу вантажу для подальшого автоперевезення, оформлення додаткових документів, або виконує інші дії, то послуга вважатиметься повністю наданою лише після виконання всіх цих зобов'язань.

Враховуючи, що контрагент також надавав послуги з автоперевезення, акт на які складено 14.05.2025 р., цілком імовірно, що його зобов'язання за договором експедирування залізничним транспортом тривали й після 07.05.2025 р. (наприклад, контроль за перевантаженням, передача вантажу автоперевізнику).

Обґрунтованість дати акта 16.05.2025 року та ризики

Якщо контрагент може документально підтвердити, що остаточні дії, які входять до складу експедиторських послуг із залізничного перевезення, були завершені саме 16.05.2025 р. (або безпосередньо перед цією датою), то складання акта цим числом є правомірним. 

Податкові ризики

Основний ризик полягає в тому, що під час перевірки контролюючі органи можуть поставити під сумнів дату завершення послуги. Вони можуть наполягати, що послуга була надана 07.05.2025 р., спираючись на дату штампа в накладній СМГС, і визнати податкову накладну від 16.05.2025 р. складеною з порушенням термінів. Це може призвести до:

• Для постачальника (контрагента): Штрафів за несвоєчасну реєстрацію податкової накладної (якщо податкові зобов'язання мали виникнути у першій половині травня, а накладна зареєстрована пізніше встановленого терміну для цієї дати);
• Для вашого підприємства (отримувача): Податковий кредит, відображений на підставі такої податкової накладної, може бути поставлений під сумнів як такий, що сформований на підставі документа, складеного з порушенням.

Рекомендація:

Для мінімізації ризиків бажано, щоб дата акта відповідала даті реального завершення всіх дій, що входять до складу послуги. Якщо контрагент наполягає на даті 16.05.2025 р., переконайтеся, що в нього є логічне та документальне пояснення, чому послуга не могла вважатися завершеною 07.05.2025 р.. Також доцільно прописати в договорі транспортного експедирування чіткий порядок та критерії визначення моменту завершення надання послуг.

Підсумок:

1. Договір є ключовим: Проаналізуйте умови договору з експедитором. Важливо, що саме договір визначає момент виконання зобов'язань та завершення послуги;

2. Дата акта має бути обґрунтованою: Контрагент повинен бути готовим довести, що надання послуги завершилося саме 16.05.2025 р. Таким обґрунтуванням може бути, наприклад, дата завершення оформлення всіх супровідних документів, передача вантажу іншому перевізнику тощо, якщо це передбачено договором;

3. Оцінка ризиків: Складання акта та податкової накладної датою, що значно відрізняється від дати прибуття вантажу, несе певні ризики. З точки зору податкової безпеки, найбільш консервативним підходом є максимальне наближення дати акта до дати фактичного завершення ключових етапів послуги.