Оплата проживання працівників в гуртожитку: ПДВ та облік

Відповідно до ст. 9-1 КЗпП, підприємства, установи, організації в межах своїх повноважень і за власні кошти можуть встановлювати додаткові трудові і соціально-побутові пільги для працівників, ніж ті, що встановлені законодавством.

Тобто до таких соціально-побутових пільг може належати і забезпечення працівників житлом за кошти роботодавця.

Забезпечення житлом працівників визначається змістом колективного договору (ст. 13 КЗпП та ст. 7 Закону про колдоговори).

Надавати житло в користування працівникові можна шляхом надання, наприклад, власного житла: квартири чи кімнати в гуртожитку, які обліковуються на балансі підприємства, або надавати в користування орендоване житло у третіх осіб (його може винаймати саме підприємство або працівник, якому надалі такі витрати будуть відшкодовані).

Отже, якщо підприємство винаймає житло для своїх працівників, то як правило, воно безпосередньо і заключає договір з орендодавцем, а потім безкоштовно надає його для проживання своїм працівникам на підставі пп. «а» пп. 164.2.17 ПКУ.

Якщо роботодавець оплачує працівникові житло в гуртожитку, то ця вартість вважатиметься додатковим благом працівника та оподатковуватиметься ПДФО ставкою 18%. Оскільки дохід надається працівнику у негрошовій формі, то базою оподаткування податком на доходи буде вартість такого доходу, розрахована за звичайними цінами, помножена на «натуральний» коефіцієнт згідно з пп. 164.5 ПКУ (1,219512).

Звичайною ціною в цьому разі вважається ціна, встановлена сторонами договору оренди, включаючи ПДВ (пп. 14.1.71 ПКУ).

Таким чином, сума до якої має бути застосовано натуральний коефіцієнт для утримання ПДФО буде договірна ціна оренди з ПДВ, тобто 36000,00 грн.

Окрім того, роботодавець має утримати з вказаного доходу ВЗ за ставкою 1,5%  (п. 16-1 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ) та нарахувати ЄСВ (абз. 6 пп. 2.3.4 Інструкції №5). 

***

В обліку оплата проживання працівників відображатиметься наступним чином – див. таблицю.

У таблиці показаний варіант обліку для випадку, коли у працівників немає інших грошових доходів, з яких можна було б утримати ПДФО та ВЗ (приміром, вони перебувають у відпустці без збереження зарплати та не мають інших грошових нарахувань). Як варіант, для того, щоб було з чого утримати ВЗ, можна нарахувати працівникам матеріальну допомогу – оподатковувану або неоподаковувану. Якщо з допомоги утримуються податки, то її суму можна підібрати з таким розрахунком, щоб «чистої» суми після утримання з неї ПДФО та ВЗ вистачило ще й на покриття ВЗ з вартості проживання.

*) Вартість оренди житла в сумі 30000 грн одночасно включається до витрат та до доходів підприємства і не змінює фінрезультат;

**) В кінцевому підсумку лише сума нарахованого доходу працівникам з натуральним коефіцієнтом та сума нарахованого ЄСВ зменшують фінрезультат.