Оформлення авансового звіту
Чинне законодавство не містить прямої заборони щодо оформлення авансового звіту за витратами працівника на пальне, квіти чи інші супутні витрати, понесені у зв’язку з поїздкою на похорон представника іншої компанії. Відповідно працівник може подати авансовий звіт із підтвердними документами у порядку, передбаченому пп. 170.9.2 ПКУ.
Разом з тим сам факт подання авансового звіту та наявність первинних документів не є безумовною підставою для визнання таких витрат витратами підприємства в межах його господарської діяльності.
Відповідно до пп. 14.1.36 ПКУ, господарською діяльністю є діяльність, пов’язана з виробництвом, реалізацією товарів, виконанням робіт або наданням послуг, спрямована на отримання доходу.
Поїздка працівника на похорон представника контрагента, навіть за наявності ділових відносин між підприємствами, за своєю суттю має переважно соціально-етичний характер та не пов’язана безпосередньо з отриманням доходу, виконанням договірних зобов’язань чи забезпеченням виробничого процесу.
У зв’язку з цим витрати на пальне, придбання квітів та інші супутні витрати складно обґрунтувати як господарські.
Крім того, такі витрати не відповідають економічній суті представницьких витрат. Представницькі витрати традиційно пов’язуються з проведенням офіційних заходів, переговорів, прийомів делегацій, презентацій та інших заходів ділового характеру. Участь у похоронних заходах не належить до таких заходів.
За таких обставин під час податкової перевірки контролюючий орган може дійти висновку про відсутність господарської мети у понесених витратах та розцінити суму їх компенсації як додаткове благо працівника з відповідним оподаткуванням.
Податкові ризики
Відповідно до пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ до складу оподатковуваного доходу фізичної особи включаються суми грошового або майнового відшкодування будь-яких витрат платника податку, крім випадків, коли таке відшкодування прямо передбачене законом або звільняється від оподаткування відповідно до норм ПКУ.
Таким чином, якщо не буде підтверджено, що витрати на пальне, квіти чи інші супутні витрати були понесені працівником у межах господарської діяльності підприємства, сума їх компенсації може бути розцінена контролюючими органами як додаткове благо працівника.
У такому випадку сума компенсації підлягатиме:
- оподаткуванню ПДФО за ставкою 18% із застосуванням натурального коефіцієнта;
- оподаткуванню військовим збором (5%);
- відображенню у додатку 4ДФ як доходу у вигляді додаткового блага.
Практичний підхід та рекомендації
З урахуванням наведеного, оформлення авансового звіту у такій ситуації є юридично можливим, однак податково ризиковим через складність доведення господарського характеру витрат.
На практиці більш обґрунтованим та безпечним підходом може бути надання працівнику нецільової благодійної допомоги (матеріальної допомоги).
Відповідно до пп. 170.7.3 ПКУ не включається до оподатковуваного доходу фізичної особи нецільова благодійна допомога у межах граничного розміру, визначеного абз. 1 пп. 169.4.1 ПКУ. У 2026 році неоподатковуваний розмір такої допомоги становить 4660 грн на рік.
У межах зазначеного ліміту працівник може самостійно понести відповідні витрати без виникнення податкових наслідків для нього та без необхідності доведення господарської спрямованості витрат підприємства.
Висновок
Оформлення авансового звіту за витратами на пальне та придбання квітів, понесеними працівником у зв’язку з поїздкою на похорон представника іншої компанії, не суперечить вимогам законодавства. Водночас відсутність безпосереднього зв’язку таких витрат із господарською діяльністю підприємства створює ризик їх невизнання господарськими під час податкової перевірки.
За таких обставин контролюючий орган може кваліфікувати суму відшкодування як додаткове благо працівника з відповідним оподаткуванням ПДФО та військовим збором.
З урахуванням зазначених податкових ризиків більш безпечним підходом є надання працівнику нецільової благодійної допомоги у межах неоподатковуваного розміру, передбаченого пп. 170.7.3 ПКУ.
Читайте також: Нецільова матдопомога у 2026 році: ліміти, податки та звітність
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 199 грн/міс
Передплатити
