Документальне оформлення передачі в оренду авто та отримання орендної плати

Передача ТЗ. Сторонами договору оренди транспортного засобу (далі — ТЗ) можуть бути як юридичні, так і фізичні особи, в т.ч. фізособи-підприємці. Незалежно від того, ким є сторони договору оренди ТЗ, він завжди укладається у письмовій формі (ч. 1 ст. 799 ЦКУ). Якщо сторонами договору є суб’єкти господарської діяльності (тобто укладається між фізособами-підприємцями, або юрособа орендує в підприємця), тоді нотаріально посвідчувати договір не обов’язково (постанова ВСУ від 18.12.2012 р. №3-66гс12). Про це ми також вказували тут.

Щоправда, у контролерів з цього приводу інша точка зору. Так, у Віснику №9(9) за березень 2013 р. вони зауважили, що договір оренди ТЗ, укладений за участю фізичної особи — підприємця в простій письмовій формі без нотаріального посвідчення, є недійсним.

Тому, якщо платник податку не готовий відстоювати позицію про відсутність необхідності залучення нотаріуса при оформленні договору оренди, радимо прислухатися до позиції фахівці ДФС та нотаріально посвідчити договір оренди ТЗ. Або, як варіант, заручитися індивідуальною податковою консультацією з цього питання згідно з ст. 52 та ст. 53 ПКУ, з урахуванням перехідних положень п. 39 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ.

Оскільки договір оренди ТЗ є одним із різновидів договору оренди, на нього поширюються загальні правила, встановлені параграфом 1 глави 58 ЦКУ. Зокрема, згідно з ч. 1 ст. 759 ЦКУ, за договором найму (оренди) наймодавець передає або зобов'язується передати наймачеві майно у користування за плату на певний строк. У цьому реченні знаходимо щонайменше чотири правила (по суті це і істотні умови договору), яких потрібно дотримувати при укладанні будь-якого договору оренди:

1) орендодавцем може бути власник майна. Утім, за згодою власника можливе передання майна в оренду орендарем — це передбачено ст. 774 ЦКУ, і такі відносини мають назву вже суборенди (піднайму);

2) майно у відносинах оренди передається лише у користування. Отже, право власності на таке майно залишається в орендодавця;

3) відносини оренди не передбачають можливості безоплатного користування майном. Звісно є ситуації, коли орендодавець не платить у встановлений договором оренди термін орендну плату, але це свідчить лише про невиконання умов договору. У договорі оренди обов'язково має бути встановлено розмір орендної плати, причому нульовий розмір орендної плати встановлювати не можна;

4) майно передається в оренду на певний строк. Якщо строк найму не встановлено, договір найму вважається укладеним на невизначений строк (ч. 2 ст. 763 ЦКУ). Стосовно договору оренди ТЗ, то кожна зі сторін договору найму, укладеного на невизначений строк, може відмовитися від договору в будь-який час, письмово попередивши про це другу сторону за один місяць. Якщо орендар продовжує користуватися ТЗ після закінчення строку договору оренди, то, за відсутності заперечень орендаря протягом одного місяця, договір вважається поновленим на строк, який був раніше встановлений договором (ч. 1 ст. 764 ЦКУ).

Втім, якщо договір оренди ТЗ укладається між двома суб'єктами підприємництва, то істотними умовами такого договору відповідно до ч. 1 ст. 284 ГКУ є:

• об'єкт оренди (склад і вартість майна з урахуванням її індексації);
• строк, на який укладається договір оренди;
• орендна плата з урахуванням її індексації;
• порядок використання амортизаційних відрахувань;
• відновлення орендованого майна та умови його повернення або викупу.

Згідно з ч. 2 ст. 180 ГКУ договір оренди вважається укладеним, якщо між сторонами у передбачених законом порядку та формі досягнуто згоди щодо усіх його істотних умов. У разі якщо сторони не досягли згоди з усіх істотних умов господарського договору, такий договір вважається не укладеним (таким, що не відбувся) (ч. 8 ст. 181 ГКУ).

Також варто в договорі оренди ТЗ чітко визначити обов'язки сторін щодо підтримання його у стані, в якому він був переданий у користування (належному стані), технічних оглядів та ремонтів. Проте якщо сторони і не визначать цього в договорі, слід зважати на те, що ЦКУ такі обов'язки сторін жорстко встановлені:

— орендар має підтримувати ТЗ у належному технічному стані і нести витрати, пов'язані з його використанням, у т. ч. зі сплати податків та інших платежів (ст. 801 ЦКУ);

— орендодавець повинен страхувати ТЗ. Але порядок страхування відповідальності орендаря за шкоду, яка може бути завдана іншій особі у зв'язку з використанням ТЗ, встановлюється законом (ч. 2 ст. 802 ЦКУ). Тож слід звернути увагу на п. 1.6 Закону України «Про обов'язкове страхування цивільно-правової відповідальності власників наземних транспортних засобів» від 01.07.2004 №1961, який прирівнює користувачів ТЗ на підставі договору оренди до його власників щодо обов'язкового страхування цивільно-правової відповідальності. А отже, обов'язкове страхування цивільно-правової відповідальності орендованого транспорту лежить саме на орендареві;

— стаття 803 ЦКУ вимагає від орендаря відшкодувати збитки, завдані у зв'язку з втратою або пошкодженням ТЗ, якщо він не доведе, що це сталося не з його вини.

Про це ми детально роз’яснювали тут.

Примірник договору оренди можна завантажити тут.

Факт прийому-передачі автомобіля в оперативну оренду оформляється відповідним первинним документом бухгалтерського обліку - Акт приймання-передачі автомобіля. Затвердженої форми такого акта немає, тому він в основному складається у довільній формі.

Акт на основі договору оренди ТЗ містить інформацію про технічний стан та комплектації автомобіля, наявності дефектів і стані пробігу. Документ складається в двох примірниках: один примірнику для орендодавця, а другий для - орендаря, який при прийнятті ТЗ зобов’язаний звірити номер автомобіля з тим, що вказаний в технічному паспорті та інших документах, що додаються до договору. Примірник Акту приймання-передачі ТЗ можна глянути тут.

Зауважимо, що на практиці юрособи оформлюють Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів за формою №ОЗ-1, яка затверджена наказом Мінстату від 29.12.95 р. №352. Підприємці також можуть використати цю форму, втім це не обов’язково.

Зверніть увагу!

Згідно з п. 16 Порядку державної реєстрації (перереєстрації), зняття з обліку автомобілів, автобусів, а також самохідних машин, сконструйованих на шасі автомобілів, мотоциклів усіх типів, марок і моделей, причепів, напівпричепів, мотоколясок, інших прирівняних до них транспортних засобів та мопедів, затвердженому Постановою від 07.09.1998 р. №1388, за бажанням власника ТЗ - фізичної особи надати право керування таким засобом іншій фізичній особі чи за бажанням фізичної або юридичної особи, якій власник ТЗ передав у встановленому порядку право користування і (або) розпорядження транспортними засобами, сервісний центр МВС видає за зверненням такого власника тимчасовий реєстраційний талон на строк, зазначений у його заяві, або документах, які підтверджують право користування і (або) розпорядження ТЗ.

До 2015 року податківці однозначно наполягали, що оформлення тимчасового реєстраційного талона є необхідною умовою підтвердження здійснення господарської операції з використання орендованого транспортного засобу та, відповідно, умовою виникнення права у орендаря на формування валових витрат при здійсненні господарської операції з оренди автотранспорту. Якщо тимчасовий реєстраційний талон на орендований транспортний засіб не оформляється, то орендар права на валові витрати не має (див. тут, тут і тут).

Погодиться з цією думкою важко було і тоді, адже тимчасовий талон не можна відносити до первинних документів, які підтверджують отримання послуг оренди. Більш того крім талона, є інші первинні документи, які свідчать про реальність операції - її надання/отримання та оплата.

Орендна плата. Мінфін у листі від 30.05.2016 р. №31-11410-09-10/15182 (про цей лист ми вказували тут) зазначив, що для підтвердження господарської операції з надання та отримання послуг з оренди майна протягом звітного періоду договору про оренду недостатньо, тому необхідне складання окремого первинного документа. Для здійснення орендних платежів, як правило, складається Акт виконаних робіт (послуг), який є підставою для розрахунків, порядок яких визначається договором про оренду, та підписується посадовими особами орендодавця та орендаря.

Типової форми цього документу, як зазначалося вище, не існує, Мінфін від себе рекомендованого зразку не надає. Отже, як він виглядатиме, кожним договором може встановлюватися окремо. Але зрозуміло, щоб мати статус первинного документа, такий Акт повинен мати усі обов’язкові реквізити, зазначені в ст. 9 Закону про бухоблік.

Нагадаємо!

З 03.01.2017 року згідно з ст. 1 Закону про бухоблік, первинний документ - документ, який містить відомості про господарську операцію. При цьому первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік, п. 2.2 Положення №88). Отже, такий Акт має бути оформлений лише після закінчення надання послуг постачальником.

Відповідно до п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік первинні документи повинні мати такі обов'язкові реквізити:

• назву документа (форми);
• дату складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Фахівці Мінфіну у вищевказаному листі вказали також на необхідність зазначення періодичності складання Актів у договорі про оренду майна. Первинний документ має підтверджувати факт користування об'єктом оренди орендарем протягом певного періоду (днів, місяців, кварталів тощо). В ньому має зазначатися вартість відповідної послуги (надання майна в оренду) протягом цього періоду. Датою складання такого первинного документа є дата його підписання.

Від себе додамо, що складати зазначені Акти, наприклад, раз на рік, чи раз на квартал, не заборонено, але може спричинити зайвий клопіт для платників податку ПДВ, адже звітний період у них місяць. Незважаючи на те, що постачальник послуги оренди – не платник ПДВ, отримувач цих послуг – платник ПДВ, а отже він має відобразити у звітності обсяг придбаних послуг без ПДВ. Тому радимо у договорі оренди ТЗ вказати, що Акт має складатися щомісяця останнім днем звітного місяця, у якому їх було надано. Чому так, ми пояснювали тут.