Картка-ключ є банківським продуктом, що за своїми функціональними властивостями належить до корпоративного електронного платіжного засобу, за допомогою якого її користувач має право ініціювати переказ коштів з поточного рахунку у порядку, визначеному договором та вимогами законодавства (лист НБУ від 24.04.2019 р. №57-0007/22460).
Тобто, фактично кошти, витрачені посередництвом картки-ключа, як і кошти, витрачені з корпоративної картки, є підзвітними коштами.
Операція з отримання коштів під звіт здійснюється безпосередньо під час зняття готівки у банкоматі, видачі її через касу банку або під час розрахунку за допомогою POS-термінала.
Усі ці операції є видачею підзвітних коштів держателю картки-ключа безпосередньо з рахунку підприємства: Дт 372 К-т 311.
Надалі підзвітна особа може витратити отриману готівку на господарські потреби підприємства і надати звіт про використання коштів у загальному порядку. Якщо підзвітна особа повертає готівку до каси підприємства, слід зробити запис Дт 301 К-т 372 на суму повернутих коштів.
Відповідно до пп. 170.9.3 ПКУ документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти/електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з пп. 170.9.1 ПКУ, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:
- завершує таке відрядження;
- завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.
Тобто, відзвітувати потрібно протягом наступного місяця, в якому було проведено оплату за товари, якщо інші строки не передбачено положенням про відрядження.
Тому тут два варіанти – або повернути кошти, або ж ні:
- Повертаємо кошти у визначені терміни. Ніяких податкових наслідків не буде.
- Не повертаємо кошти. Звітуємо та визнаємо витрати не в межах господарської діяльності або ж звітуємо із запізненням. Оплата за товари є додатковим благом для підзвітної особи, що оподатковується в загальному порядку. Більш можна почитати тут, тут і тут.
Відповідно до наведеної умови голова ФГ знаходиться на відпочинку, тобто про господарське використання не може бути й мови. Тому якщо не буде документального оформлення відрядження чи повернення коштів у встановлені строки, то у голови ФГ виникне додаткове благо.
Додаткове благо оподатковується ПДФО і ВЗ згідно з пп. 164.2.17 ПКУ, тобто треба утримати ПДФО (18%) і ВЗ (5%). Позаяк оплату проведено за товар, то з метою оподаткування ПДФО потрібно буде застосувати «натуральний» коефіцієнт. При цьому неповернуті кошти списуються до витрат підприємства: Дт 949 Кт 311.
У додатку 4ДФ дохід у вигляді додаткового блага відображають з ознакою доходу «126».
Висновки:
- Картка-ключ = підзвітні кошти: Витрати за карткою-ключем є підзвітними, як і за корпоративною карткою, і потребують звітування протягом наступного місяця після витрат;
- Повернення або додаткове благо: Якщо кошти повернуті вчасно — немає податкових наслідків. Якщо ні — витрати вважаються додатковим благом, оподатковуються ПДФО (18%) і ВЗ (5%) з «натуральним» коефіцієнтом;
- Відсутність господарської мети: Оплата товарів під час відпочинку без документального підтвердження відрядження чи повернення коштів призводить до додаткового блага, яке відображається в додатку 4ДФ з ознакою доходу «126».
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 122 грн/міс
Передплатити