Паперова чи електронна форма первинних документів – вирішують сторони договору

Чинне законодавство дає право платникам податків здійснювати облік господарських операцій, починаючи від укладення господарських договорів до подання податкової звітності, в електронному вигляді. Але при цьому слід дотримуватись вимог як загальних (цивільного та господарського законодавства), Законів України від 22.06.2003 р. №851-IV "Про електронні документи та електронний документообіг", від 22.05.2003 р. №852-IV "Про електронний цифровий підпис", так і для первинних документів: вимоги ст. 9 Закону про бухоблік.

Відповідно до ч. 1 ст. 207 ЦКУ правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах (у тому числі електронних), у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони. 

Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо воля сторін виражена за допомогою телетайпного, електронного або іншого технічного засобу зв'язку. 

За правилами ч. 1 ст. 181 ГКУ господарський договір за загальним правилом викладається у формі єдиного документа, підписаного сторонами. Допускається укладення господарських договорів у спрощений спосіб, тобто шляхом обміну листами, факсограмами, телеграмами, телефонограмами тощо, а також шляхом підтвердження прийняття до виконання замовлень, якщо законом не встановлено спеціальні вимоги до форми та порядку укладення даного виду договорів. 

Отже, сам господарський договір може бути укладений як у письмовій формі, так в іншій спрощений спосіб. Але нагадаємо, що Верховний Суд України в постанові від 15.12.2015 р. у справі №21-4266а15 наголосив, що договір не є первинним обліковим документом для цілей бухобліку. Для бухобліку мають значення лише ті документи, які підтверджують фактичне здійснення господарських операцій.

Щодо документів, які оформляються на виконання укладеного господарського договору, то тут слід керуватись приписами ст. 526 ЦКУ, як вказує на те, що зобов’язання має виконуватись належним чином відповідно до умов договору та вимог ЦКУ, інших актів цивільного законодавства, а за відсутності таких умов та вимог, відповідно до звичаїв ділового обороту або інших вимог, що звичайно ставляться. 

Тому, на нашу думку, якщо одне підприємство веде свій документообіг в електронному вигляді, то умовами договорів, що укладаються з контрагентами, слід визначитись з формою актів, накладних, ТТН, інших первинних документів, що складатимуться сторонами на виконання укладеного договору.

Якщо сторони договору не визначили, що вони обмінюватимуться між собою первинними документами в електронному вигляді, що вимагатиме електронного цифрового підпису з дотримання вимог Закону №852, то такі документи мають бути оформлені у вигляді письмового документа з підписами сторін та печатками (за їх наявності).

Відповідно до ст. 7 Закону №851 оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронний цифровий підпис". Тобто електронний документ має юридичну силу. Але якщо автором створюються ідентичний за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу. 

Таким чином, підприємство, яке веде документообіг в електронному вигляді, в разі, якщо його контрагент вимагає складання документів саме в паперовому вигляді, має створювати ідентичні первинні паперові документи, якщо це не суперечить умовам договору.