Порядок та строки повернення залишку підзвітних коштів (аудіоверсія)

Працівник зобов’язаний повернути залишок невикористаних коштів (0,30 грн) до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому завершується відрядження.

Розглянемо деталі.

Згідно з нормами законодавства, порядок та строки повернення підзвітних коштів регулюються ПКУ та внутрішніми правилами підприємства:

Граничні строки

Відповідно до пп. 170.9.3 ПКУ, підзвітна особа має надати підтвердні документи та повернути суму надміру витрачених коштів до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку завершує таке відрядження. Наприклад, якщо відрядження завершилося у травні 2026 року, граничний термін повернення 30 копійок — до 30 червня 2026 року.

Внутрішні правила підприємства

Підприємство має право встановити у власному Положенні про відрядження більш стислі строки для звітування та повернення коштів (наприклад, протягом 3–5 банківських днів після повернення). Якщо такі строки встановлені, працівник має дотримуватися саме їх. Проте для цілей оподаткування вирішальним є строк, визначений ПКУ.

Наслідки порушення строків

Якщо працівник не поверне залишок у встановлений ПКУ термін (до кінця наступного місяця), ця сума (0,30 грн) вважатиметься його оподатковуваним доходом. У такому разі роботодавець зобов'язаний утримати:

• ПДФО за ставкою 18% із застосуванням «натурального» коефіцієнта (1,219512);
• ВЗ за ставкою 5%.

Порядок повернення

Оскільки аванс видавався готівкою з каси, повернення залишку також зазвичай здійснюється до каси підприємства з оформленням прибуткового касового ордера. Сума залишку має бути відображена у відповідній графі авансового звіту («Залишок унесений»).

Висновок

Поняття «накопичувального терміну» на кілька місяців у законодавстві не існує. Повернення має відбутися в межах одного місяця після завершення відрядження, щоб уникнути оподаткування цієї суми як додаткового блага працівника.