Як підготуватися до перевірки касових операцій з 1 жовтня 2023 року?

Деталі запитання:

З огляду на відновлення касових перевірок з 1 жовтня 2023 року, потрібно уточнити правильність введення касової дисципліни. Торгове підприємство дотримується таких дій:

• використовує зареєстровані в ДПС КОРО та книжки розрахункових квитанцій;
• встановлює ліміт готівки в касі, накази і розрахунки ліміту зберігає у магазині;
• зберігає реєстраційні посвідчення до РРО, або завірені директором копії;
• зберігає паперові касові ордери з підписами касирів, контролює рух готівки в касі;
• розмінна монета, надходження виручки в касу, здача готівки в банк;
• зберігає термінальні чеки за останні 3 місяці;
• зберігає накази на право підпису працівниками магазину.

На яку документацію контролери звертають увагу при перевірці?

На які моменти звернути особливу увагу?

Порядок контролю за дотриманням порядку ведення операцій з готівкою прописаний у розділі VI Положення № 148. Згідно з пп. 58 Положення № 148 податківці перевіряють:

1) виконання вимог Положення №148 щодо дотримання порядку ведення касової книги та оформлення операцій з приймання та видачі готівки з каси, ведення відповідних касових документів. Як правило, це видаткові та прибуткові касові ордери;

2) повноту та своєчасність оприбуткування в касах готівки, одержаної за реалізовану продукцію, продані товари, виконані роботи, надані послуги і за позареалізаційні операції. Готівка, що надходить до кас, повинна своєчасно та в повній сумі оприбутковуватися.

3) наявність самостійно встановленого ліміту каси та його відповідність самостійно здійсненим розрахункам;

4) обов'язковість забезпечення постійної наявності в касах підприємств у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, монет для видачі здачі;

5) звіряють з банківськими документами всі випадки одержання суб'єктом господарювання значних сум готівки, а за потреби використовує також відповідні дані банків, у яких відкрито його рахунки;

6) перевіряють дотримання порядку витрачання готівкової виручки (готівки). Виплати готівкою повинні здійснюватися з урахуванням вимог ПКУ в разі наявності в підприємства податкового боргу;

7) перевіряють дотримання порядку видачі готівки під звіт (у тому числі на відрядження) та її використання відповідно до вимог Положення №148 та ПКУ. Строки та умови видачі готівки під звіт, визначені законодавством України, пунктом 19 розділу II цього Положення, не повинні порушуватися;

8) перевіряють дотримання установлених обмежень під час здійснення ними готівкових розрахунків між собою та/або з фізичними особами;

9) перевіряють розрахункові операції суб'єкта господарювання. Під час такої перевірки враховується: що такі готівкові розрахунки можуть здійснюватися протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами в межах граничних сум розрахунків готівкою, установлених пп. 6 Положення № 148; що кількість суб'єктів господарювання та фізичних осіб, з якими здійснюються готівкові розрахунки, протягом дня не обмежується; що зазначені обмеження не стосуються випадків, визначених пп. 8 Положенням № 148.

Крім цього, податківці контролюють дотримання норм Закону про РРО та накладають штрафи, передбачені ст. 17 та ст. 20 Закону про РРО. І саме на ці статті треба звернути особливу увагу, бо найбільші штрафи прописані саме там.

Зокрема, штрафні санкції за ст. 20 Закону про РРО можуть бути застосовані в тому разі, якщо на наявний товар немає прибуткових документів. Зокрема, неприємності можуть бути через те, що придбаний товар був оприбуткований пізніше, ніж почалася його реалізація через РРО.

Загалом, на практиці найбільшу увагу контролери звертають на те, щоб знайти порушення, за які передбачені штрафні санкції. Переліку необхідної для перевірки документації як такого немає, тому що у фокусі уваги перевіряючих не сама документація як така, а можливі порушення СГ, за які передбачено штрафи. Якщо порушення є, але за нього не передбачено штрафної санкції, то немає сенсу витрачати на це час при перевірці. І навпаки, якщо буде виявлено порушення, за яке передбачено штрафну санкцію, то й ідеальна документація не врятує.

Особливу увагу у роздрібній торгівлі потрібно приділяти правильній роботі з РРО та правильному проведенню розрахунків з покупцями. Також форма чека повинна відповідати Положенню №13.

Фіскальний звітний чек (Z-звіт) створюється РРО або ПРРО щоденно. Z-звіт підлягає реєстрації на фіскальному сервері ДПС. Після передачі до фіскального сервера Z-звіту й отримання відповідного підтвердження від фіскального сервера, його зберігання відбувається в зручний для суб’єкта господарювання спосіб. Z-звіти потрібно зберігати в електронній формі або роздрукованими не менш як 1095 днів. У випадку збереження Z-звітів в електронній формі установа/підприємство зобов’язана(е) визначити та затвердити внутрішнім документом місце, спосіб та формат їх зберігання, який має забезпечувати візуальний перегляд щоденних Z-звітів представниками ДПС, а також відповідальну за зберігання цих чеків особу.

Якщо підприємство має ліцензію на роздрібну торгівлю алкоголем або тютюном, потрібно продавати ці товари тільки через ті РРО, що зазначені в ліцензії. У разі встановлення факту здійснення роздрібної торгівлі через РРО (книги обліку розрахункових операцій), не зазначені в ліцензії, податківці анулюють ліцензію – див. абзац 11 ст. 15 Закону про спирт.

Касову дисципліну скасовано у 2019 році

З 23 червня 2019 року скасовано Указ №436/95, який передбачав фінансові штрафи за порушення касової дисципліни, в тому числі і за перевищення ліміту каси (див. нашу новину тут). Проте залишається адміністративний штраф за несвоєчасне здавання виторгу до банку, встановлений за ст. 164-4 КУпАП: докладніше про це ми писали тут. Проте з цим адмінштрафом не все так просто. Протоколи за порушення ст. 164-4 КУпАП складають працівники Нацполіції (ст. 255 КУпАП).  Органи ж Нацполіції,  відповідно до ст. 222 КУпАП, розглядають і справи про адміністративні правопорушення, передбачені ст. 164-4 КУпАП. Про проблеми застосування поліцією адмінштрафу за ст. 164-4 КУпАП МВС писало ще у 2008 році у листі від 19.06.2008 р. №12/6-1354. Тож можна зробити висновок, що ймовірність накладення адмінсанкцій органами поліції за несвоєчасне здавання виручки протягом двох місяців з дня вчинення правопорушення практично нульова.

Таким чином, вже не залишилося відповідальності за власне перевищення ліміту каси, а відповідальність за несвоєчасне здавання виторгу до банку існує лише на папері і на практиці практично не застосовується. Оскільки немає відповідальності за перевищення ліміту каси, то немає жодного сенсу шукати дрібні недоліки в касових ордерах. Звісно, касові ордери повинні відповідати вимогам до первинних документів, зокрема, містити всі необхідні підписи.

Далі у таблиці прокоментуємо дії підприємства, зазначені у запитанні.

***

Додатково читайте наші матеріали на тему касових операцій:

• Порядок проведення фактичної перевірки
• Ліміт каси: пам’ятка для директорів та бухгалтерів
• Штрафи за порушення розрахунків з покупцями: які діють під час війни?
• Яка відповідальність за готівкові розрахунки в більших розмірах, ніж дозволено?
• Відповідальність за порушення у роботі з РРО: інфографіка ДПС
• РРО-зміни за Законом №3219: аналіз від редакції
• До кого з 1 жовтня не застосовуватимуться штрафи з РРО?
• У фіскальних чеках РРО відсутня абревіатура «ФОП»: чи будуть наслідки при перевірках?
• Зміна роботи РРО вміщує години двох діб: як оприбуткувати готівку?
• Суб’єкт господарювання працює цілодобово: як створювати Z-звіт?
• Не створили або не зберігаєте Z-звіт: яка відповідальність?
• Z-звіт при використанні ПРРО: чи треба друкувати щоденно?
• Як оформити здачу готівки з філії в касу головного підприємства?
• Як правильно оприбутковувати готівку відокремленим підрозділам підприємства?
• Як оформити розмінну монету в РРО?
• Хто і коли повинен видавати покупцеві фіскальний касовий чек?