Чи можна компенсувати витрати за копією фіскального чека?

Позиція податківців щодо цього питання викладена в ЗІР  (підкатегорія 109.14): "Чи має право підзвітна особа надати до Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, копію розрахункового документа?". 

Відповідь: "До звіту про використання коштів, подаються оригінали розрахункових документів. 

Водночас, не вважається копією візуалізований розрахунковий документ, який був створений в електронному вигляді відповідно до вимог Закону №2155-VIII та засвідчений кваліфікованим електронним підписом. При цьому, підзвітна особа не має права надавати до звіту копію розрахункового документа".

Тобто за копією фіскального чека, сформованого РРО, працівнику можна отримати відшкодування, але в цьому випадку це будуть надміру витрачені кошти з відповідним оподаткуванням згідно з пп. 170.9 ПКУ. Хоча вимоги до електронного чека інші – витрати за таким чеком можна підтвердити роздруківкою, якщо авансовий звіт подається у паперовій формі.

Не зрозуміло, чому саме такий підхід обрали податківці. Копія паперового чека може бути використана декілька разів для відшкодування витрат, але аналогічно можна сказати і про візуалізовані електронні чеки. При цьому підприємство може перевірити паперовий чек і отримати копію з сервера контролюючого органу, який вже буде електронною копією. А якщо паперову копію можна підтвердити в електронному вигляді, то чому б ні?

При цьому у своїй ІПК від 18.10.2024 р. №4920/ІПК/99-00-07-03-02 податківці зазначили таке: "Як альтернативний варіант підприємство може використовувати для підтвердження господарської діяльності з отримання ПММ на АЗС чек РРО - як витяг з Електронного кабінету платника податку".

А ось чи має бути він роздрукованим, чи зберігатися в електронному вигляді ДПС, так і не дала прямої відповіді. На нашу думку, тут треба буде керуватися за аналогією з чеком, отриманим через ПРРО – роздрукувати, якщо авансовий звіт подається у паперовій формі. Для впевненості також можна отримати власну ІПК.

Звертаємо увагу: ПКУ визначено, що не лише фіскальний чек є підтвердженням понесених витрат. Відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, документами, які підтверджують витрати у відрядженні є:

• транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
• документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
• документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано платіжні інструменти;
• документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
• інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Тож є можливість підтвердити витрати іншим способом, який нам дає ПКУ.

Висновки:

1. Копії фіскальних чеків, сформованих на паперових носіях, однозначно не можуть бути надані до авансового звіту. Відшкодувати такі витрати можна тільки з оподаткуванням ПДФО та ВЗ;

2. Підприємство може використати витяг з електронного кабінету платника щодо чека. Проте незрозуміло, чи потрібно його роздруковувати, чи зберігати в електронному вигляді. На нашу думку, можна роздрукувати, якщо авансовий звіт подається у паперовій формі – як і у випадку з електронними чеками;

3. Підприємство може підтвердити понесені витрати не лише фіскальним чеком, врахувавши вимоги пп. 170.9.1 ПКУ.