Порушено порядок внесення виручки на рахунок підприємства: як виправити?

У зв’язку з помилкою касира одна господарська операція була розділена на дві окремі, які не відповідають її суті: видача готівки для внесення на банківський рахунок підприємства та внесення на рахунок підприємства власних коштів працівника.

Розберемо документальне оформлення здачі виручки до банку, ідентифікуємо помилки та порядок їх виправлення.

Видача готівки з каси проводиться за видатковими касовими ордерами, які підписуються керівником і головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником (див. пп. 29  Положення про ведення касових операцій).

Відповідно до наведеної умови після отримання коштів касир може здати виручку через :

•  касу банку (документ – квитанція до прибуткового документа банку на внесення готівки, підписана відповідальними особами банку та засвідчена відбитком печатки банку (за потреби);
•  банкомат (документ – квитанція/чек банкомата чи програмно-технічного комплексу самообслуговування;
•  інкасацію (документ – чек платіжного термінала в разі проведення інкасації коштів у режимі реального часу з використанням платіжних терміналів).

Касир порушив порядок здачі виручки: самовільно вніс кошти на особисту платіжну картку та потім перерахував їх на рахунок підприємства. У результаті такі дії в обліку спричинили наступні помилки:

• відсутність належних підтвердних документів щодо здачі виручки до банку;
• невідповідність даних ВКО, касової книги суті господарської операції;
• неправильне призначення платежу при перерахуванні з особистої платіжної картки касира.

При виправленні помилок необхідно врахувати:

• виправлення в касових ордерах забороняється (див. пп. 32  Положення про ведення касових операцій);
• виправлення у касовій книзі не допускаються. При цьому, зазначається, що зроблені виправлення підписує касир, а також головний бухгалтер або особа, яка його заміщує (див. пп. 39  Положення про ведення касових операцій). Тому якщо помилка є, то виправляємо; 
• підприємство не отримає документ, що підтверджує внесення виручки на рахунок;
• при перевірці цю ситуацію може бути кваліфіковано як нестачу в касі з вини касира, оскільки кошти йому були видані, а в банк належним чином не внесені;
• виправляти цю помилку в будь-якому разі потрібно. При перевірці видана та невнесена сума виручки може бути ідентифікована як дохід фізособи (касира) та оподаткована в загальному порядку, а внесення коштів на рахунок у банку податківці не візьмуть до уваги, оскільки воно формально не пов’язане з тим, що касир отримав готівку з каси для внесення її до банку.

Тому, щоб сутність господарської операції відповідала її формі, підприємству потрібно було:

1. Скласти правильний ВКО, вказавши реальну підставу: видача коштів під звіт або надання поворотної фінансової допомоги. Яку саме підставу обрати – це вже суто рішення підприємства;

2. Внести зміни до касової книги (якщо книга електронна, то дані автоматично будуть виправлені; паперової – виправлення завірити підписом касира, головного бухгалтера або особи, яка його заміщує);

3. Уточнити призначення платежу щодо внесених власних коштів, узгодивши її з наведеною підставою в ВКО. Касир має написати листа, зазначивши, наприклад: «прошу вважати вірним таке призначення платежу до платіжної інструкції/транзакції №, дата: повернення підзвітних коштів/повернення поворотної фінансової допомоги».

Більш детально про відповідальність за порушення порядку ведення касових операцій див. у нашому випуску «ДК» №14 від 01.04.2024 р.