Поповнення мобільного через термінал

У ситуації, що розглядається, працівнику, який поповнює рахунок на мобільному телефоні через термінал, не достатньо подати авансовий звіт за формою, затвердженою Наказом №841, та додати чек виданий платіжним терміналом, тому що є одне але!

Відповідно до ст. 9 Закону про бухоблік, підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які мають містити обов’язкові реквізити. А саме:

• назву документа (форми);
• дату складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Крім того, первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Копія квитанції платіжного терміналу не є первинним документом у розумінні пп. 44.1 ПКУ, а тому на сьогодні відсутній обов’язок зберігання такої копії протягом терміну, встановленого пп. 44.3 ПКУ.

Згідно зі ст. 2 Закону про РРО, розрахунковий документ – документ встановленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, купівлі-продажу іноземної валюти, надрукований у випадках, передбачених цим Законом, і зареєстрованим у встановленому порядку реєстратором розрахункових операцій або заповнений вручну.

Так, ст. 1 Закону №2346  визначені терміни та поняття, які застосовуються при здійсненні розрахунків та переказу коштів, зокрема, платіжний термінал – електронний пристрій, призначений для ініціювання переказу з рахунка, у тому числі видачі готівки, отримання довідкової інформації і друкування документа за операцією із застосуванням електронного платіжного засобу (п. 1.32-1 ст. 1 Закону № 2346).

В п. 6 розділу ІІ Порядку №13 зазначено, які повинен додатково містити обов’язкові реквізити касовий чек у разі застосування при проведенні розрахунків з використанням електронного платіжного засобу (платіжної картки) платіжного терміналу, з’єднаного або поєднаного з реєстратором розрахункових операцій. 

Також НБУ на запит ДПС надано роз’яснення (лист від 28.11.2019 р. № 57-0007/62082) щодо порядку здійснення з використанням електронних платіжних засобів. Де зазначено, що враховуючи положення Закону № 2346 ЕПЗ є інструментом доступу до рахунку, який використовується для ініціювання переказу коштів з рахунка платника або з відповідного рахунка банку, зокрема для оплати вартості товарів і послуг. При цьому ініціювання переказу за допомогою ЕПЗ має оформлюватися відповідними документами за операціями із застосуванням ЕПЗ (квитанція платіжного термінала).

Отже, квитанція платіжного терміналу (копія такої квитанції) не є розрахунковим документом у розумінні Закону про РРО, а лише підтверджує ініціювання переказу коштів з рахунку держателя ЕПЗ, а не факт продажу товару (отримання послуг).

Враховуючи вищезазначене, на жаль, повернути працівнику витрачені власні кошти на поповнення рахунку мобільного зв’язку на телефон, який знаходиться на балансі підприємства на підставі чека з термінала не можна. 

Але вихід є. Можна спробувати звернутися до власника термінала з проханням скласти відповідний первинний документ на підставі виданого чека терміналом, який міститиме всі необхідні реквізити первинного документу. Потім до цього документу скласти авансовий звіт та повернути працівнику витрачені ним власні кошти на поповнення зв’язку. При цьому не буде витрат, тому що чек це не документ, що підтверджує оплату за рахунок підприємства цих послуг.

Віднести до витрат витрати на мобільний зв’язок підприємство зможе лише за фактом отримання таких послуг від мобільного оператора. Документом, що підтверджуватиме витрати  буде виставлений мобільним оператором рахунок. А також має бути доведено, що витрати пов’язані з господарською діяльністю.  

Якщо бухгалтер чи працівник підприємства не захоче/чи не вийде знайти власника термінала, щоб отримати відповідний первинний документ, щоб за авансовим звітом повернути працівнику витрачені власні кошти, то такі кошти працівнику можна компенсувати, наприклад  премією або нецільовою матеріальною допомогою.