Приймання у касу невикористаних у відрядженні коштів у валюті: які ризики?

Щодо коштів у гривні

Відповідно до пп. 2 п. 6 Положення №148, суб'єкти господарювання мають право здійснювати розрахунки готівкою протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами з фізичними особами у розмірі до 50 тис. грн включно.

Однак зазначене обмеження не стосуються використання готівки, виданої на відрядження (пп. 3 п. 8 Положення №148).

Готівка під звіт або на відрядження видається суб'єктами господарювання підзвітним особам відповідно до законодавства України. Видача підзвітній особі готівки під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми.

Звітування за одержану під звіт або на відрядження готівку здійснюється також відповідно до законодавства України (п. 19 Положення №148).

Щодо валютних коштів

Відповідно до пп. 14 п. 4 Положення №2, оплата витрат, пов'язаних із відрядженням за кордон, належить до поточних валютних операцій.

Нормами п. 42 Положення №2 передбачено, що резиденти – юридичні особи мають право проводити розрахунки щодо забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон, а також розрахунки з оплати представницьких витрат на організацію офіційних заходів за кордоном, із використанням знятої для цих цілей із власних поточних рахунків готівкової іноземної валюти.

Пунктом 17 розд. III Інструкції №59 встановлено, що після повернення з відрядження працівник зобов'язаний до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, виданих на відрядження. 

Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, виданих на відрядження) підлягає поверненню працівником (у грошових одиницях, у яких було надано аванс) на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, у встановленому законодавством порядку, а у разі отримання авансу готівкою сума надміру витрачених коштів підлягає поверненню працівником до каси підприємства.

Разом зі звітом подаються оригінали документів, що засвідчують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком).

Якщо працівник отримав аванс на відрядження за кордон і не виїхав, він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути (у грошових одиницях, у яких було видано аванс) зазначені кошти у встановленому законодавством порядку на відповідний рахунок підприємства (або до каси підприємства у разі отримання авансу готівкою).

У разі неповернення працівником залишку коштів у визначений строк відповідна сума стягується з нього підприємством у встановленому чинним законодавством порядку (п. 18 розд. III Інструкції №59).

Зазначимо, що Інструкція №59 є обов’язковою для органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансується) за рахунок бюджетних коштів. При цьому решті підприємств не заборонено застосовувати цю Інструкцію та керуватися її нормами.

Оподаткування

Оподаткування суми надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не повернутої у встановлений строк, передбачено пп. 170.9 ПКУ.

Відповідно до пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ, податковим агентом платника податку під час оподаткування суми, виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого пп. 170.9.2 ПКУ є особа, що видала суму коштів на відрядження - у сумі, що перевищує суму витрат платника податку на таке відрядження, розрахованій згідно із цим підпунктом.

Не є доходом платника податку - фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме:

• на проїзд (у т. ч. перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у т. ч. на орендованому транспорті);
• на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень;
• на оплату телефонних розмов;
• на оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз);
• на обов'язкове страхування;
• інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, в т. ч. будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку із здійсненням таких витрат.

Зазначені витрати не є об'єктом оподаткування ПДФО лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді:

• транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у т. ч. електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов'язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в т. ч. чартерних рейсів;
• рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в т. ч. бронювання місць у місцях проживання;
• страхових полісів тощо.

За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів, сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку.

Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.

На виконання вимог пп. «а» пп. 170.9.2 ПКУ, звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику, до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження.

За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником податку в касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання зазначеного звіту.

Отже, у разі отримання платником податку - працівником від роботодавця коштів під звіт та не повернутих ним до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження, роботодавець є податковим агентом під час оподаткування зазначеної суми за умови дотримання усіх вимог, встановлених пп. 170.9 ПКУ.

При цьому у разі припинення трудових або цивільно-правових відносин з особою, що видала такі кошти, та недостатності суми доходу працівника непогашена частина ПДФО включається до податкового зобов'язання платника податку за наслідками звітного (податкового) року.

Надміру витрачені кошти на відрядження в податковому розрахунку ф. №1ДФ відображаються с кодом ознаки доходу 118.

Базою нарахування ЄСВ для роботодавців є сума нарахованої кожній застрахованій особі заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у т. ч. в натуральній формі, що визначаються відповідно до Закону "Про оплату праці", та сума винагороди фізичним особам за виконання робіт (надання послуг) за цивільно-правовими договорами (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ). Тому отримані працівником та не повернуті кошти під звіт не є базою нарахування єдиного внеску.

Виходячи з викладеного, основними ризиками підприємства, пов’язаного з відрядженням працівників є:

1) наявність усіх підтверджувальних документів в оригіналі;

2) повернення надлишку коштів працівником до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження.