Порядок впровадження РРО та звітність у 2025 році

Процедура реєстрації класичного РРО регулюється Законом про РРО та Порядком реєстрації та застосування РРО №547.

Крок 1. Вибір моделі РРО та укладення договору з ЦСО

Вибір моделі РРО

Перш за все, необхідно обрати модель касового апарата, яка включена до Державного реєстру РРО. Цей реєстр є публічним і містить перелік усіх дозволених до експлуатації в Україні моделей. Важливо переконатися, що строк служби обраної моделі ще не закінчився.

Укладення договору з ЦСО

Після придбання РРО необхідно укласти договір про технічне обслуговування та ремонт з Центром сервісного обслуговування. ЦСО — це суб'єкт господарювання, який має право проводити технічне обслуговування, опломбування та ремонт РРО відповідної моделі. Наявність такого договору є обов'язковою умовою для реєстрації апарата.

Крок 2. Повідомлення про господарську одиницю (форма №20-ОПП)

Це критично важливий попередній крок. Перед поданням заяви на реєстрацію РРО ви зобов'язані повідомити податковий орган про об'єкт, де буде використовуватися РРО (магазин, офіс, кіоск, склад тощо).

Для цього потрібно подати до контролюючого органу за основним місцем обліку Заяву про об’єкти оподаткування або об’єкти, пов’язані з оподаткуванням (форма №20-ОПП).

У заяві на реєстрацію РРО потрібно буде вказати ідентифікатор об'єкта оподаткування, який присвоюється після подання форми №20-ОПП. Відсутність у податкової інформації про господарську одиницю є прямою підставою для відмови в реєстрації РРО (п. 8 гл. 2 розд. II Порядку №547).

Крок 3. Подання заяви на реєстрацію РРО (форма №1-РРО)

Після виконання попередніх кроків можна подавати заяву на реєстрацію.

Необхідно заповнити Реєстраційну заяву за формою №1-РРО. У заяві зазначаються дані про суб'єкта господарювання, модель РРО, дані ЦСО та, найголовніше, дані про господарську одиницю, де буде встановлено РРО (назва, адреса, ідентифікатор з форми №20-ОПП).

Заява подається до контролюючого органу за основним місцем обліку суб'єкта господарювання.

Протягом двох робочих днів після отримання заяви податковий орган присвоює фіскальний номер РРО, резервує його та видає (або надсилає в Електронний кабінет) Довідку про резервування фіскального номера РРО за формою №2-РРО. Ця довідка дійсна протягом трьох робочих днів.

Крок 4. Введення РРО в експлуатацію (опломбування та фіскалізація)

Дії ЦСО:

• Опломбовує РРО;
• Переводить РРО у фіскальний режим роботи (фіскалізація), тобто вносить фіскальний номер до фіскальної пам'яті апарата;
• Складає Акт введення в експлуатацію РРО та Довідку про опломбування РРО.

Надсилає ці документи в електронному вигляді до контролюючого органу.

Крок 5. Завершення реєстрації та отримання посвідчення

Після отримання документів від ЦСО контролюючий орган завершує реєстрацію РРО (зазвичай, не пізніше наступного робочого дня).

Суб'єкт господарювання отримує Реєстраційне посвідчення РРО за формою №3-РРО. З цього моменту РРО вважається зареєстрованим, і його можна використовувати для проведення розрахункових операцій.

Щоденна робота та звітність по РРО

На відміну від податкової звітності, звітність по РРО має операційний характер і виконується щодня.

Фіскальний звітний чек (Z-звіт)

Це головний звітний документ по РРО. Він містить підсумкову інформацію про всі розрахункові операції, проведені за робочу зміну.

Відповідно до п. 9 ст. 3 Закону про РРО, суб'єкти господарювання зобов'язані щоденно створювати у паперовій та/або електронній формі Z-звіти та забезпечувати їх зберігання.

Z-звіт створюється в кінці робочої зміни, але не пізніше 24 годин з моменту першої розрахункової операції. Якщо протягом дня розрахункові операції не проводились, створювати Z-звіт не потрібно.

X-звіт (службовий звіт)

Це проміжний звіт, який можна створювати необмежену кількість разів протягом дня для перевірки суми готівки в касі. Він не є фіскальним, не обнуляє денні підсумки і не передається до податкової.

Звіт про використання книг обліку розрахункових операцій (форма №ЗВР-1)

Цей звіт подається лише в тому випадку, якщо ви використовували розрахункові квитанції з розрахункової книжки (РК) у періоди відключення електроенергії або поломки РРО.

Звіт подається до контролюючого органу не пізніше 15 числа місяця, наступного за звітним.

Оцінка ризиків та додаткові рекомендації

Ризик невідповідності даних:

Назва та адреса господарської одиниці, вказані в реєстраційному посвідченні, автоматично друкуються у фіскальному чеку. Будь-яка помилка може призвести до того, що податківці визнають чек недійсним розрахунковим документом, що загрожує штрафом за п. 1 ст. 17 Закону про РРО. Тому приділіть максимальну увагу коректному заповненню форми №20-ОПП та №1-РРО.

Ризик закінчення строку служби:

Класичні РРО мають встановлений виробником строк експлуатації (зазвичай 7 років). Після його закінчення реєстрація РРО скасовується автоматично, і його подальше використання є незаконним (пп. 2 п. 1 глави 4 розділу ІІ Порядку №547).

Рекомендація щодо КОРО та РК:

Разом з РРО рекомендується зареєструвати Книгу обліку розрахункових операцій (КОРО) та Розрахункову книжку (РК). Це дозволить вам легально приймати готівку у разі тимчасового відключення електроенергії або виходу РРО з ладу.

Висновки:

• Процедура впровадження РРО: Поетапний процес включає вибір моделі РРО з Державного реєстру, укладення договору з ЦСО, повідомлення про господарську одиницю (форма №20-ОПП), подання заяви на реєстрацію (форма №1-РРО), опломбування, фіскалізацію та отримання реєстраційного посвідчення; 
• Щоденна звітність: Основний звіт — фіскальний Z-звіт, який створюється щоденно після розрахункових операцій; X-звіт використовується для проміжного контролю, а звіт за формою №ЗВР-1 подається лише при використанні розрахункових квитанцій;
• Ризики та рекомендації: Некоректні дані в документах можуть призвести до визнання чеків недійсними та штрафів; необхідно перевіряти строк служби РРО (7 років) та рекомендується зареєструвати КОРО і РК для роботи в разі збоїв.