Розмінна монета в касі: чи завжди потрібна і в якому обсязі?

Підпунктом 2.13 Положення №637 визначено, що підприємства та підприємці мають забезпечувати наявність у касі банкнотів і монет для видачі здачі.

Також зауважимо, що під час перевірок дотримання порядку ведення операцій з готівкою у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг перевіряльники звертають увагу на наявність у касі розмінної монети для видачі здачі (п. 7.25 Положення №637).

Але вимог щодо того, у якій саме кількості має бути розмінна монета в касі, законодавство не містить. Важливо, щоб така монета була у касі у принципі, причому протягом усього часу роботи закладу у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг.

Підприємство самостійно визначає кількість і періодичність передачі розмінки до операційної каси. Пам'ятайте, що, згідно з п. 2.8 Положення №637, підприємства у позаробочий час можуть тримати у касі готівку в розмірі, що не перевищує встановленого ліміту (з урахуванням розмінної монети). Тож треба стежити, щоб ліміт каси не було перевищено.

Якщо розмінну монету отримано з банку, її слід оприбуткувати спочатку в касі підприємства, виписавши прибутковий касовий ордер (далі — ПКО). Потім розмінна монета передається до операційної каси (в магазині) чи до каси відокремленого підрозділу. Для цього слід оформити видатковий касовий ордер (далі — ВКО). А от у підрозділі випишуть ПКО на суму розмінної монети, якщо там ведуть касову книгу.

Якщо відокремлений підрозділ не має касової книги, а застосовує лише РРО, тоді в головній касі підприємства оформлюється видатковий касовий ордер, а при внесенні розмінної монети до операційної каси РРО слід провести операцію «Службове внесення» на суму розмінної монети (див. п. 4.5. Порядку №614).

Якщо відокремлений підрозділ використовує розрахункові книжки (РК), розмінну монету слід записати до корінця розрахункової квитанції з поміткою «Службове внесення» (див. п. 9.7 Порядку реєстрації та ведення книг обліку розрахункових операцій і розрахункових книжок, затвердженого наказом ДПАУ від 01.12.2000 р. №614).

У регістрах бухобліку операції, пов'язані з видачею розмінної монети, відображаються проведенням Д-т 301/1 — К-т 301/2. Зверніть увагу: готівка, видана як розмінна монета, не вважається підзвітними коштами касира-операціоніста, і тому він не складає авансового звіту. У податковому обліку ці операції не відображають, адже відбувається лише переміщення у межах одного підприємства сум готівки, що належать підприємству.

Якщо підприємство має кілька місць проведення розрахунків, сума розмінної монети може видаватися за ВКО з каси старшому касирові, який розподіляє її між рештою касирів під розпис у Книзі обліку прийнятих та виданих старшим касиром грошей.

Касири наприкінці робочого дня зобов'язані скласти звіт про одержану і видану готівку за відповідними касовими документами і здати залишок готівки та касові документи за проведеними операціями старшому касиру під підпис у Книзі обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей — форма №КО-5 (див. п. 4.6 Положення №637).

Звичайно, можна у кожну операційну касу передавати розмінку з основної каси, виписуючи відповідні окремі ВКО.

Пригадаємо, що, згідно з пп. 4.5 Порядку №614, розмінна монета, отримана з каси підприємства або залишена у скриньці РРО з попереднього дня, має проводитися через РРО за допомогою операції «Службове внесення».

Iнколи залишок готівки з попереднього дня може бути власне розмінною монетою. У такому випадку все одно слід зробити операцію «Службове внесення» на початку робочого дня (перед проведенням розрахунків). Необхідність щоденного здійснення операції «Службове внесення» спрямована на забезпечення відповідності сум готівкових коштів на місці проведення розрахунків до суми коштів, зазначеної у денному звіті РРО. Якщо готівкову виручку з попереднього дня, яка зберігається на місці проведення розрахунків, на момент реєстрації першої розрахункової операції не буде зареєстровано (внесено) через РРО з використанням операції «Службове внесення», це призведе до виникнення невідповідності суми готівкових коштів на місці проведення розрахунків до суми коштів, зазначеній у денному звіті РРО. А така невідповідність може загрожувати підприємству штрафними санкціями (див. п. 1 ст. 17 Закону про РРО) під час перевірки.

Щодо відповідальності за відсутність розмінної монети в касі, то тут передбачене єдине покарання — адмінштраф за порушення правил ведення касових операцій. Він загрожує посадовим особам підприємства, яких можуть оштрафувати на суму від 8 до 15 н. м. д. г. (136 — 255 грн) згідно зі ст. 164-2 КпАП (до речі, про штрафи читайте у «ДК» №50/2012).

I насамкінець: для уникнення питань під час роботи з розмінною монетою можна запропонувати прописати всі особливості в наказі про касову дисципліну чи в окремому наказі по підприємству.