Групування наказів на приватному підприємстві

Основними документами, що регламентують порядок організації діловодства на підприємстві, визначають перелік типової документації, вимоги до її складання і строки зберігання, є накази №578/5 та №1000/5, а також нещодавно долучився ДСТУ 4163:2020.

Зазначимо, що дія цих нормативних документів поширюється на підприємства всіх форм власності і тільки для ФОПів носять рекомендаційний характер. 

Кожний наказ є носієм певної інформації, які мають зберігатися для підтвердження господарської операції, дії чи події. Тому усі накази, що створюються в процесі господарської діяльності підприємства, залежно від строків їх зберігання,  можна розділити на декілька груп: на накази з основної діяльності, накази з адміністративного-господарських питань, накази з кадрових питань (окремо короткострокового (5 років) та довгострокового зберігання (75 років)), які групувати у різні справи (п. 6 глави 2 розділу IV Наказу №1000/5). Кожна окрема група наказів реєструється у відповідному журналі (скільки груп, стільки журналів).

Накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання. Не дозволяється групувати разом накази тривалого (75 років) та тимчасового (5 років) зберігання. 

Доцільно при великих обсягах документів накази з кадрових питань (особового складу), що стосуються різних напрямів діяльності установи (приймання на роботу, звільнення, преміювання, відрядження, відпустки тощо), групувати в окремі справи. 

Якщо різних видів наказів з кадрових питань (особового складу) створюється незначна кількість, їх дозволяється групувати за строками їх зберігання: в одну справу - накази тривалого строку зберігання, в іншу - тимчасового строку зберігання.

Реєстраційний індекс розпорядчих документів та деяких внутрішніх документів (акти, протоколи, договори тощо) складається з порядкового номера у межах року. Звідси випливає, що накази, згруповані  у різні справи, при реєстрації в відповідному журналі повинні мати свою окрему порядкову нумерацію у межах  календарного року.

З метою розрізнення груп наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс. Система таких  індексів розробляється установою (п. 5 глави 3 розділу ІІІ Наказу № 1000/5).

Наприклад. к/тм, к/тр (кадри), в – надання відпусток, вд – відрядження, аг –адміністративно-господарські, тощо.

Таким чином, приватному підприємству потрібно розділяти накази за групами, групи залежатимуть від обсягів. Крім того, в подальшому, це полегшить роботу при формуванні та здачі наказів в архів. 

Слід пам’ятати, що документи до наказів з кадрових питань (особового складу), що не увійшли до складу особових справ (листки з обліку кадрів, заяви, подання, доповідні та пояснювальні записки, довідки, обхідні листки) формуються в окремі номенклатурні справи, оскільки відповідно до Наказу №578/5  термін їх зберігання складає 3 роки.

Термін зберігання документів про надання та використання щорічних, творчих, соціальних відпусток та відпусток без збереження заробітної плати (графіків, заяв, відомостей) складає 1 рік.

Нагадаємо, що всі накази мають оформлятися за правилами визначеними ДСТУ 4163:2020. Крім того, сфера застосування ДСТУ 4163:2020 розповсюджується і на організаційні (посадові інструкції, штатні розписи тощо) та інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи і т.п.) документи.