Оформлення працівника на роботу із запізненням: які можливі штрафи та наслідки?

Несвоєчасне оформлення працівника на роботу може спричинити два  напрямки порушень: порушення, пов’язані з документальном оформленням  працевлаштування, а також із сумами податків та зборів, які потрібно донарахувати та сплатити.

Як відомо, ст. 24 КЗпП зазначено про дві умови, які необхідно виконати у разі допуску працівника до роботи:

• укласти з ним трудовий договір;
• надати повідомлення до ДПС про прийняття працівника на роботу.

У випадку неповідомлення ДПС про прийняття на роботу є такі санкції:

• на юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців  на підставі ст. 265 КЗпП (порушення інших вимог трудового законодавства) – у розмірі мінімальної заробітної плати (5000 грн);
• на посадову особу на підставі ст. 41 КпАП (інші порушення вимог законодавства про працю) - адмінштраф від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 510 грн до 1700 грн).

Трудовий договір незалежно від його форми оформлюється наказом (розпорядженням) власника або уповноваженого ним органу про прийняття працівника на роботу. Цей документ може бути як довільної форми, так і типової форми № П-1.

У наказі (розпорядженні) зазначається:

• прізвище, ім’я та по батькові особи;
• назва структурного підрозділу (цеху, відділу, дільниці), де працюватиме працівник, та на яку роботу (посаду) він приймається;
• дата, з якої працівник приступає до роботи;
• розмір оплати праці.

Назва роботи, професії або посади записується відповідно до назви, зазначеної в класифікаторі професій.

Після видання наказу (розпорядження) про прийняття на роботу працівника у тижневий строк власник або уповноважений ним орган повинен внести відповідний запис до трудової книжки працівника. Порядок заповнення трудових книжок та вкладишів до них визначений у Інструкції №58. З кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу, переведення і звільнення, роботодавець зобов’язаний ознайомити працівника під підпис в особовій картці, у якій має повторюватися відповідний запис із трудової книжки.

Все це теж потрібно доробити та дооформити  «заднім числом», як і документи пов’язані з оплатою праці – табелі робочого часу, розрахунково- платіжні відомості щодо зарплати тощо, щоб запобігти штрафам при перевірці за порушення трудового законодавства (ст. 265 КЗпП).

Щодо подання звітів, донарахування і сплати податків та внесків

Несвоєчасне оформлення працівника вимагає виправлення звітності з ЄСВ, а також розрахунку за ф.№1ДФ.

Для відображення факту прийняття працівника на роботу слід подати таблицю 5 з відповідним місяцем з позначкою «додаткова» з окремим рядком щодо даних щодо працівника.

Сумові помилки щодо невчасно нарахованої зарплати виправляються в черговому поточному звіті (таблиця 6). Формується один додатковий рядок для кожного місяця донарахування, заповнюються всі дані працівника, а в графі «10» зазначається тип нарахувань «2».

Зверніть увагу, що ЄСВ у розмірі 8,41% нараховують із дати встановлення групи інвалідності, але не раніше одержання завіреної копії довідки до акта огляду в МСЕК, а закінчується датою припинення інвалідності. Факт установлення працівникові групи інвалідності підтверджує копія довідки до акта огляду в МСЕК, завірена безпосередньо підприємством (п. 8 р. ІІІ Інструкції № 449).

Донарахування до мінімального внеску ЄСВ для осіб з інвалідністю  не провадиться, тож необхідно буде донарахувати тільки фактично нараховану зарплату і внески з ЄСВ.

Загальна штрафна санкція (ч. 11 ст. 25 Закону про ЄСВ) за несплату (неперерахування) або несвоєчасну сплату (несвоєчасне перерахування) єдиного внеску складає штраф у розмірі 20% своєчасно не сплачених сум ЄСВ, а також за донарахування податковим органом або платником своєчасно не нарахованого ЄСВ накладається штраф у розмірі 10 відсотків зазначеної суми за кожний повний або неповний звітний період, за який донараховано таку суму, але не більш як 50 відсотків суми донарахованого єдиного внеску.

Водночас, згідно з п. 9-11 Розділу VIII Закону про ЄСВ, тимчасово штрафні санкції, визначені частиною одинадцятою ст. 25 Закону про ЄСВ, не застосовуються за такі порушення, вчинені у період з 1 березня 2020 року по останній календарний день місяця (включно), в якому завершується дія карантину, встановленого КМУ на всій території України з метою запобігання поширенню на території України коронавірусної хвороби (COVID-19): несвоєчасна сплата (несвоєчасне перерахування) єдиного внеску; неповна сплата або несвоєчасна сплата суми єдиного внеску одночасно з видачею сум виплат, на які нараховується єдиний внесок (авансових платежів); несвоєчасне подання звітності, передбаченої Законом про ЄСВ, до податкових органів.

Своєю чергою, форма №1ДФ вимагає уточнень, а саме потрібно подати звітність за відповідні квартали, в яких необхідно додати інформацію щодо прийнятого працівника. Тобто потрібно сформувати ф.№1ДФ з позначкою «уточнююча» і додати згорнуту за  відповідний квартал інформацію по працівнику щодо нарахованої зарплати, а також ПДФО та ВЗ. В останній графі 9  необхідно поставити «0» - на включення відповідного рядка.

Згідно з пп. 119.1 ПКУ неподання, подання з порушенням встановлених строків, подання не в повному обсязі, з недостовірними відомостями або з помилками податкової звітності про суми доходів, нарахованих (сплачених) на користь платника податків, суми утриманого з них податку, а також суми, нараховані (виплачені) фізичним особам за товари (роботи, послуги), якщо такі недостовірні відомості або помилки призвели до зменшення та/або збільшення податкових зобов’язань платника податку та/або до зміни платника податку, -тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1020 гривень. Тож в  загальному випадку подання уточнюючого розрахунку за ф. №1ДФ, якщо донараховується або зменшується суми ПДФО  підпадає під  штраф. Також див. тут.

Разом з тим, п. 52-1 підрозд. 10 розділу ХХ ПКУ визначено, що за порушення податкового законодавства, вчинені протягом періоду з 1 березня 2020 року по останній календарний день місяця (включно), в якому завершується дія карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України на всій території України з метою запобігання поширенню на території України коронавірусної хвороби (COVID-19), штрафні санкції не застосовуються, крім санкцій, зокрема, за порушення нарахування, декларування та сплати податку на додану вартість, акцизного податку, рентної плати.

Отже, штрафи згідно з пп. 119.1 ПКУ, несвоєчасна сплата ПДФО та ВЗ до кінця місяця дії карантину не штрафуються.

Водночас, податківці наполягають на застосуванні на цей період адмінсанкцій (див. тут та тут).

Проте, по-перше, ці штрафи значно менші, а, по-друге, строк притягнення до відповідальності згідно з ст. 38 КпАП, складає  три місяці з дня вчинення правопорушення.