Нарахування ЄСВ до мінімального рівня при перехідних відпусткових

Суму відпускних, що припадають на січень, відображайте в Додатку 1 (Д1) за грудень (місяць нарахування) окремим рядком із кодом типу нарахувань (КТН) «10». Доплату до мінімальної бази за січень (КТН «13») у грудневому звіті показувати заборонено — її слід відобразити лише у звіті за січень (який подається у лютому).

Обґрунтування

Порядок відображення перехідних відпусток та донарахування ЄСВ до мінімального внеску регулюється Порядком заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку..., затвердженим наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4 та ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ.

Відображення відбувається у два етапи:

Етап 1. Звіт за грудень 2025 року (місяць нарахування)

У Додатку 1 за грудень ви відображаєте всі суми, нараховані в цьому місяці, розподіляючи їх за місяцями, на які припадає відпустка:

• Рядок 1 (Зарплата за грудень): заповнюється у звичайному порядку;
• Рядок 2 (Відпускні за грудень): у графі 09 вказується КТН «10», у графі 10 — «122025»;
• Рядок 3 (Відпускні за січень): у графі 09 вказується КТН «10», у графі 10 — «012026». У графах 16 та 17 зазначається сума відпускних, що припадають на січень.

Важливо: На цьому етапі не можна показувати донарахування ЄСВ до мінімального внеску (КТН «13») за січень. Обов'язок визначити різницю виникає лише після закінчення звітного місяця (січня), коли буде відома загальна база нарахування ЄСВ за цей місяць (сума відпускних + можлива зарплата за січень).

Етап 2. Звіт за січень 2026 року (подається у лютому)

Тільки після завершення січня, якщо загальний дохід працівника за цей місяць (нараховані раніше січневі відпускні + зарплата за січень, якщо вона була) виявиться меншим за мінімальну заробітну плату (МЗП), виникає обов'язок донарахувати ЄСВ.

У Додатку 1 за січень 2026 року створюється рядок для доплати:

• Графа 09: КТН «13» (сума різниці між МЗП та фактичним доходом);
• Графа 10: «012026»;
• Графа 18: вказується сума різниці (наприклад, якщо МЗП 8 647 грн, а відпускні за січень склали 5 000 грн, то різниця — 3 647 грн);
• Графа 20: сума ЄСВ на цю різницю (3 647  грн × 22% = 802,34 грн).

Ключові правила:

• Розподіл виплат: Суми нарахувань за час відпусток розподіляються пропорційно часу, що припадає на дні відпустки у відповідному місяці;
• КТН 13: Застосовується лише для поточного місяця або за минулі періоди. Програмне забезпечення ПФУ не прийме звіт, якщо КТН 13 буде вказано для майбутнього періоду;
• Мінімальна база: Якщо працівник перебував у трудових відносинах повний місяць, ЄСВ нараховується з суми не менше МЗП (ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ). На 2026 рік мінімальна база для розрахунку ЄСВ становить 8 647 грн (згідно з актуальними нормами на дату відповіді).