Нарахування ЄСВ на лікарняні та використання ЕЦП під час відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами

Чи потрібно нараховувати ЄСВ на лікарняні за рахунок підприємства, якщо працівниця перебуває у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами? 

Допомога по вагітності та пологах, яка нараховується на підставі листка непрацездатності, є базою для нарахування ЄСВ. Це випливає з таких норм:

Обов'язок нарахування ЄСВ: Роботодавець зобов'язаний нараховувати ЄСВ на суму допомоги по вагітності та пологах. Якщо після помісячного розподілу суми допомоги база нарахування ЄСВ за повний місяць є меншою за мінімальну заробітну плату, ЄСВ розраховується як добуток розміру мінімальної заробітної плати та ставки внеску (зазвичай 22%). Ця вимога встановлена ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ.

Помісячний розподіл: Нарахування ЄСВ здійснюється за кожен місяць відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами окремо. Для цього загальна сума допомоги розподіляється пропорційно дням відпустки, що припадають на кожен з місяців. Це визначено в абз. 2 пп. 2 п. 2 розд. ІV Інструкції №449.

Звільнення від ПДФО та військового збору: На відміну від ЄСВ, сума допомоги по вагітності та пологах не оподатковується ПДФО та військовим збором. Це прямо передбачено пп. 165.1.1 ПКУ.

Хоча виплати за листком непрацездатності у зв'язку з вагітністю та пологами фінансуються Пенсійним фондом України, обов'язок нарахувати та сплатити ЄСВ із суми допомоги покладається на роботодавця.

Отже, на суму допомоги по вагітності та пологах (лікарняних) потрібно нараховувати ЄСВ. Водночас, ПДФО та військовий збір з цих виплат не утримуються.

Чи потрібно відкликати КЕП бухгалтера, яка офіційно не оформлює відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, якщо фактично вона не буде відсутня 128 днів?

Ключовим у питанні є те, що бухгалтерка «офіційно не оформлює відпустку» і «фактично періоду відсутності... не буде». Це означає, що вона залишається на робочому місці.

Розглянемо ситуацію детальніше.

Відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами — це право, а не обов'язок

Законодавство надає жінці право піти у таку відпустку на підставі листка непрацездатності. Однак вона не зобов'язана використовувати це право з першого дня, зазначеного в лікарняному. Працівниця може продовжувати працювати і отримувати заробітну плату.

Звертаємо увагу, чинним законодавством не передбачено одночасної виплати заробітної плати і допомоги по вагітності та пологах за один і той самий період. Допомога є компенсацією втраченого заробітку, тому якщо жінка працює, вона отримує зарплату, а допомога за ці дні не виплачується.

Крім того, згідно з ст. 179 КЗпП та ст. 17 Закону про відпустки за бажанням жінки та за відсутності медичних протипоказань, частина допологової відпустки може бути перенесена на період після пологів.

Статус працівниці та чинність КЕП

Кваліфікований електронний підпис видається працівнику для виконання його посадових обов'язків. Підстави для його блокування чи скасування виникають тоді, коли повноваження працівника припиняються або змінюються (наприклад, звільнення, переведення на іншу посаду, тривала відсутність, що унеможливлює виконання обов'язків).

Оскільки у даному випадку бухгалтерка:

• не подає заяву про надання відпустки;
• роботодавець не видає наказ про її відпустку;
• продовжує виконувати роботу, що підтверджується табелем обліку робочого часу (де мають стояти відмітки про робочі дні, а не відпустку).

..то її трудові відносини та посадові повноваження не перериваються. Відповідно, немає жодних юридичних підстав для відкликання її КЕП. Вона має повне право підписувати електронні документи (звітність, накладні тощо) в межах своєї компетенції.

Отже, відкликати КЕП не потрібно, якщо бухгалтерка офіційно не оформлює відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами і продовжує виконувати свої трудові обов’язки. Її повноваження як працівниці залишаються чинними.