Облік ЄСВ з кодом «13» при припиненій діяльності підприємства (аудіоверсія)

Стаж відсутній, тому що сам по собі код «13» (доплата до мінбази) без нарахування основної зарплати та відпрацьованих днів не формує страховий стаж у Реєстрі застрахованих осіб ПФУ. Сплачені кошти можна повністю «врятувати» (повернути підприємству), подавши уточнюючу звітність із кодом типу нарахувань «3» на зняття зайвого ЄСВ; відновлювати стаж «заднім числом» через зарплату підприємству вкрай невигідно через високі штрафи з ПДФО, ВЗ та ризики порушення трудового законодавства. 

Чому страховий стаж не зарахувався

Відповідно до п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ базою нарахування ЄСВ для роботодавця є сума нарахованої заробітної плати за видами виплат. 

Код типу нарахувань (КТН) «13» у Додатку 1 єдиної звітності використовується виключно для відображення різниці між мінімальною зарплатою та фактично нарахованою зарплатою (доплата до мінімального внеску) за основним місцем роботи. Якщо діяльність підприємства зупинена, зарплата фактично не нараховувалася і відпрацьовані дні були відсутні (або працівниця була у відпустці без збереження зарплати), база для нарахування ЄСВ була відсутня. 

Програмний комплекс ПФУ зараховує страховий стаж лише за наявності основної бази нарахування (зарплати з кодом категорії «1») та заповненої кількості днів перебування у трудових відносинах. Помилково нарахований окремим рядком КТН «13» без зарплати зависає в обліку як надміру сплачений внесок, але стажу особі не дає. 

Як виправити ситуацію та «врятувати» сплачені кошти

Оскільки зарплата не нараховувалася, нарахування ЄСВ на додаткову базу є неправомірним. Підприємство має право повернути всі сплачені кошти: 

Подання уточнюючої звітності

За кожен помилковий звітний місяць необхідно подати Податковий розрахунок із типом «Уточнюючий» та сформувати Додаток 1:

• у графі 09 вказати КТН «3» (самостійне зменшення зайво нарахованої суми ЄСВ);
• у графі 10 зазначити місяць та рік, за який знімається помилка;
• у графі 18 зазначити суму додаткової бази, яку раніше помилково показали;
• у графі 20 вказати суму зайво нарахованого ЄСВ, що підлягає зняттю. (Зверніть увагу: КТН «13» зі знаком мінус для таких коригувань не застосовується).

Повернення коштів з бюджету

Після обробки уточнюючих звітів контролюючим органом на особовому рахунку (ІКП) підприємства в ДПС з’явиться переплата з ЄСВ. Підприємство подає через Електронний кабінет заяву на повернення надміру або помилково сплачених коштів ЄСВ (на власний банківський рахунок). ДПС разом із казначейством повертає гроші підприємству.

Податкові наслідки та відповідальність для підприємства 

Сценарій А: Зняття помилкового ЄСВ 

Фінансові санкції з ЄСВ відсутні, бо штраф за донарахування (10%) застосовується лише тоді, коли внесок збільшують (п. 3 ч. 11 ст. 25 Закону про ЄСВ). При зменшенні зайвого ЄСВ через КТН «3» штраф не накладається. Перевірка не спричинить санкцій, оскільки підприємство самостійно виправляє технічно-сумову помилку.

Сценарій Б: Спроба «узаконити» стаж заднім числом 

Щоб ці місяці увійшли до страхового стажу працівниці від підприємства, підприємство мало б показати фактичне нарахування заробітної плати (не нижче мінімальної: наприклад, 8 647 грн у 2026 році чи 8 000 грн у 2025 році).

Якщо піти цим шляхом:

• Доведеться сплатити ПДФО (18%) та військовий збір (5%) за весь минулий період, оскільки раніше сплачувався лише ЄСВ.
• Підприємство отримає штрафи за несвоєчасну сплату податків зі стягненням пені (ст. 125-1, ст. 129 ПКУ).
• Штраф за подання уточнюючих додатків 4ДФ із донарахуванням ПДФО/ВЗ (ст. 119 ПКУ — 1 020 грн за звітний пакет).
• Ризик перевірки Держпраці: якщо зарплата нарахована заднім числом, але реально не виплачувалася працівниці на рахунок, це порушення строків виплати заробітної плати із загрозою штрафів за ст. 265 КЗпП.
• Технічно зарахувати стаж можна: для цього обов’язково показують фактичну заробітну плату (наприклад, 1,00 грн), сплачують із неї ПДФО та військовий збір, а решту доплачують у формі ЄСВ до мінімального внеску за кодом «13». Проте, це все має бути оформлено документально, наприклад відпусткою без збереження заробітної плати. Щоб місяць зарахувався до страхового стажу як повний відповідно до 3 ст. 24 Закону №1058, загальна сума сплаченого ЄСВ має бути не меншою за мінімальний страховий внесок: 8 647 × 22% = 1 902,34 грн. 

Після подання звіту про сторнування додаткової бази подається Додаток 1 — формується обов’язково у ДВА рядки:

Перший рядок (фактична заробітна плата)

• Графа 08 (Код категорії ЗО) — «1» (найманий працівник на загальних підставах);
• Графа 09 (Код типу нарахувань) — «2» (бо виправляється помилка за минулі місяці через уточнюючий розрахунок);
• Графа 10 — місяць і рік;
• Графа 14 (Днів у трудових відносинах) — повна кількість днів місяця (наприклад, 30 або 31);
• Графи 16 та 17 — 1,00;
• Графа 20 (ЄСВ) — 0,22;
• Графа 21 (Трудова книжка) — «1» (основне місце роботи);
• Графа 22 (Неповний робочий час) — «1».

Другий рядок (додаткова база до МЗП)

• Графа 08 — «1»;
• Графа 09 (Код типу нарахувань) — «13»;
• Графа 10 — той самий місяць і рік;
• Графа 14 — не заповнюється (дні вже враховані в першому рядку);
• Графа 18 (Різниця до МЗП) — 8 646,00;
• Графа 20 (ЄСВ на різницю) — 1 902,12.

Додаток 4ДФ

Відображається виключно фактично нарахований дохід працівниці з ознакою доходу «101» (пп. 164.2.1 ПКу):

• Графа 3а (Нараховано доходу) — 1,00 грн;
• Графа 3 (Виплачено доходу) — 1,00 грн;
• Графа 4а (Нараховано ПДФО) — 0,18 грн;
• Графа 4 (Перераховано ПДФО) — 0,18 грн;
• Графа 5а (Нараховано ВЗ) — 0,05 грн;
• Графа 5 (Перераховано ВЗ) — 0,05 грн. (Додаткова база з ЄСВ у сумі 8 646,00 грн у 4ДФ не показується, оскільки вона не є доходом працівника).

Підсумок та рекомендація 

Підприємству слід подати уточнюючі звіти (Д1 із КТН «3») і повернути переплату з ЄСВ на свій розрахунковий рахунок.

Якщо працівниці конче потрібен цей стаж за минулий період, вона може укласти договір про добровільну участь у пенсійному страхуванні безпосередньо з органами ПФУ як фізособа (ст. 12 Закону №1058). Одноразова сплата внеску за минулі місяці здійснюється у розмірі не менше ніж подвійний мінімальний страховий внесок за кожен місяць: Мінімальний платіж за 1 місяць минулого періоду = 2 × (8 647 × 22%) = 2 × 1 902,34 = 3 804,68 грн.

Висновки 

• Код «13» (доплата до мінбази) без основної зарплати не формує страховий стаж у ПФУ;
• Підприємство може подати уточнюючу звітність (Д1 з КТН «3») і повернути переплату з ЄСВ на свій рахунок;
• Узаконення стажу заднім числом через нарахування зарплати тягне за собою ризики штрафів з ПДФО, ВЗ та від Держпраці.