Для податкової та інших контролюючих органів не потрібно завіряти звітність, подану через програмний комплекс M.E.Doc з накладеними кваліфікованими електронними підписами (КЕП).
Звітність, подана в електронному вигляді
Звітність, підписана КЕП, має таку саму юридичну силу, як і паперовий документ з "мокрим" підписом та печаткою. Тому для податкових органів та зберігання в архіві підприємства достатньо електронних копій (файлів) звітності, які мають відповідні відмітки про підписання та квитанції про прийняття контролюючими органами.
Роздруковані копії, отримані з M.E.Doc, не мають юридичної сили без електронного ключа і слугують лише для внутрішнього обліку. Однак на практиці багато підприємств роздруковують їх для зручності.
Документи щодо заробітної плати та терміни їх зберігання
Перелік типових документів та строки їх зберігання встановлені Наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. №578/5.
Ось основні документи по заробітній платі та кадрах, які обов'язково мають бути на підприємстві, та терміни їх зберігання:
- Документи з тривалим терміном зберігання (75 років) - ці документи є важливими для підтвердження трудового стажу та нарахувань для пенсійного забезпечення працівників;
- Розрахунково-платіжні відомості (або розрахункові листи) працівників – 75 років. Це основний документ, що підтверджує розмір нарахованої зарплати;
- Особові справи працівників (заяви, автобіографії, копії документів про освіту, накази про прийняття, переведення, звільнення тощо) – 75 років після звільнення;
- Особові картки працівників (типова форма П-2) – 75 років після звільнення;
- Трудові договори (контракти) – 75 років після закінчення строку дії договору;
- Накази з кадрових питань тривалого строку зберігання (про прийняття, звільнення, переведення на іншу посаду, атестацію, зміну біографічних даних) – 75 років;
- Акти нещасних випадків на виробництві – 45 років.
Документи з коротшим терміном зберігання
- Табелі обліку використання робочого часу – 3 роки. Виняток: Якщо табелі використовуються для підтвердження роботи у шкідливих умовах праці, що дає право на пільгову пенсію, то термін зберігання – 75 років;
- Документи щодо нарахування та виплати відпускних, допомоги по тимчасовій непрацездатності (лікарняні), допомоги по вагітності та пологах (заяви, розрахунки) – 3 роки;
- Накази з кадрових питань тимчасового зберігання (про надання відпусток, відрядження, накладення стягнень) – 5 років;
- Графіки відпусток – 1 рік;
- Звітність, подана до податкових органів та фондів (Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску) – 3 роки (але податківці мають право на перевірку за останні 1095 днів / 2555 днів у випадках, пов'язаних з ТЦУ, тому рекомендовано зберігати не менше цього терміну).
Висновки:
1. Електронну звітність не потрібно додатково завіряти "мокрими" печатками/підписами. Зберігайте електронні оригінали з файлами КЕП та квитанціями;
2. Роздрукованої копії звітності із програми достатньо для внутрішнього користування (наприклад, для зручності), але для архівування та пред'явлення контролюючим органам ви повинні зберігати саме електронні файли;
3. Зарплатні документи – це документи, що підтверджують стаж та зарплату працівника (відомості, особові справи, накази про прийняття/звільнення), зберігаються 75 років. Це обов'язково для забезпечення соціальних гарантій ваших колишніх працівників.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 122 грн/міс
Передплатити