Як виправити стаж в Звіті з ЄСВ за 2015 рік?

Платниками ЄСВ відповідно до ст. 4 Закону про ЄСВ є роботодавці: юридичні та фізичні особи та фізособи-підприємці, які використовують працю фізичних осіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством, чи за цивільно-правовими договорами. 

Платники ЄСВ, зокрема, роботодавці, зобов’язані своєчасно та в повному обсязі нараховувати, обчислювати і сплачувати ЄСВ за застрахованих осіб (п. 1 ч. 2 ст. 6 Закону про ЄСВ).  

Несумову помилку, яку припустили в Звіті ЄСВ за 2015 р., слід виправити згідно з Порядком №435, тобто виправлення відображається у чинній на сьогодні формі Звіту з ЄСВ (додаток 4). 

У п. 2 розділу V Порядку №435 передбачено, що у разі виявлення страхувальником у Звіті після закінчення звітного періоду помилки в реквізитах (крім сум), які стосується застрахованої особи, подаються скасовуючі документи. 

Від того, які дані наведено у звіті, залежить розрахунок страхового стажу, нарахування всіх видів соціального страхування і трудового стажу. Обов’язковим для заповнення таблиці 6 Звіту в цьому випадку є реквізит 15 «Кількість календарних днів перебування у трудових/ цивільно-правових відносинах протягом звітного місяця». Він заповнюється у кожному звітному періоді починаючи з 01.01.2013 р. та використовується органами ПФУ для підрахунку трудового стажу кожної застрахованої особи. Показник відповідає кількості календарних днів від 1 до 31 (28, 29, 30), тобто,  залежно від кількості календарних днів у місяці.

Зауважимо, що граничних термінів для таких виправлень у разі їх самостійного виявлення Порядком № 435 не передбачено, але вони підлягають виправленню під час виявлення. 

Оскільки в питанні, яке розглядається, помилку було допущено у січні 2015 р., то виправити дану помилку потрібно у місяці виявлення (квітень 2020 р.), керуючись п. 2 і п. 6 розділу V Порядку №435, через «Скасовуючу» і «Початкову» таблиці 6 Звіту з ЄСВ.

Тобто потрібно сформувати:

1. Звіт з переліком таблиць звіту;
2. Таблицю 6 за той звітний період, у якому допущено помилку (січень 2015 р.) з типом  «Скасовуюча»,  яка міститиме помилкові відомості про застраховану особу. У реквізиті «Звіт за місяць» зазначається місяць та рік, у звіті за який допущено помилку (січень 2015 р.);
3. Таблицю 6 з типом «Початкова»,  але вже з зазначенням правильних відомостей про застраховану особу. У квітні 2020 р. застраховану особу потрібно відобразити, але тільки у реквізиті 15 таблиці 6 для зарахування особі трудового стажу.  У реквізиті «Звіт за місяць» зазначається місяць та рік, у звіті за який допущено помилку (січень 2015 р.).

Пакет документів, який включає ці дві форми, може бути сформований тільки для виправлення даних одного або декількох рядків таблиці 6. 

Звіт, сформований для виправлення помилок за попередні звітні періоди, не повинен містити таблиць 1 - 4 додатка 4 до Порядку №435. При цьому внесення змін до сум нарахованої заробітної плати або доходу та у зв’язку з цим до нарахованих сум єдиного внеску за звітний місяць при формуванні і поданні скасовуючих документів не допускається.

Зазначимо, що помилка допущена в минулому періоді, в частині не відображення стажу працівника в таблиці 6 Звіту з ЄСВ, та яку Порядком №435 не передбачено як помилку,  оскільки не вбачає в собі помилку щодо сум нарахованого ЄСВ (сума сплачена до бюджету правильна), тому і штрафи передбачені Законом про ЄСВ не застосовуватимуться.