Відновлення трудової книжки, яка втрачена з вини роботодавця

Видача дублікату трудової книжки провадиться на підставі Інструкції №58, інших способів ніж тих, що зазначені у Інструкції №58 в чинному законодавстві не передбачено.

Для видачі дублікату трудової книжки працівнику, слід звернутися до розділу 5 Інструкції №58.

Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюється за загальними правилами. У розділі "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження" і "Відомості про заохочення" при заповненні дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження й заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень). 

Якщо працівник вже працював раніше, то при заповненні дубліката трудової книжки у розділ "Відомості про роботу" у графу 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами. 

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, у які періоди часу й на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки. 

Далі загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується за окремими періодами роботи у такому порядку: 

• у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу;
• у графі 3 зазначається найменування підприємства, де працював працівник, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку було прийнято працівника;
• у графі 4 зазначаються найменування, дата і номер документа, на підставі якого проведено відповідні записи у дублікаті. 

Документи, що підтверджують стаж роботи, повертаються їх власнику. Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний сприяти працівникові у одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню на це підприємство.

Якщо  документи не містять повністю зазначених вище даних про роботу у минулому, у дублікат трудової книжки вносяться тільки ті дані, що є у документах. 

Документами, що підтверджують стаж працівника можуть бути:

• довідки про роботу в інших організаціях; 
• копії наказів (розпоряджень) про прийняття, переведення, звільнення з попередніх місць роботи; 
• дипломи (свідоцтва); 
• довідки про періоди отримання допомоги по безробіттю; 
• трудові договори про роботу у фізосіб тощо.

Документи мають бути підписані посадовими особами підприємств, на яких працював працівник попередньо. Якщо попереднє місце роботи вже не існує, то за відповідною довідкою слід звертатися  до місцевої держархівної установи.

Але у нормативних актах не зазначено вичерпного переліку документів, що дають право на внесення записів у дублікат трудової книжки, разом з тим, зазначено, що все ж таки це має бути документ.

Що ж таке документ? Відповідно до Національного  стандарту  України Державної уніфікованої  системи документації (Стандарт №55), документ повинен містити обов’язкові реквізити. Цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи (далі - документи) - постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, що створені у результаті діяльності, у тому числі й на підприємствах, установах, організаціях та їх об'єднанях усіх форм власності. 

Обов'язковими реквізитами документа також є підпис та відтиск печатки. 

З огляду на це, на нашу думку, на підставі копії трудової книжки записи до дублікату трудової книжки вносити не бажано.

Так, звісно, проблема глибша, ніж записи у дублікаті, оскільки виникає питання щодо стажу працівника для отримання пенсії. Тож, стаж працівника для отримання пенсії за відсутності трудової книжки чи записів у трудовій книжці, може бути підтверджений:

• на підставі даних, наявних у реєстрі застрахованих осіб Держреєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування;
• довідками;
• виписками із наказів;
• особовими рахунками і відомостями на видачу зарплати;
• посвідченнями;
• характеристиками;
• письмовими трудовими договорами;
• угодами з відмітками про їх виконання та іншими документами, які містять відомості про періоди роботи.

За відсутності зазначених документів для підтвердження трудового стажу приймаються членські квитки профспілок. При цьому підтверджуються періоди роботи лише за той час, за який є відмітки про сплату членських внесків (постанова від 12.08.1993 р. №637 "Про затвердження Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній").