Як визначити розмір добових в гривнях для відряджень за кордон?

У якому документі визначається розмір добових на підприємстві?

Підприємства, що не фінансуються з бюджету, можуть самостійно визначати розмір добових за кордон або в іноземній валюті, зокрема, у вільноконвертованій, або у гривнях. 

Для підприємств, які фінансуються з бюджету, витрати на відрядження чітко регламентовані.

Так, у п. 16 розділу 3  Інструкції №59 зазначається, що відрядженому працівникові відповідно до ПКУ відшкодовуються не підтверджені документально витрати на харчування та фінансування інших власних потреб (добові витрати), понесені у зв'язку з таким відрядженням.

За кожний день (включаючи день вибуття та день прибуття) перебування працівника у відрядженні, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками), йому виплачуються (перераховуються) добові в межах сум, затверджених Постановою №98, у національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах США / євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом Нацбанку, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження. Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.

А в п. 16.1 розділу ІІІ Інструкції №59 вказано, що фактична кількість днів перебування працівника у відрядженні визначається:

а) у разі відрядження з України до іноземних держав - згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування працівника у відрядженні (відповідних первинних документів та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні - відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання тощо);

б) у разі відрядження працівника строком на один день добові витрати відшкодовуються як за повну добу.

Відшкодування суми добових витрат здійснюється згідно з наказом (розпорядженням) про відрядження, звітом про використання коштів, виданих на відрядження, та згідно з одним чи декількома документальними доказами, які підтверджують перебування працівника у відрядженні.

Як бачимо, тут зроблено акцент саме на такому документі, як «Наказ на відрядження».

Втім, Інструкція №59 не застосовується підприємствами, які не фінансуються з бюджету. Вони можуть орієнтуватися на неї як на підказку в роботі, але не більше того. Інструкція №59 не може обмежувати права працівників таких підприємств порівняно із нормами КЗпП та ПКУ.

Далі ознайомимося з нормами ПКУ, які діють для всіх платників податків

Для відряджень за кордон сума неоподатковуваних добових – не більше ніж 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, з розрахунку за кожен такий день (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ).

ПКУ не встановлює розміру добових, якого мають дотримуватися роботодавці! Він установлює лише суму добових за день відрядження, яка не підлягає оподаткуванню ПДФО та ВЗ. Тобто у кожному конкретному випадку розмір добових працівника може бути як більшим, так і меншим цієї неоподатковуваної суми.

Позаяк на небюджетні підприємства Інструкція №59 і Постанова №98 не поширюються, розмір добових кожне таке підприємство встановлює самостійно, виключно на власний розсуд. І тут може бути безліч варіантів: як установлення загального розміру добових для всіх працівників такого підприємства, так і використання індивідуального підходу (аж до того, що у кожному відрядженні буде встановлено індивідуальний розмір добових саме для цього працівника і саме в цьому відрядженні).

Також, для визначення правил виплати добових працівникам можна розробити локальний документ – Положення про відрядження, яке розробляється самостійно роботодавцем з урахуванням вимог ПКУ та КЗпП.

У Положенні про відрядження можна обумовити таке:

1) розміри добових. Такі розміри можуть бути прив’язані як до посад працівників, так і до місцевості, до якої скеровуються працівники;

2) строки надання звіту про виконання завдання та звіту про використання коштів, виданих на відрядження;

3) порядок та строки відшкодування витрат на відрядження;

4) інші важливі питання, пов’язані з відрядженнями працівників.

Положення про відрядження може підготувати відділ кадрів підприємства, а ось окремі пункти цього документа, пов’язані з грошовими витратами та їх документальним оформленням, слід погоджувати з фінансово-бухгалтерською службою підприємства.

Положення про відрядження затверджується керівником підприємства і на підставі його ж наказу вводиться в дію.

Висновки

1. Правила виплати добових рекомендуємо зазначати в локальному акті роботодавця – у Положенні про відрядження;

2. Також правила виплати добових можна зазначати і в кожному Наказі на відрядження. Може бути так,  що у кожному відрядженні буде встановлено різний розмір добових, згідно з цим наказом. Тобто, якщо немає Положення, всі необхідні умови можна щоразу визначати в Наказі;

3. Якщо є необхідність щоразу змінювати розмір добових, то варто передбачити такий «гнучкий» спосіб зміни розміру добових в Положенні про відрядження. Сума добових для кожного конкретного відрядження буде визачатися в Наказі на це відрядження.