Строки видачі і повернення авансу на відрядження, що перераховується на картку працівника

Аванс, перерахований на корпоративну картку, вважається коштами, виданими під звіт, у момент використання працівником корпоративної картки (оплата за товари, зняття готівки у банкоматі тощо).

Якщо ж аванс на відрядження перераховано на особисту/зарплатну картку відрядженого, то в такому разі відлік терміну, протягом якого треба відзвітувати, починається з моменту, коли гроші зараховані на таку картку.

Пояснюється це тим, що перерахування коштів на корпоративну картку ще не означає видачу їх під звіт, незважаючи на те що у довіреної особи буде доступ до цих грошей. Адже доки ці кошти перебувають на такому рахунку підприємства, вони належать самому підприємству, і в будь-який момент воно може надати доручення уповноваженому банку заблокувати рахунок або повернути кошти, які перебувають на ньому, на поточний рахунок.

Чого не скажеш про особисту/зарплатну картку працівника, адже особиста/зарплатна картка перебуває в особистому користуванні фізособи-працівника, вона ніяк не пов'язана з діяльністю підприємства, а отже, кошти, перераховані на таку картку, вважаються виданими під звіт на момент зарахування їх на картковий рахунок особи.

Приклад 1 Витрачено більше коштів, аніж отримано авансу.

Перед відрядженням працівнику було видано аванс на особисту картку у сумі 1000 євро. За час відрядження працівник поніс витрати на 1500 євро. Перевитрачену суму в розмірі 500 євро працівникові повернули протягом 2-х днів після затвердження авансового звіту.

Курс НБУ на дату видачі авансу становив 28,80 грн/євро, на дату затвердження звіту — 28,90 грн/євро, а на дату виплати перевитрачених сум працівнику — 28,95 грн/євро (умовні курси).

Відображення в обліку показано в таблиці 1.

Таблиця 1

Видано інвалютний аванс — авансу забракло (до прикладу 1)

Приклад 2 Витрачено менше коштів, аніж отримано авансу.

Перед відрядженням працівникові було видано аванс на особисту картку в сумі 1000 євро. За час відрядження працівник поніс витрати на 500 євро. Після повернення він відзвітував і того самого дня повернув не використану під час відрядження суму — 500 євро.

Курс НБУ на дату видачі авансу становив 28,80 грн/євро, а на дату повернення невикористаної суми — 29,00 грн/євро (умовні курси).

Відображення в обліку показано в таблиці 2.

Таблиця 2

Видано інвалютний аванс — аванс залишився (до прикладу 2)

Насамкінець наголосимо: якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про скасування поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти в тих грошових одиницях, в яких було видано аванс (ЗIР, підкатегорія 103.17*). Днем скасування відрядження вважають день підписання відповідного розпорядження керівника підприємства.

* Відповідь на запитання (чинне до 01.01.2017 р.): «В який термін працівник має повернути кошти, видані на відрядження або під звіт, за умови що відрядження не відбулося внаслідок захворювання такого працівника?».

Такий строк повернення коштів установлено у п. 11 розд. II Iнструкції №59, норми якої не поширюються на підприємства небюджетної сфери. Тому підприємствам небюджетної сфери порядок та строки повернення коштів, виданих на відрядження, яке скасовано, слід включити до розробленого Положення про відрядження. Проте якщо дотримуватися загальних строків видачі коштів під звіт за п. 2.11 Положення №637, то краще дотримуватися строку не більше двох робочих днів.