Відображаємо у звітності оплату днів відпустки та компенсацію за не використані дні, якщо працівник помер під час відпустки

Запитання: Працівник пішов у відпустку з 26.12.2016 р. до 10.02.2017 р. Перед початком відпустки йому були виплачені відпускні. Працівник помер 22.01.2017 р. Підприємство нараховує відпускні у тих періодах, за які вони виплачуються, а не тоді, коли вони фактично були виплачені. Яким чином відобразити в обліку та у звітності вже виплачені йому суми відпускних, а також компенсацію за невикористані дні відпустки, які в нього ще залишилися після використання цієї відпустки?

Відповідь:

По-перше, негайно після того, як роботодавець отримав інформацію про смерть працівника, слід було оформити припинення трудового договору з померлим працівником. Як це зробити, ми писали тут. Часто такий наказ оформлюється через кілька днів після смерті працівника, але датою припинення трудових відносин є дата смерті працівника, яка не збігається з датою видання наказу.

По-друге, ніяких змін щодо суми вже виплачених відпускних не відбувається. Згідно ст. 22 Закону про відпустки відрахування із заробітної плати за невідпрацьовані дні відпустки у разі смерті працівника не провадиться.

По-третє, виплата компенсації за невикористану відпустку здійснюється родичам померлого. Більш докладно про виплати родичам ми писали тут.

Наведемо числовий приклад (умови в таблиці):

Бухгалтерський облік

Виходячи з умов прикладу, у бухобліку підприємства вже має бути проведення: Дт 23, 91, 92, 93, 94 Кт 661 на суму відпускних 20000,00 у грудні 2016 р. Відповідно, у грудні 2016 р. слід було відобразити:

• Утримання ПДФО Дт 661 Кт 641/ПДФО на суму 3600,00 грн;
• Утримання ВЗ Дт 661 Кт 642/ВЗ на суму 300,00 грн;
• Нарахування ЄСВ Дт 23, 91, 92, 93, 94 Кт 651 на суму 4400,00 грн.

Виплата відпускних відображається в обліку один раз у грудні 2016 р. проведенням Дт 661 Кт 301, 311 на суму 88550,00 грн (110000,00 – 19800,00 – 1650,00).

Нарахування компенсації за невикористану відпустку здійснюється в аналогічному порядку в січні 2017 р. (датою звільнення працівника – 22.01.2017 р.). При цьому, на нашу думку, розраховувати її слід лише за ті невикористані відпустки, за які працівнику не виплачувалися відпускні (інакше відбудеться подвійна оплата невикористаної відпустки за січень-лютий 2017 р.).

А ось щодо нарахування відпускних, виплачених у грудні 2016 р. за січень-лютий 2017 р., на нашу думку, витрати в сумі таких відпускних визнаються у січні 2017 р. (датою звільнення померлого працівника).  Аргументація при цьому така: відрахування із заробітної плати за невідпрацьовані дні відпустки у разі смерті працівника не провадиться. Але ж витрати були фактично понесені, і тоді, коли роботодавець дізнається, що зайво виплачені відпускні вже не повернути, йому залишається лише визнати такі витрати.

При цьому остаточний розрахунок із таким працівником слід провести саме в день звільнення (ст. 116 КЗпП). Отже, не зважаючи на те, що такі відпускні виплачувалися за періоди січень-лютий 2017 р. і обліковою політикою підприємства передбачено, що воно нараховує відпускні у тих періодах, за які вони виплачуються, а не тоді, коли вони фактично були виплачені, в цьому конкретному випадку нараховувати їх потрібно днем звільнення.

Зауважимо (хоча це важливо тільки для бухгалтерського обліку), що незважаючи на дату визнання таких витрат, на нашу думку, у підприємства виникає ще одне питання: а до яких витрат відносити суму зайво виплачених відпускних?

На нашу думку, у підприємства є два шляхи:

• списати ці витрати на ті ж самі рахунки, що і решта сум розрахунків з оплати праці із таким працівником;

або

• списати ці витрати на інші витрати періоду (за дебетом субрахунків 949 або 977), оскільки йдеться про виплати за період після звільнення працівника.

Оскільки чинне законодавство чітко не регламентує бухгалтерський облік таких відпускних, обрати зазначені варіанти обліку підприємству доведеться самостійно, відповідно до власної облікової політики.

ЄСВ

Звертаємо увагу на відповідь податківців у категорії 301.03 «ЗІР» на питання «Чи є базою нарахування ЄСВ виплати, які нараховані померлому працівнику за період, який закінчується днем його смерті?».

Тут податківці вказують, що наказ (розпорядження) керівника підприємства про розірвання трудового договору з померлим працівником видається на підставі копії свідоцтва про смерть, в якому зазначено дату смерті працівника. Датою припинення трудових відносин є дата смерті працівника, яка не збігається з датою видання наказу, оскільки оформлення припинення трудових відносин відбувається вже після їх фактичного припинення. Таким чином, на виплати, які нараховані померлому працівнику за період, який закінчується днем його смерті, ЄСВ нараховується та сплачується на загальних підставах.

Отже, маємо правило – якщо дохід нараховано до дня смерті працівника (включно), ЄСВ на нього нараховується на загальних підставах. На всі суми, що їх нараховано пізніше, ЄСВ не нараховується.

Тому на усю суму відпускних, нараховану 22.01.2017 р., слід нарахувати ЄСВ (як зазначено в таблиці). 

Звітність з ЄСВ за грудень 2016 р. Незважаючи на те, що у грудні 2016 р. було виплачено всю суму відпускних, у Таблиці 6 звіту з ЄСВ за формою Додатка 4 за грудень 2016 р. відображаються лише відпускні, нараховані у грудні 2016 р. з кодом типу нарахувань (графа 10) – 10 «нарахована сума заробітку (доходу) за дні відпустки».

Оскільки за умовами запитання у грудні були нараховані відпускні лише за грудень, у графі 11 Таблиці 6 вказується період «12.2016».

Графа 15 заповнюється у тому рядку, в якому було відображено зарплату за грудень – в зазначеному випадку слід було проставити «31» повний місяць. Графа 15 у рядках з кодом типу нарахувань «10» у грудні не заповнюється.

Звітність з ЄСВ за січень 2017 р. У Таблиці 6 за січень 2017 р. слід було відобразити компенсацію за невикористані дні відпустки як зарплату працівника, тобто, без зазначення коду типу нарахувань у графі 10. На це податківці вказували у Віснику №19 від 20.05.2016 р.

Також в цьому рядку в графі 11 проставляється період, за який нараховувався дохід «01.2017». В графі 15 слід було проставити «22» - кількість днів трудових відносин у січні 2017 р. з урахуванням дня смерті. В графах із сумами (17, 18, 19 та 21) проставляються суми нарахованої компенсації за дні невикористаної відпустки та відповідне нарахування ЄСВ.

Крім цього, у Звіті з ЄСВ за січень 2017 р. слід було відобразити суму відпускних за січень та за лютий 2017 р., нараховані на дату смерті працівника.

Як ми зазначили вище, на такі виплати (з урахуванням компенсації за невикористану відпустку) ЄСВ нараховується на загальних підставах. А загальні підстави такі: застосування максимальної величини при нарахуванні ЕСВ на суми оплати щорічної відпустки, період яких більше одного місяця, здійснюється окремо за кожний місяць (пп. 2 п. 3 розд. IV Інструкції №449). Тому, у Таблиці 6 за січень слід відобразити суму відпускних за січень та за лютий у двох рядках, вказавши у графі 11 відповідно «01.2017» та «02.2017».

У звіті з ЄСВ за січень 2017 р. слід було подати також Таблицю 5, у якій відобразити припинення трудових відносин з 22.01.2017 р. Якщо цього не було зроблено, слід це виправити. Як виправити помилки при поданні Таблиці 5, ми писали тут.

ПДФО та ф. №1ДФ

Відповідно до пп. 169.4.1 ПКУ, якщо платник ПДФО отримує доходи у вигляді заробітної плати за період її збереження згідно із законодавством, у тому числі за час відпустки, то з метою їх оподаткування, такі доходи (їх частина) відносяться до відповідних податкових періодів їх нарахування. Тому, оподатковуватися зазначені вище доходи повинні за однаковою ставкою ПДФО (18%) та ВЗ (1,5%), але окремо поділені на доходи місяців, за які вони нараховувалися (виплачувалися) (що і зазначено в таблиці).

При цьому сума відпускних та компенсації за невикористану відпустку відображається у податковому розрахунку за ф. №1ДФ під ознакою доходу «101».

У ф. №1ДФ за IV квартал 2016 р. у розділі І у графі 3а «Сума нарахованого доходу» відображається дохід, який нараховано фізичній особі саме за IV квартал 2016 р. В частині відпускних там зазначаються лише відпускні за грудень 2016 р. – 20000,00 грн. У графі 3 «Сума виплаченого доходу» відображається сума фактично виплаченого доходу, зокрема, загальна сума відпускних 110000,00 грн. Аналогічним чином заповнюються і графи 4а та 4 щодо нарахованих та виплачених сум ПДФО.

За таким самим принципом заповнюється і розділ ІІ ф. №1ДФ – нарахований дохід включає тільки відпускні за грудень 2016 р., а виплачений – всю суму відпускних за три місяці.

У ф. №1ДФ за І квартал 2017 року слід буде відобразити фактичні нарахування (відпускні за січень, лютий та компенсацію) та фактичні виплати – тільки компенсацію за невикористані дні відпустки. 

Незважаючи на те, що компенсацію отримають родичі померлого, в обліку та у звітності цей дохід відображається як дохід померлого працівника, а не того родича, якому фактично будуть виплачені кошти.