З 01.01.2017 р., згідно з пп. 170.9.1 ПКУ, до оподатковуваного доходу не включаються витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року. У 2017 році це 320 грн.
При цьому сума добових визначається в разі відрядження у межах України згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами. На жаль, ПКУ не говорить, якими можуть бути такі підтвердні документи. На нашу думку, мались на увазі документи, які підтверджують факт службової поїздки, дату від’їзду та приїзду працівника. Одним з таких документів, до речі, є авансовий звіт працівника, про що далі.
Хоча нижче в пп. 170.9.1 ПКУ є норма, яка говорить, що будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає. Отже, за бажанням можна спробувати «відбити» оподаткування добових наявністю таких підтвердних документів.
Але у ситуації, про яку йдеться у запитанні, їх чомусь взагалі немає, є лише наказ про відрядження. Хоча працівник був відряджений на службовому автомобілі, отже, на цю поїздку мав бути оформлений, наприклад, подорожній лист, в якому зафіксовано маршрут автомобіля та дати поїздки, витрати пального.
За відсутності підтвердних документів сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку. Але такі документи можна спробувати оформити. В цьому разі, на нашу думку, достатньо буде такої сукупності документів та фактів:
1. мета відрядження у наказі керівника об’єктивно є такою, що дії працівника у відрядженні неможливо оформити документально;
2. є авансовий звіт працівника, у якому зазначені добові, і Звіт працівника про відрядження (у довільній формі), затверджений керівником;
3. на період відрядження належним чином оформлено подорожній лист службового автомобіля (або інший документ, що підтверджує використання службового автомобіля у відрядженні);
4. у табелі обліку робочого часу дні відрядження працівника мають бути позначені відповідним чином (із цього документу можна провести не тільки оплату праці під час відрядження, а і встановити його фактичну тривалість).