Видача інвалюти для закордонного відрядження працівника

Резиденти-юрособи і фізособи-підприємці та іноземні представництва мають право використовувати з поточних рахунківготівкову іноземну валюту для забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон, а також на представницькі витрати (організацію офіційних заходів за кордоном) (п. 2.1 Правил №200).

Але згідно з п. 2.2 Правил №200 уповноважений банк здійснює видачу готівкової іноземної валюти з поточного рахунка юридичної особи — резидента або іноземного представництва тільки на підставі заяви на видачу готівки, доручення повноважному представнику на отримання іноземної валюти в касі уповноваженого банку та листа-розрахунку, який містить такі дані:

• прізвище, ім'я та по батькові (за наявності) осіб, які виїжджають за кордон;
• розрахунок витрат.

Отримана готівкова іноземна валюта юридичними особами — резидентами та іноземними представництвами з власних поточних рахунків в іноземній валюті, відкритих в уповноважених банках, може використовуватися виключно на цілі, на які вона отримана. Таке правило цільового використання встановлено п. 8.14 Правил №200.

Отримання та видача готівкової інвалюти в обліку відображатиметься на субрахунку 302 «Каса в іноземній валюті».

За дебетом показують надходження валюти, за кредитом — видачу (виплату) із каси. Якщо підприємство використовує одночасно декілька валют (долари, євро, російські рублі), то потрібно відкрити субрахунки другого порядку, наприклад — 302/1 «Каса в доларах США», 302/2 «Каса в євро» тощо.

Оприбуткування валюти має здійснюватися на підставі первинних документів. Але наразі немає нормативного документа, аналогічного Положенню №637, в якому був би докладно описаний порядок документального підтвердження надходження в касу підприємства готівкової іноземної валюти.

На наш погляд, можна використовувати бланки первинних документів, передбачених для обліку національної валюти, що затверджені Положенням №637. Але ці документи мають містити інформацію щодо іноземної валюти. Тож у формах слід змінити позначку «грн.» на позначення відповідної валюти (дол., євро, руб. тощо).

Відповідно, отримана інвалюта оприбутковується за допомогою прибуткового касового ордера (ПКО) за ф. №КО-1. При цьому прибуткові касові ордери за кожною валютою повинні мати окрему нумерацію.

Далі інформацію з цього ПКО потрібно відобразити у Журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів(форма №КО-3 або КО-3а).

Видачу валюти працівника на відрядження слід оформити видатковим касовим ордером (ВКО) за ф. №КО-2. Такий ВКО також слід зафіксувати у Журналі.

Зверніть увагу! Готівкові валютні операції потрібно ще й відобразити у касовій книзі (ф. №КО-4). У касовій книзі зазначають дані про операцію одночасно у валюті, а також перераховують її у гривні, скориставшись рекомендацією НБУ, викладеною у листі від 27.01.2006 р. №11-113/353-954. У цьому ж листі дозволяється вести окремі касові книги за для обліку інвалютної готівки, у яких відповідні суми можуть відображатися як у гривні, так і в іноземній валюті.