Прийняття на роботу до підприємця

Наймані працівники

Найманим працівником є будь-яка особа, що перебуває з роботодавцем у трудових відносинах. На відміну від осіб, що виконують роботи, надають послуги на підставі цивільно-правових договорів, на працівників поширюються норми трудового законодавства (КЗпП) щодо робочого часу, часу відпочинку, зокрема надання відпусток, правила щодо соціального страхування, мінімальної зарплати та багато іншого. Якщо з особою укладено договір підряду або договір про надання послуг, вона не є працівником, і трудове законодавство на неї не поширюється. Якщо з особою укладено письмовий трудовий договір або вона допущена до роботи на підставі заяви і наказу, тоді її правильно називати працівником, адже мають місце трудові відносини.

Кількість працівників

Загалом кількість працівників, яку можуть мати підприємці або інші самозайняті особи, не обмежується. Водночас певні обмеження можливі в разі обрання спрощеної системи оподаткування. Так, підприємець може перебувати на першій групі єдиного податку, якщо він узагалі не має працівників. Підприємець на другій групі єдиного податку може мати не більше 10 працівників. Для підприємців третьої групи кількість працівників не обмежується.

Зміни з 2015 р.

Основні зміни до трудового законодавства щодо порядку оформлення прийняття на роботу найманих працівників підприємцями (далі ми говоритимемо про підприємців, маючи на увазі також і інших самозайнятих осіб) сталися з 2015 року, коли було скасовано обов'язкову реєстрацію трудового договору працівників, що працюють у фізосіб, у Державній службі зайнятості, а натомість впроваджено повідомлення ДПІ про прийняття на роботу працівника (це стосується всіх категорій роботодавців).

За результатами цих змін можна сказати, що на сьогодні на підприємця або іншу самозайняту особу повною мірою поширюється звичайний порядок прийняття на роботу — такий самий, як і при прийнятті на роботу працівників юридичними особами.

Згідно зі ст. 24 КЗпП, працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу, та повідомлення ДПІ про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому Кабміном.

Чи потрібен наказ

Для прийняття на роботу працівника підприємець повинен скласти наказ або розпорядження.

Із наведеної норми ст. 24 КЗпП випливає, що трудовий договір оформляється у вигляді наказу або розпорядження. Усі норми КЗпП побудовані таким чином, що поняття «власник або уповноважений ним орган» означає роботодавця і поширюється в т. ч. на фізособу-роботодавця. Тому вбачається, що без наказу або розпорядження працівник не може бути допущений до роботи навіть у підприємця.

Деякі спеціалісти мають іншу думку, вважаючи, що підприємець не видає наказів або розпоряджень за своєю сутністю, бо між ним та працівниками немає відносин підлеглості, які є притаманними лише організаціям (юридичним особам). Ми з цим твердженням не згодні. До того ж у цьому разі має значення насамперед пряма норма закону, яка забороняє допуск до роботи без наказу.

Чи потрібна заява

Заява про прийняття на роботу не є обов'язковою.

На практиці при прийнятті на роботу, особливо на підприємства (юридичні особи), майбутні працівники часто пишуть заяву з формулюванням «Прошу прийняти мене на роботу». Цей документ трудовим законодавством не передбачено — це данина правовому звичаю, що покликана показати волевиявлення працівника, на підставі якого роботодавець видав наказ про прийняття на роботу.

Але це не обов'язково: якщо в наказі про прийняття на роботу прописані всі основні умови праці (посада, виконувана робота, зарплата), дата початку трудового договору, працівник ознайомлений із наказом під підпис, — трудовий договір вважатиметься укладеним навіть за відсутності заяви про прийняття на роботу.

Утім, за бажання, можна використовувати заяву як зрозумілий та прийнятний інструмент у зв'язці «заява — наказ».

Чи потрібен окремий договір

Окремий трудовий договір (у вигляді окремого документа з відповідною назвою), на додачу до наказу про прийняття на роботу, не є потрібним.

Звернувшись до наведеної вище норми ст. 24 КЗпП, побачимо, що згаданий наказ або розпорядження — це і є письмове оформлення укладення трудового договору. Цього документа достатньо для допуску до роботи.

Форма трудового договору між працівником і фізособою, яка використовує найману працю, затверджена наказом Мінпраці від 08.06.2001 р. №260, на сьогодні є чинною, проте після вищеназваних законодавчих змін укладення відповідного договору є не обов'язковим.

Щоправда, якщо для підприємця це є необхідним, то укласти письмовий трудовий договір у формі окремого документа можна, але не обов'язково за формою, визначеною Наказом №260, — форма може бути довільна. Зокрема, підприємець із працівником можуть обговорити в договорі лише ті питання, що їх цікавлять (наприклад, зарплату, посадові обов'язки, графік роботи), та зробити вказівку на те, що інші умови праці визначаються трудовим законодавством та правилами, визначеними роботодавцем в установленому порядку.

Чи слід іти до центру зайнятості

Якщо підприємець і найманий працівник все ж таки вирішили скласти окремий документ «трудовий договір» (що є необов'язковим), то реєструвати його в центрі зайнятості на сьогодні не треба. Цього не можна зробити навіть за бажання, бо така реєстрація на сьогодні законом уже не передбачена.

Як оформити наказ

Обов'язкової форми наказу законодавство не передбачає. Є типова форма №п-1, затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. №489, яка може використовуватися при прийнятті на роботу. У цій формі є низка відміток, що можуть передбачатися для прийняття на роботу на різних умовах. Але, оскільки такі відмітки можна «доставити», ця форма не знайшла широкого застосування навіть на підприємствах. Найчастіше використовують простіші текстові форми. Приклад такої форми наведено в зразку 1.

Зразок 1

Заробітна плата в наказі та ознайомлення з ним

У наказі має бути конкретна вказівка на розмір оплати праці (заробітну плату). За можливості в ньому слід наводити вказівку на всі види виплат (наприклад, оклад та певні постійні доплати). Не варто обмежуватися вказівкою на штатний розпис чи якийсь інший документ, — адже йдеться про те, що наказ є, по суті, трудовим договором із конкретним працівником, і той має засвідчити свою згоду на роботу саме на конкретних умовах. Це є важливим не лише для працівника, а й для самого роботодавця. Тому наказ має містити відмітку про ознайомлення із ним найманого працівника під підпис.

Заробітна плата (якщо йдеться про роботу на окладі, то посадовий оклад) не може бути меншою від мінімальної, встановленої законом. На сьогодні це 1378 грн, з 1 травня 2016 р. вона становитиме 1450 грн, а з 1 грудня — 1550 грн на місяць.

Дата наказу

У наказі зазначається дата прийняття на роботу — це, як правило, буде дата допуску до роботи, розпочинаючи з якої працівникові слід буде нараховувати зарплату. Ми вважаємо, що з 2015 р. у наказах про прийняття на роботу треба окремо виділяти дату допуску до роботи (у зразку 1 її підкреслено), що може й не збігатися з датою прийняття (якщо в перший день трудових відносин у працівника не було зміни і зарплата йому за цей день не нараховувалася). З огляду на вищенаведене наказ про прийняття на роботу має бути виданий (і, відповідно, датований), як правило, принаймні за день до допуску до роботи. Наприклад, наказ від 11 травня про прийняття на роботу з 12 травня з допуском до роботи з 12 травня.

Випробний термін

Випробний термін працівникам підприємця може встановлюватися на загальних засадах*. Звичайно, його встановлення є не обов'язковим, і він може запроваджуватися лише тоді, коли підприємець і найманий працівник домовилися про це. Тоді в наказі про прийняття на роботу обов'язково має бути це відзначено. Відповідне врегульовано в ст. 26 КЗпП. Максимальні терміни випробування визначені в ст. 27 КЗпП: за загальним правилом — 3 місяці, а для робітників — 1 місяць.

* Випробування не встановлюється при прийнятті на роботу: осіб, які не досягли вісімнадцяти років; молодих робітників після закінчення професійних навчально-виховних закладів; молодих спеціалістів після закінчення вищих навчальних закладів; осіб, звільнених у запас з військової чи альтернативної (невійськової) служби; інвалідів, направлених на роботу відповідно до рекомендації медико-соціальної експертизи.

Якщо сторони домовилися, що випробний термін не встановлюється, про нього просто нічого в наказі не зазначається.

А можливе звільнення за результатами випробування, на яке роботодавець має право, лише поки строк випробування не закінчився (у будь-який день протягом строку випробування, але не після його закінчення), здійснюється відповідно до ст. 28 КЗпП.

Строковий трудовий договір

Щодо строку трудового договору на підприємців поширюються загальні правила, встановлені законом. Це означає, що строковий трудовий договір може бути укладений лише тоді, коли трудові відносини не можуть бути встановлені на невизначений час, з огляду на характер виконуваної роботи або виходячи з інтересів працівника. У всіх інших випадках трудовий договір має бути безстроковим (зазначається лише дата прийняття на роботу, а дата закінчення строку дії договору не визначається).

Строковий договір може бути обумовлений, наприклад, прийняттям працівника на об'єкт, що працюватиме лише деякий час (скажімо, виконання для себе чи для клієнта ремонту якогось приміщення), прийняттям працівника для заміни особи, тимчасово відсутньої внаслідок хвороби або відпустки, зокрема й у зв'язку з вагітністю і пологами або для догляду за дитиною. Формулювання щодо строку можливе в трьох варіантах: у вигляді календарної дати («до 30 червня 2017 року»), у вигляді календарного строку («терміном на 6 місяців»), у вигляді відносно визначеного строку або для здійснення якогось проекту, конкретні дати якого невідомі («на період відсутності працівника Петрицької В. Л.», «на період будівництва будинку на вул. Шевченка, 79»). В останньому випадку терміни будівництва, виконання іншого проекту можуть змінюватися, але умови договору мають бути однозначними (слід конкретизувати, про який проект ідеться).

Якщо працівник працює за строковим трудовим договором, то в день закінчення строку він має бути звільнений за п. 2 ч. 1 ст. 36 КЗпП.

Якщо ж підприємець прийняв працівника на певний строк (наприклад, на 1 рік), а потім продовжив такий договір, в абсолютній більшості випадків вважатиметься, що трудовий договір унаслідок цього продовження продовжив свою дію на невизначений строк (ст. 39-1 КЗпП). Аналогічний наслідок матиме місце і тоді, коли після закінчення строку трудового договору (після закінчення дати, закінчення календарного строку або закінчення проекту, для якого його було прийнято) працівник залишається працювати.

Неповний робочий час

При прийнятті на роботу або згодом роботодавець і працівник можуть установити режим роботи на умовах неповного робочого часу. Це може бути неповний робочий день, неповний робочий тиждень або певне їх поєднання. Про це слід зазначити в наказі про прийняття на роботу або видати окремий наказ щодо конкретних посад, видів робіт тощо («Про встановлення неповного робочого часу»).

Якщо посадовий оклад працівника дорівнює або є близьким до мінімальної зарплати, то при встановленні неповного робочого часу його заробіток за місяць може виявитися меншим від мінімальної зарплати. Наприклад, посадовий оклад — 1500 грн, працівник працює 4 години на день (на 0,5 посадового окладу), нарахована зарплата за місяць становить 750 грн. Це є цілком законним.

Щоправда, не слід сприймати встановлення неповного робочого часу як засіб економії податків. Адже законодавство передбачає серйозний штраф за формальне впровадження неповного робочого часу, коли насправді працівники працюють повний день. Коли це може бути видно з документів, такі випадки є надто штрафонебезпечними і не повинні мати місце. Так, наприклад, якщо працівник працює на 0,5 ставки, а РРО (касовий апарат), де пробивається його прізвище як касира, працює цілий день. Контрольна стрічка цього РРО буде беззаперечним доказом порушення законодавства про працю, за яке передбачено штраф у ст. 265 КЗпП. А розмір штрафу становить 30 мінімальних зарплат (41340 грн) за кожного такого працівника.

Повідомлення ДПІ

Чи не найважливішим моментом у процедурі прийняття найманого працівника на роботу на сьогодні є завчасне повідомлення про це ДПІ за місцем реєстрації підприємця. Як правило, це повідомлення має бути здійснено принаймні за день до допуску працівника до роботи. Таке повідомлення робиться шляхом подання до ДПІ спеціальної форми, що може бути складена на кожного працівника, який приймається на роботу, або на кількох разом (якщо кілька працівників приймаються одночасно). Порядок та форму повідомлення визначено постановою Кабміну від 17.06.2015 р. №413.

Для подання повідомлення достатньо наказу про прийняття на роботу, коду працівника (РНОКПП) та інформації, прийнятий він за трудовою книжкою чи ні.

Заповнимо повідомлення на підставі наказу про прийняття працівника на роботу, наведеного в зразку 1. У цьому разі працівник приймається з трудовою книжкою (див. зразок 2).

Зразок 2

Звертаємо увагу на те, що таке повідомлення має бути подано до моменту допуску працівника до роботи. Практика виробила правило, згідно з яким повідомлення треба подавати принаймні за день.

Лише у випадках, коли працівник приймається на роботу невідкладно і має приступити до роботи того самого дня, повідомлення також може бути подане того самого дня. Проте при цьому задля уникнення спору слід забезпечити наявність доказів про те, що працівник допущений до роботи саме після подання повідомлення до ДПІ (тобто треба зафіксувати не лише дату, а й час допуску до роботи).

Запис до трудової книжки

Із записом до трудової книжки працівників підприємця до 2015 р. була пов'язана така особливість: при звільненні ці записи засвідчувалися посадовою особою центру зайнятості. Це було передбачено Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, згідно з якою запис вносився на підставі знятого з реєстрації в центрі зайнятості трудового договору. Але, як уже зазначалося, з 2015 р. трудові договори не реєструються в центрі зайнятості. Відповідно, отримати засвідчення запису про звільнення в трудовій книжці унеможливилося.

Профільне міністерство не спромоглося за понад рік унести до Інструкції про трудові книжки змін (мабуть, зокрема, і тому, що є пропозиції щодо скасування цього рудимента радянської системи). Тож на сьогодні щодо цього є багато запитань.

За відсутності спеціальних норм, які б відповідали чинному законодавству, з урахуванням положень ст. 51 ЦКУ, на нашу думку, слід виходити з того, що підприємець повинен на сьогодні сам заповнювати трудові книжки працівників. Проте запис про звільнення тепер не засвідчується в центрі зайнятості. З цього питання див. також лист Мінпраці від 03.12.2015 р. №492/06/186-15.

Під питанням залишається можливість підприємцям заводити трудову книжку працівникам, які доти не мали трудових книжок. Досі прийнято було вважати, що підприємець не заводить трудову книжку. Водночас відповідних заборон законодавство не містить і не містило. Тому на сьогодні, на нашу думку, підприємець має право завести трудову книжку працівникові.

Згідно з п. 2.21-1 Інструкції про трудові книжки, трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізосіб — суб'єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи та фізосіб, які використовують найману працю, пов'язану з наданням послуг (кухарі, няньки, водії тощо), зберігаються безпосередньо у працівників. Тобто підприємець не повинен вилучати в працівника трудову книжку і зберігати її в себе. Проте з огляду на наявність відповідного реквізиту в повідомленні про прийняття на роботу затребувати в новоприйнятого працівника трудову книжку і внести до неї запис — необхідно.

У будь-якому разі до внесення змін до законодавства щодо порядку ведення трудових книжок підприємцями їх найманим працівникам слід подбати про наявність, крім записів до трудових книжок, ще й відповідних довідок від них про роботу, і поцікавитися в управлінні Пенсійного фонду за місцем проживання, чи подається підприємцем відповідна звітність і чи має такий працівник за відповідні періоди страховий стаж.