Індексація зовнішньому суміснику без довідки з основного місця роботи у 2026 році: алгоритм дій та ризики (аудіоверсія)

Коротка відповідь

Необхідно негайно призупинити подальше нарахування індексації та терміново попросити надати зовнішнього сумісника довідку з основного місця роботи за всі минулі періоди.

Якщо на підставі довідки з'ясується, що індексація нарахована безпідставно (або в надмірному розмірі), утримати ці кошти із заробітної плати можна виключно за письмовою згодою (заявою) працівника, оскільки така виплата не є лічильною (арифметичною) помилкою.

Покроковий алгоритм дій

Крок 1. Призупинити нарахування індексації

До моменту надання довідки нарахування індексації за сумісництвом проводити не можна, оскільки відповідно до п. 7 Порядку проведення індексації грошових доходів населення №1078 єдиною законною підставою для її розрахунку є довідка з основного місця роботи. Направте працівнику офіційне повідомлення про необхідність надання такої довідки.

Крок 2. Здійснити перерахунок після отримання довідки

Після того як працівник надасть довідку з основного місця роботи про розмір доходу, що підлягає індексації, та проіндексованого доходу:

• Якщо дохід за основним місцем роботи становив не менше 3 328 грн (прожитковий мінімум для працездатних осіб у 2026 році) та був проіндексований: зарплата працівника вже була проіндексована в повному обсязі. Відповідно, за сумісництвом право на індексацію було відсутнє, а вся виплачена сума є надміру виплаченою;
• Якщо дохід за основним місцем роботи був меншим за 3 328 грн: правомірна база для індексації за сумісництвом дорівнює різниці: 3 328 − дохід за основним місцем роботи. Якщо фактично було проіндексовано більше — зайву суму слід визначити як переплату;
• Якщо за основним місцем дохід був відсутній (відпустка без збереження заробітної плати, призупинення трудового договору тощо): проведена за сумісництвом індексація (в межах 3 328 грн) вважається повністю правомірною, перерахунок та повернення коштів не потрібні.

Крок 3. Врегулювати питання повернення/утримання переплати

Помилкове застосування норм законодавства (нарахування без підтвердного документа) не належить до лічильних помилок. Тому відповідно до ст. 127 КЗпП та ст. 1215 ЦКУ роботодавець не має права в односторонньому порядку наказом утримати ці кошти із зарплати.

Є два варіанти розвитку подій:

1. Працівник згоден повернути кошти (рекомендований варіант):

• Працівник пише заяву: «Прошу утримати з моєї заробітної плати за [місяць] надміру нараховану суму індексації у розмірі...» або вносить кошти до каси чи на поточний рахунок підприємства.
• На підставі заяви керівник видає наказ про виправлення помилки.
• У бухгалтерському обліку проводиться сторнування зайво нарахованої індексації.
• Коригуються зобов'язання з ЄСВ (22%), ПДФО (18%) та військового збору (5%), а також подається відповідне коригування у складі податкового розрахунку (додатки Д1 та 4ДФ).

2. Працівник відмовляється повертати кошти (або не надає довідку):

Примусово стягнути кошти неможливо.

Виплачена сума залишається в складі доходу працівника у вигляді заробітної плати. Оскільки всі податки (ПДФО 18%, ВЗ 5%, ЄСВ 22%) з неї вже були сплачені під час нарахування, донарахувань податків не виникає.

Підприємство несе збитки, які в установленому законом порядку можуть бути стягнуті з винної посадової особи (бухгалтера/розраховувача), яка допустила неправомірне нарахування.

Ризики щодо перевірок Держпраці

Нарахування індексації без довідки не є недотриманням мінімальних гарантій (за яке передбачено штраф 2 МЗП за абз. 5 ч. 2 ст. 265 КЗпП), але може кваліфікуватися інспекторами як порушення іншого законодавства про працю зі штрафом у розмірі 1 мінімальної заробітної плати (абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП, у 2026 році — 8 647 грн).

Під час дії воєнного стану в разі виконання припису інспектора праці про усунення порушення у встановлений строк штрафи за ст. 265 КЗпП не застосовуються.