Відшкодування витрат на відрядження працівникам сторонніх організацій (аудіоверсія)

Прямо виплатити неоподатковуване відшкодування витрат на відрядження працівникам сторонніх організацій не можна. Якщо виплатити їм кошти напряму, така виплата не підпадає під пільгу для відряджень і оподатковується як дохід фізособи (ПДФО 18% та військовий збір 5%).

Пояснимо.

Обмеження кола осіб

Згідно зі ст. 121 КЗпП, обов'язок та право на відшкодування витрат у зв'язку зі службовим відрядженням поширюються виключно на працівників, які перебувають у трудових відносинах із відповідним роботодавцем.

Правило звільнення від оподаткування витрат на відрядження згідно з пп. «а» п. 170.9.1 ПКУ застосовується тільки щодо:

• фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах зі своїм роботодавцем;
• членів керівних органів підприємств, установ, організацій.

Наслідки прямої виплати коштів не працівникам

Якщо організація виплатить компенсацію витрат безпосередньо фізичним особам — працівникам інших організацій:

• така виплата не вважається компенсацією витрат на відрядження у розумінні пп. 170.9.1 ПКУ;
• сума виплати включається до загального місячного оподатковуваного доходу таких фізичних осіб як додаткове благо (пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ) або інший дохід (пп. 164.2.20 ПКУ);
• організація визнається податковим агентом і зобов'язана нарахувати, утримати та сплатити до бюджету ПДФО за ставкою 18% (п. 167.1 ПКУ) та військовий збір за ставкою 5% з подальшим відображенням у додатку 4ДФ єдиної звітності.

Як правильно врегулювати розрахунки

Щоб уникнути зайвого податкового навантаження на фізичних осіб, взаєморозрахунки слід провести на рівні юридичних осіб:

Відшкодування працівникам за місцем роботи

Кожна організація самостійно оформлює наказ про відрядження для своїх співробітників і відшкодовує їм документально підтверджені витрати на підставі пп. 170.9.1 ПКУ без утримання ПДФО та військового збору.

Компенсація між організаціями

Дана організація компенсує понесені витрати іншим організаціям на підставі укладеного між юридичними особами договору (наприклад, договору про спільну діяльність, співпрацю, партнерство, надання послуг чи відшкодування витрат) із наданням копій підтвердних документів та виставленого рахунку/акта.

Висновки

• Пряме відшкодування витрат працівникам інших організацій не підпадає під податкові пільги та оподатковується ПДФО і військовим збором;
• Кожна організація повинна самостійно відряджати та відшкодовувати витрати виключно своїм працівникам; 
• Організації можуть компенсувати витрати між собою на підставі договірних відносин та первинних документів.