Оподаткування добових при неподанні внутрішнього звіту про відрядження (аудіоверсія)

Взнавати належно підтверджені добові додатковим благом та оподатковувати їх ПДФО і ВЗ лише через відсутність внутрішнього звіту про роботу не можна, якщо працівник надав передбачені пп. 170.9.1 ПКУ документи перебування у відрядженні та підтверджено господарську мету поїздки. Неподання внутрішнього звіту є порушенням трудової дисципліни, а не податковою підставою для невизнання добових.

Розглянемо. 

Податкові вимоги до підтвердження добових 

Відповідно до абз. 5 та 6 пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ, добові за час перебування у закордонному відрядженні не включаються до оподатковуваного доходу працівника (у межах не більше 80 євро за кожен календарний день за курсом НБУ) за умови виконання таких вимог:

• наявність наказу керівника про направлення у відрядження;
• наявність одного чи кількох документальних доказів перебування за кордоном (відмітки прикордонних служб про перетин кордону, проїзні документи, рахунки на проживання в готелі тощо);
• наявність документів, що підтверджують зв’язок відрядження з господарською діяльністю підприємства (запрошення приймаючої сторони, укладені договори/контракти, листування, участь у виставках/переговорах тощо).

Податковий кодекс України не встановлює обов’язкової форми чи вимоги щодо складання окремого документа «Звіт про виконану роботу». Якщо фактичний перетин кордону, дати перебування та загальний зв'язок з діяльністю підприємства підтверджені первинними документами, податкових підстав визнавати добові додатковим благом немає.

Статус внутрішнього Положення про відрядження 

Вимога щодо складання звіту про виконану роботу визначена внутрішнім локальним актом підприємства (Положенням про відрядження).

Дотримання положень внутрішніх актів роботодавця належить до сфери трудового законодавства (ст. 139 КЗпП). Невиконання працівником вимоги подати звіт є порушенням трудової дисципліни, а не підставою для позбавлення гарантованих законом компенсацій. 

Відповідно до ст. 121 КЗпП, виплата добових є державною трудовою гарантією за дні перебування у відрядженні.

За порушення внутрішнього регламенту керівник підприємства має право застосувати до працівника заходи дисциплінарного впливу (ст. 147 КЗпП — догану) або депреміювати (якщо це передбачено Положенням про преміювання), але не скасовувати факт фактично здійсненого відрядження.

Ризик додаткового блага 

Перекваліфікація виплачених добових у додаткове благо з нарахуванням ПДФО за ставкою 18% (із застосуванням коефіцієнта 1,219512 відповідно до п. 164.5 ПКУ) та ВЗ за ставкою 5% виникає виключно у випадках, коли:

• повністю відсутні первинні документи, що підтверджують фактичні дати перебування за кордоном;
• відсутні будь-які докази господарської мети поїздки (наприклад, якщо звіт був єдиним документом, який міг пояснити, з якою метою працівник туди їздив, за повної відсутності контрактів, листування, квитків чи запрошень).

Підсумовуючи зазначене рекомендуємо:

• За наявності наказу, квитків, рахунків готелю або відміток про перетин кордону та інших доказів службової мети прийняти підтвердні документи та закрити підзвітні суми щодо добових без оподаткування;
• Вимагати від працівника надання письмових пояснень або складання передбаченого внутрішнім положенням звіту;
• У разі відмови застосувати дисциплінарні заходи відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядку підприємства.

Висновки

• Неподання внутрішнього звіту про роботу не позбавляє працівника права на неоподатковувані добові, якщо є всі належні документи;
• Вимога звіту у внутрішньому положенні стосується трудової дисципліни, а не податкового законодавства;
• За порушення внутрішнього регламенту роботодавець може застосувати лише дисциплінарне стягнення, але не оподатковувати добові.