Коротка відповідь
При придбанні товарів/матеріалів за власні кошти норми Податкового кодексу України (ПКУ) щодо обов'язкових граничних строків звітування (пп. 170.9.3) не застосовуються, оскільки вони поширюються виключно на кошти, видані під звіт. Граничний строк подання документів для відшкодування обмежений лише загальним строком позовної давності — 3 роки відповідно до ст. 257 ЦКУ.
ДПС у своїх роз'ясненнях (ЗІР, категорія 109.15) формально рекомендує надавати документи у строки, передбачені для підзвітних осіб (для закупівлі від 19.05.2026 р. — до 30 червня 2026 року). Проте у разі порушення цього строку або подання документів пізніше жодні податкові санкції чи фінансові штрафи не застосовуються ні до директора, ні до підприємства.
Обґрунтування
1. Обов'язковість подання авансового звіту
Згідно з пп. 170.9.4 ПКУ, Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (за формою Мінфіну №841), обов'язково складається та подається платником податку лише у двох випадках:
- за наявності оподатковуваного доходу (для розрахунку ПДФО у разі неповернення авансу);
- у разі використання готівки понад суму добових витрат.
Якщо директор витратив власні кошти і аванс підприємством попередньо не видавався, у нього не виникає надміру витрачених коштів чи іншого оподатковуваного доходу (за умови підтвердження роботодавцем доцільності таких витрат). Тому подавати офіційний авансовий звіт за формою Мінфіну №841 за нормами ПКУ директор не зобов'язаний.
Водночас подання такого Звіту або письмової заяви у довільній формі разом із оригіналами документів необхідно для виконання норм ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та внутрішніх положень підприємства для проведень у бухгалтерському обліку та виплати компенсації.
2. Строк подання підтвердних документів
Оскільки купівля здійснювалася за власні кошти, норми пп. 170.9.3 ПКУ (зокрема, щодо строків звітування та їх продовження на місяць у разі безготівкових розрахунків особистою карткою) на цю операцію не поширюються. Законодавчо встановленого строку подання первинних документів у разі витрачання власних коштів у ПКУ немає. Працівник може звернутися за компенсацією у будь-який час у межах загального строку позовної давності — 3 роки відповідно до ст. 257 ЦКУ.
Податкові органи у своїх роз'ясненнях (ЗІР, підкатегорія 109.15) формально радять орієнтуватися на строки звітування для підзвітних осіб. Відповідно до цієї рекомендації, для матеріалів, придбаних 19 травня 2026 року, документи доцільно надати до 30 червня 2026 року (до кінця місяця, наступного за місяцем виконання дії). Проте порушення цього орієнтиру не тягне за собою відповідальності.
3. Відсутність відповідальності та штрафів
Оскільки директор не отримував підзвітних коштів від підприємства, у нього не виникає заборгованості або надміру витрачених коштів, що підлягали б оподаткуванню згідно з пп. 164.2.11 ПКУ. У разі подання документів з відхиленням від зазначених рекомендованих строків (навіть після 30 червня 2026 року) жодні фінансові або податкові санкції ні до директора, ні до підприємства не застосовуються. Цю позицію також підтверджує ДПС у ЗІР (підкатегорія 109.15).
4. Правова основа для відшкодування
Питання правомірності використання власних коштів працівником та їх подальшого відшкодування підприємством регулюються ст. 1159, 1160 ЦКУ (дії в інтересах іншої особи без її доручення). Виплата компенсації здійснюється на підставі наданих директором оригіналів первинних документів (видаткової накладної, касового/товарного чека, квитанції тощо), які підтверджують факт отримання та оплати матеріалів.
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
