Коротка відповідь
Нормативно подання повідомлення в електронній формі звільняє від обов’язку дублювати його на папері. Проте суто сервіс «Актуалізація відомостей» на Порталі «Дія» технічно не замінює собою Повідомлення про прийняття/звільнення (додаток 4), тому для уникнення штрафів наразі безпечніше подати паперове повідомлення до ТЦК та СП у 7-денний строк.
Обґрунтування та детальний аналіз
1. Нормативна позиція законодавства та Міноборони
Відповідно до пп. 34 Порядку №1487:
- Роботодавець зобов'язаний надіслати повідомлення про зміну облікових даних у разі прийняття або звільнення працівника у семиденний строк із дня видання наказу;
- Повідомлення дозволено подавати в електронній формі (зокрема через Портал «Дія» або електронний кабінет персонального військового обліку);
- Якщо повідомлення подано засобами електронного зв'язку, додатково в паперовій формі воно не подається. Міноборони у своїх роз'ясненнях також підтверджувало, що надсилання даних через «Дію» звільняє від паперового документообігу.
2. Технічна позиція Порталу «Дія»
Позиція служби технічної підтримки Порталу «Дія» полягає в тому, що актуалізація даних і подання Повідомлення (додатка 4) — це дві різні процедури:
- Сервіс «Актуалізація відомостей персонального обліку працівників» запроваджений для щорічного онлайн-звіряння списків з Єдиним державним реєстром «Оберіг» та виправлення неточностей;
- Під час звичайної актуалізації записів не завжди фіксуються реквізити первинного кадрового документа (дата і номер наказу про прийняття або про звільнення), які є обов'язковими для додатка 4. Тому технічно цей функціонал не вважається повноцінним виконанням вимоги щодо кадрового сповіщення.
3. Ризики та практика ТЦК та СП
Багато територіальних центрів комплектування станом на сьогодні ще не перейшли на виключно електронну фіксацію кадрового руху та вимагають надання повідомлень за встановленою формою Додатка 4.
Неподання або несвоєчасне повідомлення ТЦК та СП кваліфікується як порушення законодавства про мобілізаційну підготовку та військовий облік за ст. 210-1 КУпАП, що під час воєнного стану передбачає накладення штрафу на посадових осіб підприємства у розмірі від 34 000 до 59 500 грн.
Безпечний алгоритм дій для роботодавця
- Якщо передали зміни через «Дію»: навіть після оновлення відомостей у системі рекомендується сформувати паперове Повідомлення про зміну облікових даних за формою додатка 4 до Порядку №1487;
- Строк: надіслати його не пізніше 7 календарних днів з дати видання наказу про прийняття/звільнення;
- Куди надсилати: до районного (міського) ТЦК та СП, у якому військовозобов'язаний фактично перебуває на обліку згідно з його військово-обліковим документом (а не за місцезнаходженням підприємства);
- Спосіб відправки: разом із супровідним листом засобами поштового зв'язку — рекомендованим листом з описом вкладення та повідомленням про вручення (опис та чек зберегти як доказ належного виконання обов'язку).
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
