Повернення невикористаного авансу на відрядження-2026: терміни та оподаткування (аудіоверсія)

Строки звітування та повернення невикористаних коштів

Відповідно до пп. 170.9.3 ПКУ, якщо аванс на відрядження був перерахований на платіжну картку працівника або під час відрядження використовувалися корпоративні чи особисті платіжні інструменти для безготівкових розрахунків, працівник повинен надати підтвердні документи та повернути суму надміру витрачених (невикористаних) коштів до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження.

Оскільки перше відрядження завершилося 22.06.2026 р., граничним строком для повернення невикористаного залишку коштів є 31.07.2026 р.

Станом на 08.07.2026 р. цей строк ще не сплив. Отже, працівник не порушив вимоги податкового законодавства, а підстав для оподаткування неповерненого залишку чи застосування податкових санкцій наразі немає.

Якщо ж аванс було видано готівкою, то ПКУ не встановлює окремого строку для повернення таких коштів, у тому числі якщо готівка була отримана шляхом зняття з платіжної картки.

Водночас п. 3 Порядку складання Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, затвердженого наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. №841, передбачає, що надміру витрачені (невикористані) кошти повертаються до каси підприємства або зараховуються на рахунок особи, яка їх видала, до або під час подання авансового звіту.

Якщо авансовий звіт не складається, оскільки законодавство цього не вимагає, невикористані кошти також доцільно повернути не пізніше закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження.

Чи можна зарахувати залишок першого авансу в рахунок другого?

Чинне законодавство не передбачає механізму перенесення (взаємозаліку) невикористаного залишку коштів з одного відрядження на інше.

Кожне відрядження є окремою господарською операцією, оформленою власним наказом та забезпеченою окремим авансом. Тому для уникнення претензій з боку контролюючих органів рекомендується:

• окремо повернути невикористаний залишок авансу за перше відрядження до каси підприємства (із оформленням прибуткового касового ордера) або на банківський рахунок роботодавця;
• окремо відзвітувати за друге відрядження після його завершення у встановлені законодавством строки.

Таким чином, використовувати залишок коштів за першим відрядження як аванс на друге не варто.

Що буде, якщо пропустити строк повернення?

Якщо невикористаний залишок авансу не буде повернуто до 31.07.2026 р. включно, то з 01.08.2026 р. ця сума набуде статусу оподатковуваного доходу працівника відповідно до пп. 164.2.11 ПКУ як надміру витрачені кошти.

У такому разі роботодавець повинен утримати:

• ПДФО за ставкою 18 % із застосуванням «натурального» коефіцієнта 1,219512 (п. 164.5 ПКУ);
• військовий збір за ставкою 5 % із фактичної суми неповернених коштів (без застосування коефіцієнта).

Приклад

Якщо неповернений залишок становить 1 000 грн, то:

• база оподаткування ПДФО — 1 219,51 грн (1 000 × 1,219512);
• ПДФО — 219,51 грн;
• військовий збір — 50 грн;
• загальна сума податків — 269,51 грн.

Ці суми утримуються із найближчого оподатковуваного доходу працівника.

Чи можна видати другий аванс без звіту за перший?

Для приватних підприємств законодавство не забороняє направляти працівника у нове відрядження та перераховувати йому новий безготівковий аванс до моменту остаточного звітування за попереднім, якщо інше не передбачено внутрішнім Положенням про службові відрядження.

Інша ситуація виникає, якщо перший аванс було видано готівкою з каси.

У такому разі діє пряма заборона, встановлена п. 19 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. №148. Нові готівкові кошти під звіт не можуть бути видані працівникові, який не відзвітував за раніше отриманий аванс.

Порушення цієї вимоги розглядається як порушення порядку ведення касових операцій. За це до посадових осіб підприємства (директора, головного бухгалтера) може бути застосована адміністративна відповідальність за ст. 163-15 КУпАП:

від 100 до 200 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 1 700 до 3 400 грн);

за повторне порушення протягом року — від 500 до 1 000 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 8 500 до 17 000 грн).

Висновки

1. Якщо аванс було видано безготівково, працівник має право повернути невикористаний залишок коштів за перше відрядження до 31.07.2026 р. включно. До цієї дати підстав для оподаткування неповернених коштів немає;
2. Залишок авансу за першим відрядженням не слід зараховувати в рахунок другого відрядження. Його необхідно окремо повернути до каси або на рахунок підприємства;
3. Видача нового безготівкового авансу до звітування за попередній не заборонена законодавством, якщо інше не встановлено внутрішніми документами підприємства;
4. Якщо попередній аванс було видано готівкою, видавати нову готівку під звіт до повного звітування за попереднім авансом не можна.