Працівник загинув під час служби: як припинити трудові відносини та розрахувати компенсацію за відпустку? (аудіоверсія)

Дата та підстава припинення трудових відносин

Трудовий договір припиняється у зв’язку зі смертю працівника на підставі п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП.

Датою припинення трудових відносин є дата смерті працівника, зазначена у свідоцтві про смерть, незалежно від дати видання наказу. Наказ оформлюють поточною датою — у травні 2026 року, але датою звільнення в ньому зазначають саме дату смерті працівника.

Розрахунок компенсації за невикористану відпустку

Період, за який нараховуються дні щорічної відпустки

Право на щорічну основну відпустку за період військової служби зберігалося за мобілізованими працівниками лише до 18.07.2022 включно.

З 19.07.2022 р. період військової служби не зараховується до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку, оскільки за працівником зберігається місце роботи і посада, але не зберігається середній заробіток. Підстава — п. 2 ч. 1 ст. 9 Закону України «Про відпустки».

Розрахунок середньої зарплати

Для компенсації за відпустки, право на які набуте до 31.12.2023 р., Порядок №100 передбачає спеціальне правило: середню заробітну плату обчислюють виходячи з виплат, нарахованих у 2023 році.

Якщо у 2023 році заробітку не було, розрахунок проводять виходячи з посадового окладу або тарифної ставки, установлених працівникові в трудовому договорі.

Якщо посадовий оклад менший за мінімальну заробітну плату, середню зарплату розраховують із мінімальної зарплати, установленої на час розрахунку. Якщо працівник працював на умовах неповного робочого часу, розрахунок проводять пропорційно умовам трудового договору.

Підстава — абз. 3–5 п. 4 Порядку №100.

Оподаткування остаточного розрахунку

ПДФО та військовий збір

Сума компенсації за невикористану відпустку оподатковується:

• ПДФО — за ставкою 18%;
• військовим збором — за ставкою 5%, оскільки нарахування здійснюється після 01.12.2024 р.

ЄСВ

На виплати, нараховані померлому працівнику за період до дати смерті включно, зокрема на компенсацію за невикористану відпустку, ЄСВ нараховується на загальних підставах.

Такі виплати належать до періоду, коли особа ще перебувала у трудових відносинах і мала статус застрахованої особи. Такий підхід підтверджено, зокрема, в ІПК ДПС від 24.07.2025 р. №3978/ІПК/99-00-24-03-03 та роз’ясненні ЗІР, категорія 201.04.01.

Відображення у єдиній звітності

Додаток Д5

За звітний період, у якому працівник помер, тобто за листопад 2025 року, потрібно подати Податковий розрахунок з типом «Уточнюючий» із додатком Д5.

У Д5 зазначають:

• дату припинення трудових відносин — дату смерті працівника;
• підставу припинення трудового договору — п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП;
• реквізити наказу, виданого у травні 2026 року.

Додаток Д1 та додаток 4ДФ

Щоб коректно виправити дані щодо померлого працівника у додатку Д1 до «Уточнюючого» Податкового розрахунку за листопад 2025 року, потрібно скоригувати кількість календарних днів перебування у трудових відносинах, зазначену у графі 14.

Для цього в уточнюючому Д1 формують два рядки.

1. Рядок на виключення помилкового запису

• У цьому рядку зазначають РНОКПП померлого працівника;
• У графі 14 повторюють раніше відображену кількість днів перебування у трудових відносинах — 30 календарних днів;
• У графі 25 проставляють ознаку «1» — рядок на виключення.

2. Рядок на внесення правильних даних

• У другому рядку також зазначають РНОКПП померлого працівника;
• У графі 14 вказують фактичну кількість календарних днів перебування у трудових відносинах — до дати смерті включно;
• У графі 25 проставляють ознаку «0» — рядок на введення правильних даних.

Такі самі уточнення потрібно провести щодо Д1 за грудень 2025 року, січень, лютий і березень 2026 року, якщо в цих місяцях працівника помилково відображали як такого, що перебував у трудових відносинах. Для кожного місяця подають окремий Податковий розрахунок з типом «Уточнюючий».

Остаточний розрахунок у звітності за травень 2026 року

Остаточний розрахунок із померлим працівником відображають у додатках Д1 та 4ДФ до Податкового розрахунку за травень 2026 року.

Із суми остаточного розрахунку утримують ПДФО та військовий збір.

У додатку 4ДФ за травень 2026 року суму остаточного розрахунку, яку виплачують членам сім’ї померлого працівника, відображають з ознакою доходу «101». При цьому зазначають РНОКПП саме померлого працівника. Такий підхід підтверджено роз’ясненням ЗІР, категорія 103.25.

Суму остаточного розрахунку також показують у додатку Д1 за травень 2026 року за РНОКПП померлого працівника. Якщо нарахування проводиться за минулий період, у графі 10 зазначають місяць і рік, за який проведено нарахування.

Допомога на поховання

Допомога на поховання, що виплачується за рахунок ПФУ, не оподатковується ПДФО, а отже, і військовим збором на підставі пп. «а» пп. 165.1.22 ПКУ.

Неоподатковуваний розмір такої допомоги з 13.03.2026 р. становить 8500 грн.

Окремо роботодавець за останнім місцем роботи померлого працівника може надати допомогу на поховання. У 2026 році така допомога не оподатковується в межах 9320 грн згідно з пп. «б» пп. 165.1.22 ПКУ.

У додатку 4ДФ допомогу на поховання, надану роботодавцем, відображають за РНОКПП отримувача — члена сім’ї або іншої особи, якій виплачено допомогу. Ознака доходу — «146».

На суму допомоги на поховання ЄСВ не нараховується, оскільки така виплата не входить до бази нарахування ЄСВ. Відповідно, у додатку Д1 її не відображають.

Висновки

1. Трудові відносини припиняють датою смерті працівника на підставі п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП. Наказ видають поточною датою, але датою звільнення зазначають дату смерті;
2. Компенсацію за невикористану щорічну відпустку нараховують лише за період, який дає право на відпустку;
3. Середню зарплату для компенсації за відпустки, право на які набуте до 31.12.2023, розраховують за спеціальним правилом Порядку №100: із виплат 2023 року, а за їх відсутності — з окладу або МЗП;
4. Остаточний розрахунок оподатковують як зарплатну виплату: ПДФО — 18%, військовий збір — 5%. ЄСВ нараховують, якщо виплата стосується періоду до дати смерті включно;
5. У звітності потрібно окремо уточнити кадрові дані й показати остаточний розрахунок: Д5 та Д1 уточнюють за періоди помилкового відображення працівника, а остаточний розрахунок показують у Д1 і 4ДФ за місяць фактичного нарахування.