Нарахування зайвих відпускних не вважається серйозним правопорушенням (кримінальним чи адміністративним), проте це є порушенням трудового законодавства та правил бухгалтерського обліку, яке потребує обов’язкового виправлення. Наслідки залежать від того, чи буде ця помилка виправлена вчасно.
Коротко
Роботодавець має право утримати зайво виплачені кошти лише у чітко визначених законом випадках (наприклад, при звільненні за невідпрацьовані дні). Якщо це просто помилка в розрахунках, її потрібно виправити через сторнування та коригування звітності, інакше підприємству загрожує штраф за порушення вимог законодавства про працю.
Обґрунтування
1. Правові підстави для повернення коштів
Законодавство передбачає обмежений перелік випадків, коли з працівника можна стягнути зайво виплачені відпускні:
При звільненні
Якщо працівник використав відпустку «наперед» за невідпрацьовану частину робочого року, роботодавець проводить відрахування із заробітної плати для покриття заборгованості перед підприємством (ст. 127 КЗпП, ст. 22 Закону «Про відпустки»).
Рахункова помилка
Якщо зайве нарахування сталося внаслідок ме-ханічної або арифметичної помилки, роботодавець може видати наказ про утримання коштів не пізніше ніж через місяць з дня виплати (ст. 127 КЗпП).
2. Податкові наслідки та звітність
Оскільки з відпускних уже сплачено податки, при їх поверненні або утриманні виникає необхідність коригування:
- Військовий збір: З 1 грудня 2024 року ставка становить 5% для найманих працівників;
- ПДФО: Ставка становить 18%;
- Звітність: У Податковому розрахунку (додатки Д1 та 4ДФ) суми відображаються вже після вирахування повернутих відпускних. Якщо доходу працівника в місяці звільнення не вистачає для покриття боргу, він має повернути кошти в касу або на рахунок добровільно.
3. Ризики та відповідальність
Для підприємства
Невиправлена помилка в нарахуванні зарпла-ти/відпускних може бути кваліфікована як «порушення інших вимог трудового законодавства». Згідно зі ст. 265 КЗпП, за це передбачено штраф у розмірі однієї мінімальної заробітної плати (станом на 2026 рік сума залежить від встановленого бюджетом рівня).
Для посадових осіб
Можливий адміністративний штраф за порушення встановлених термінів виплати пенсій, стипендій, заробітної плати або виплату їх не в повному обсязі (ст. 41 КУпАП).
4. Що робити, якщо працівник не повертає кошти?
Якщо працівник відмовляється повертати кошти добровільно (і це не випадок звільнення з відпусткою «наперед»), роботодавець може звернутися до суду. Строк для звернення — один рік з дня виявлення шкоди (ст. 233 КЗпП).
Рекомендація: Найбезпечніший шлях — оформити наказ про виправлення помилки (якщо не минув місяць) або домовитися з працівником про добровільне повернення коштів. Якщо сума незначна, роботодавець може прийняти рішення про «прощення боргу», але тоді сума залишається оподаткованим доходом працівника без права на повернення сплачених податків.
Висновки
Надмірне нарахування відпускних – це бухгалтерська помилка, яку потрібно виправляти. Якщо це лічильна помилка, кошти можна утримати із зарплати працівника протягом місяця, інакше потрібна його згода. Важливо скоригувати податки (ПДФО, ВЗ, ЄСВ) та відобразити виправлення в обліку, щоб уникнути штрафів під час перевірок.
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
