Порядок оформлення та виплати належних коштів у зв’язку зі смертю працівника

Припинення трудових відносин у зв’язку зі смертю працівника регулюється нормами КЗпП, Цивільного кодексу та податкового законодавства.

Порядок здійснення виплат та оформлення звільнення

Документальне оформлення

Трудовий договір припиняється на підставі п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП у зв'язку зі смертю працівника.

Датою припинення трудових відносин є дата смерті, зазначена у свідоцтві про смерть, незалежно від того, коли роботодавець отримав документ і видав наказ. Наказ видається поточною датою, але в ньому вказується дата звільнення «заднім числом» (день смерті).

Розрахунок належних сум 

Роботодавець повинен нарахувати:

• Заробітну плату за фактично відпрацьований час по день смерті включно;
• Грошову компенсацію за всі невикористані дні щорічної відпустки (та додаткової відпустки на дітей, якщо є право);
• Допомогу з тимчасової непрацездатності (якщо працівник хворів перед смертю).

Кому виплачувати кошти?

Згідно з  ст. 1227 ЦКУ, суми заробітної плати та інших виплат, не одержаних працівником за життя, передаються членам його сім'ї.

Хто є членами сім'ї?

Подружжя, діти, батьки (якщо вони спільно проживали та були пов'язані спільним побутом).

Документи для виплати

Заява від родича, копія свідоцтва про смерть, паспорт заявника та документи, що підтверджують родинний зв'язок і спільне проживання (свідоцтво про шлюб, про народження тощо).

Якщо родичів немає

Кошти включаються до складу спадщини та виплачуються лише спадкоємцям на підставі свідоцтва про право на спадщину, виданого нотаріусом.

Оподаткування та звітність

ПДФО та Військовий збір

Утримуються на загальних підставах: ПДФО — 18%, військовий збір — 5% (згідно з нормами, чинними з 01.12.2024).

ЄСВ

Нараховується за ставкою 22%/8,41% на всі виплати (зарплату, компенсацію відпустки), оскільки вони стосуються періоду, коли особа була застрахованою.

Відображення у звітності

У додатку 4ДФ суми відображаються за РНОКПП (ІПН) померлого працівника з ознакою доходу «101». У додатку 5 вказується дата смерті як дата звільнення.

Чому не можна перераховувати на картку померлого?

Після смерті особи її цивільна правоздатність припиняється. Банківський рахунок має бути закритий, а кошти на ньому стають об'єктом спадкування. Перерахування зарплати на картку після смерті є порушенням  ст. 1227 ЦКУ, оскільки закон вимагає прямої передачі цих коштів членам сім'ї. Виплата має бути проведена готівкою з каси або перерахована на банківський рахунок родича, який звернувся із заявою.

Висновок

Виплати, належні померлому працівнику, заборонено перераховувати на його власну платіжну (зарплатну) картку. Усі кошти мають бути виплачені членам його сім'ї, а за їх відсутності — включені до складу спадщини.