Відшкодування витрат на таксі у відрядженні

Так, відшкодувати працівнику витрати на таксі під час відрядження можна, але лише за наявності дозволу керівника та повного пакету підтвердних документів. Якщо зв'язок поїздки з господарською діяльністю не підтверджено, або для бюджетних установ у відрядженні по Україні, така компенсація буде вважатися додатковим благом працівника і підлягатиме оподаткуванню.

Обґрунтування

Законодавство встановлює чіткі умови для відшкодування витрат на таксі, понесених працівником у відрядженні.

1. Умови для відшкодування

Ключовою умовою для компенсації витрат на таксі є дозвіл керівника. Це прямо передбачено пп. 9 розділу ІІІ Інструкції №59.

Для приватних (небюджетних) підприємств норми Інструкції №59 мають рекомендаційний характер. Проте, щоб уникнути податкових ризиків, доцільно закріпити можливість та порядок відшкодування таких витрат у внутрішньому документі, наприклад, у Положенні про відрядження, та отримувати дозвіл керівника на кожну таку поїздку.

2. Оподаткування відшкодованих витрат

Порядок оподаткування залежить від типу установи та напрямку відрядження.

Без оподаткування: Сума відшкодованих витрат на таксі не включається до оподатковуваного доходу працівника і не оподатковується ПДФО та військовим збором, якщо:

• Поїздка пов'язана з господарською діяльністю підприємства;
• Є дозвіл керівника;
• Надано повний пакет підтвердних документів;
• Для відряджень за кордон відшкодування витрат на таксі (за наявності документів) не є об'єктом оподаткування (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ).

З оподаткуванням (як додаткове благо): Компенсація за таксі визнається додатковим благом працівника і оподатковується ПДФО за ставкою 18% (із застосуванням натурального коефіцієнта 1,219512) та військовим збором за ставкою 5% (без коефіцієнта), якщо:

Відсутній дозвіл керівника або належні підтвердні документи;

Йдеться про відрядження в межах України для працівника установи, що фінансується за рахунок бюджетних коштів. Це пов'язано з тим, що пп. 6 розділу ІІ Інструкції №59 прямо виключає таксі з переліку транспорту загального користування, витрати на який відшкодовуються бюджетниками.

3. Необхідні документи від працівника

Оскільки працівник розрахувався власною карткою, для правомірного відшкодування витрат без оподаткування він має надати до авансового звіту:

• Документ, що підтверджує вартість послуги: фіскальний чек, квитанцію або рахунок від перевізника (служби таксі). Цей документ має містити інформацію про маршрут, вартість поїздки та дані надавача послуг;
• Документ, що підтверджує факт оплати: виписка з його особистого карткового рахунку, що засвідчує списання коштів за цю поїздку. Відповідно до пп. 170.9.2 ПКУ, виписка з рахунку є належним підтвердженням вартості витрат при розрахунках платіжною карткою;
• Документи, що підтверджують зв'язок з господарською діяльністю: авансовий звіт із зазначенням мети та маршруту поїздки, а також дозвіл керівника (наприклад, у вигляді резолюції на службовій записці працівника або окремого наказу).

Наявність одночасно і документа від перевізника, і виписки з банку є важливою для уникнення визнання виплати додатковим благом.