Так, компенсувати витрати працівника без належних підтвердних документів можна, але не як відшкодування витрат на відрядження, а як виплату додаткового блага. Така компенсація підлягає оподаткуванню ПДФО (18%) із застосуванням «натурального» коефіцієнта та військовим збором (5%). Ця виплата не є заробітною платою.
Обґрунтування
Чому не можна оформити через авансовий звіт без податків? Для того, щоб витрати на відрядження не оподатковувалися, вони мають бути підтверджені відповідними документами (транспортні квитки, рахунки готелів, посадочні талони тощо). Цього вимагає пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ. За відсутності таких документів відшкодована сума не може вважатися неоподатковуваною компенсацією витрат на відрядження.
Як класифікується така виплата? Якщо підприємство все ж вирішує компенсувати працівнику такі непідтверджені витрати, ця сума розцінюється як додаткове благо. Згідно з пп. 164.2.17 ПКУ, до доходу платника податку включається вартість майна чи послуг, безоплатно наданих йому, або компенсація вартості такого використання, якщо це не пов'язано з виконанням трудових функцій.
Оподаткування додаткового блага Така компенсація оподатковується наступним чином:
- ПДФО: Ставка 18%. Оскільки дохід надається у негрошовій формі (підприємство покриває витрати працівника), база оподаткування визначається із застосуванням «натурального» коефіцієнта 1,219512, як це передбачено пп. 164.5 ПКУ.
- Військовий збір: Ставка 5%. Утримується з суми компенсації без застосування «натурального» коефіцієнта.
- Єдиний соціальний внесок (ЄСВ): Не нараховується, оскільки така виплата не входить до фонду оплати праці.
Процедура оформлення
Щоб юридично коректно провести таку виплату, необхідно:
- Отримати від працівника заяву з проханням компенсувати витрати та поясненням причин відсутності підтвердних документів;
- Долучити до заяви всі наявні документи, що можуть опосередковано підтвердити витрати;
- Видати наказ керівника про відшкодування витрат працівнику саме як додаткового блага, з дорученням бухгалтерії нарахувати та утримати ПДФО і військовий збір.
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
