Документи для прийняття працівника на роботу

Для оформлення на роботу працівник зобов’язаний надати паспорт, реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП), трудову книжку (за наявності) або витяг із реєстру застрахованих осіб, а також військово-обліковий документ (для військовозобов'язаних).

Нижче наведено детальний перелік документів та вимог згідно з чинним законодавством:

1. Обов’язкові документи для всіх категорій

Відповідно до ст. 24 КЗпП, при укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати:

• Паспорт або інший документ, що посвідчує особу. Допускається використання е-паспорта в застосунку «Дія»;
• Трудову книжку (за наявності) або відомості про трудову діяльність із реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Документ про присвоєння РНОКПП (ідентифікаційний код). Він не надається лише особами, які мають відмітку в паспорті про відмову від коду через релігійні переконання.

2. Військово-облікові документи (ВОД)

Роботодавець зобов'язаний перевірити наявність ВОД у призовників, військовозобов’язаних та резервістів. Приймати на роботу без цих документів заборонено (пп.34 Порядку №1487):

• Для призовників — посвідчення про приписку до призовної дільниці;
• Для військовозобов’язаних — військовий квиток або тимчасове посвідчення;
• Для резервістів — військовий квиток.

Електронний ВОД (з QR-кодом, наприклад, із застосунку «Резерв+») має таку саму юридичну силу, як і паперовий.

3. Документи для специфічних посад та категорій

• Документ про освіту (диплом, атестат, сертифікат): надається, якщо робота потребує спеціальних знань або кваліфікації;
• Документ про стан здоров'я (медична книжка): обов'язковий для певних категорій (працівники харчової промисловості, медики, водії, неповнолітні тощо);
• Для осіб з інвалідністю: довідка МСЕК/ Витяг експертної команди  з оцінювання повсякденного функціонування особи та індивідуальна програма реабілітації;
• Для іноземців: дозвіл на застосування праці (отримує роботодавець) та посвідка на тимчасове/постійне проживання.

4. Внутрішнє оформлення (документи від працівника та роботодавця)

• Заява про прийняття на роботу: працівник вказує посаду, дату початку роботи та тип зайнятості (основне місце чи сумісництво). Хоча заява не є обов'язковою за наявності письмового договору, вона є загальноприйнятою практикою;
• Трудовий договір: може бути усним (оформлюється заявою та наказом) або письмовим. Під час воєнного стану форма договору визначається за згодою сторін (ст. 2 Закону №2136);
• Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу: обов'язковий документ, з яким працівника ознайомлюють під підпис;
• Повідомлення ДПС: роботодавець має подати повідомлення до податкової служби до моменту допуску працівника до роботи (Постанова КМУ №413).

Важливо: Роботодавцю заборонено вимагати документи, надання яких не передбачено законодавством, зокрема відомості про партійну приналежність, походження або реєстрацію місця проживання (ст. 25 КЗпП). Проте для ведення військового обліку роботодавець має право уточнити місце фактичного проживання працівника.