Компенсація витрат на паливо працівнику у відрядженні

Компенсувати витрати на пальне працівнику, який використовує власне авто у відрядженні, можна двома способами:

1. Без оподаткування — якщо з працівником укладено договір оренди або позички автомобіля;
2. З оподаткуванням як додаткове благо — якщо такий договір відсутній, і компенсація виплачується за рішенням керівника.

Обґрунтування

Законодавство не передбачає прямого порядку відшкодування витрат на пальне, якщо працівник їде у відрядження на власному автомобілі. Тому існують два основні варіанти оформлення та оподаткування такої компенсації.

Варіант 1: Відшкодування витрат на пальне без оподаткування (за наявності договору)

Щоб уникнути оподаткування компенсації за пальне, використання автомобіля працівника у господарській діяльності підприємства має бути офіційно оформлене. Це можна зробити шляхом укладення одного з таких договорів:

• Договір оренди (найму): За цим договором підприємство бере автомобіль у тимчасове платне користування.
• Договір позички: За цим договором автомобіль передається у безоплатне користування на визначений строк (ст. 827 ЦКУ).

За наявності одного з цих договорів автомобіль набуває статусу службового на час відрядження. У такому разі відшкодування вартості пального, придбаного працівником для поїздки, не вважається його доходом і, відповідно, не оподатковується податком на доходи фізичних осіб (ПДФО) та військовим збором (ВЗ).

Важливо: сама орендна плата за договором оренди є оподатковуваним доходом працівника, з якого утримується ПДФО (18%) та ВЗ (5%). Однак відшкодування вартості пального розглядається як звичайне відшкодування витрат на відрядження.

Варіант 2: Компенсація як додаткове благо (якщо договір не укладено)

Якщо між підприємством та працівником не укладено жодного договору про використання автомобіля, будь-яка компенсація вартості пального розглядається як додаткове благо працівника.

Така виплата оподатковується на підставі пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ:

• ПДФО за ставкою 18%;
• Військовий збір за ставкою 5% (ставка чинна з 1 грудня 2024 року);
• ЄСВ на суму такої компенсації не нараховується;
• У звітності (Додаток 4ДФ) такий дохід відображається з ознакою доходу «126».

Документальне оформлення та облік:

• При варіанті 1 (з договором): пальне оприбутковується на баланс підприємства (Дт 203 Кт 372) на підставі авансового звіту та чеків з АЗС, а потім списується на витрати (Дт 23, 91-94 Кт 203) на підставі подорожнього листа;
• При варіанті 2 (без договору): компенсація нараховується як інша виплата працівнику (Дт 949 Кт 663), а не через розрахунки з підзвітними особами. Авансовий звіт для цієї суми не складається, а підставою для виплати є наказ керівника та підтвердні документи (чеки на пальне).