Компенсація за авто у відрядженні: авансовий звіт та облік

Два види виплат

Для правильного оформлення та обліку важливо чітко розмежувати два види виплат:

1. Компенсація за використання автомобіля — це дохід працівника;
2. Добові та інші витрати на відрядження — це відшкодування витрат, що не оподатковуються в межах норм.

Компенсація за використання авто як додаткове благо

Законодавство дозволяє відшкодовувати витрати на використання особистого автомобіля у відрядженні без оподаткування лише за умови укладення відповідного договору (оренди, позички) між підприємством та працівником. Оскільки ви виплачуєте компенсацію на підставі наказу та кошторису, такий дохід розглядається як додаткове благо працівника і підлягає оподаткуванню ПДФО (18%) та військовим збором (5%) на підставі пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ.

Ця виплата не є підзвітною сумою, виданою на відрядження, а є доходом працівника.

Авансовий звіт та підтвердні документи

Що не вказується в авансовому звіті:

• Сума компенсації за використання авто;
• Суми утриманих з неї ПДФО та військового збору.

Що вказується в авансовому звіті (за потреби)

Авансовий звіт подається лише у двох випадках (див. пп. 170.9.4 ПКУ): 

• за наявності оподатковуваного доходу (наприклад, добові понад норму) або 
• при використанні готівки понад суму добових.

Якщо у відрядженні працівнику виплачуються лише добові в межах неоподатковуваних норм і безготівково, а інших витрат немає, авансовий звіт можна не складати.

Підтвердні документи:

• Для компенсації за авто: Наказ керівника, кошторис витрат, розрахунок суми компенсації. Чеки на пальне не потрібні, оскільки виплата є фіксованою компенсацією, а не відшкодуванням фактичних витрат;
• Для добових: Наказ про відрядження та документи, що підтверджують зв'язок поїздки з господарською діяльністю (див. пп. 170.9.1 ПКУ).

Бухгалтерський облік

Нарахування та виплата компенсації за використання авто

Ця операція обліковується подібно до нарахування зарплати або інших виплат, а не через розрахунки з підзвітними особами:

• Дт 92 Кт 663 – нараховано компенсацію на підставі наказу та кошторису;
• Дт 663 Кт 641/ПДФО — утримано ПДФО (18%);
• Дт 663 Кт 642/ВЗ – утримано ВЗ (5%);
• Дт 663 Кт 311 – виплачено компенсацію працівнику на його банківський рахунок;
• Дт 641/ПДФО Кт 311 – перераховано до бюджету ПДФО;
• Дт 642/ВЗ Кт 311 – перераховано до бюджету ВЗ.

Виплата та списання добових:

• Дт 372 Кт 311 – перераховано добові на банківський рахунок працівника;
• Дт 92 Кт 372 – списано добові на витрати після повернення працівника з відрядження.

Таким чином, сума, видана під звіт, включатиме лише добові. Компенсація за авто та пов'язані з нею податки є окремою господарською операцією і проводяться через рахунки розрахунків з персоналом.

Висновки:

• Компенсація за використання власного авто у відрядженні, яка оподатковується ПДФО та ВЗ, є додатковим благом працівника, а не витратами на відрядження. Цю суму не потрібно відображати в авансовому звіті. В обліку ця компенсація відображається як інша виплата працівнику (наприклад, через рахунок 663), а не як підзвітна сума (рахунок 372);
• В авансовому звіті (якщо його подання є обов'язковим) відображаються лише стандартні витрати на відрядження, наприклад, добові. Нарахування та сплата податків з компенсації в авансовому звіті не вказуються.