Зайво надані дні відпустки особі з інвалідністю: як діяти?

Це є нелічильною (методологічною) помилкою, і її виправлення має суттєві юридичні обмеження. Повернути надлишково виплачені кошти за додаткові дні відпустки без доброї волі працівника практично неможливо. Ваші дії мають бути спрямовані на припинення помилки на майбутнє та коректне документальне оформлення ситуації.

Крок 1: Аналіз ситуації

Встановлення правильної тривалості відпустки

Працівникам з інвалідністю (незалежно від групи) надається щорічна основна відпустка тривалістю 26 календарних днів (ст. 6 Закону про відпустки). Отже, надання 30 днів було помилкою, і працівник щороку отримував на 4 дні відпустки більше, ніж передбачено законодавством.

Надання відпустки більшої тривалості через неправильне застосування норм закону не є лічильною (арифметичною) помилкою. Це ключовий момент визначає можливість утримання коштів.

Можливість утримання коштів

Стаття 127 КЗпП встановлює вичерпний перелік випадків, коли роботодавець може утримати кошти із заробітної плати. Утримання зайво виплачених сум можливе лише у випадку лічильної помилки. Оскільки у даному випадку помилка не є лічильною, роботодавець не має права в односторонньому порядку утримувати з працівника суму відпускних, виплачених за зайві 4 дні щорічно.

Крок 2: Практичні дії та варіанти вирішення

Можливі два варіанти.

Варіант А: Працівник погоджується добровільно повернути кошти

Це єдиний повністю законний спосіб повернути гроші.

Проведіть розмову з працівником та поясніть ситуацію коректно та без тиску, показавши норми законодавства.

Якщо працівник згоден, він може:

• написати заяву з проханням утримувати суму надлишково виплачених відпускних зі своєї заробітної плати. На підставі цієї заяви роботодавець видає наказ про утримання;
• або внести кошти готівкою до каси підприємства або перерахувати на його банківський рахунок.

Слід пам’ятати, що під час утримання надміру виплачених коштів сума всіх відрахувань із зарплати (після утримання ПДФО, військового збору) не має перевищувати 20% (ст. 128 КЗпП). Утримати із зарплату всю суму можна, якщо працівник власноруч напише це у заяві на утримання зайво отриманої суми. Крім того, до каси підприємства можна внести всю зайво отриману суму без обмеження її розміром.

Якщо працівник відмовляється повернути помилково виплачені йому кошти, то відповідно до норми ст. 1215 ЦКУ не підлягає поверненню безпідставно отримана виплата, у тому числі зарплата, якщо роботодавець провів її добровільно, за відсутності рахункової помилки з його боку і недобросовісності з боку працівника. Провести утримання роботодавець може відповідно наказу за умови, що не минув строк в один місяць з дня виплати неправильно обчисленої суми. Згода працівника тоді для утримання таких сум не потрібна.

Варіант Б: Працівник не погоджується повертати кошти

Що найімовірніше, тоді:

1. роботодавець  не маєте права примусово стягувати ці суми. Будь-які спроби утримати кошти без згоди працівника будуть незаконними і можуть бути оскаржені в суді або стати підставою для штрафу від Держпраці;
2. зайво виплачені суми визнаються витратами підприємства. У бухгалтерському обліку ці суми списуються на витрати.

Крок 3: Обов'язкове документальне оформлення та виправлення на майбутнє

Незалежно від того, чи поверне працівник кошти, роботодавець зобов'язаний припинити порушення:

1. скласти акт або доповідну записку про виявлення помилки. У документі зафіксувати суть помилки, період, протягом якого вона тривала, та відповідальну особу (якщо її можливо встановити).

Видати наказ по підприємству та вказати на виявлену помилку та у розпорядчій частині:

• встановити, що надалі цьому працівнику надається щорічна основна відпустка тривалістю 26 календарних днів.
• зобов'язати відділ кадрів та бухгалтерію здійснювати надання та розрахунок відпусток згідно з чинним законодавством.

2. Ознайомити працівника з цим наказом під підпис. Це зафіксує той факт, що його повідомлено про правильну тривалість відпустки на майбутнє.

Зазначимо:

Якщо добровільне повернення зайвоотриманої суми відпусткових не можливе, то роботодавець може стягнути її з винних. У разі стягнення коштів з винних осіб працівники, які не є посадовими особами підприємства, несуть матеріальну відповідальність у розмірі прямої дійсної шкоди, але не більше свого середнього місячного заробітку (ч. 1 ст. 132 КЗпП та п. 7 Постанови Пленуму ВСУ від 29.12.1992 р. №14 «Про судову практику в справах про відшкодування шкоди, заподіяної підприємствам, установам, організаціям їх працівниками»).

Якщо ж сума помилково нарахованої зарплати більша за середню зарплату бухгалтера — винної особи, то він відшкодовує тільки суму, що не перевищує його середнього заробітку.

Головному бухгалтерові як керівникові також доведеться нести матеріальну відповідальність (і теж у межах свого середнього заробітку), але тільки за ту частину, яка не відшкодована безпосередніми заподіювачами шкоди (абз. 2 п. 6 вищезгаданої постанови Пленуму ВСУ №14).

Наказ про притягнення працівника до матеріальної відповідальності видають не пізніше ніж за 2 тижні з дня виявлення заподіяної ним шкоди. Днем виявлення заподіяної шкоди вважають день, коли власник (уповноважений ним орган) дізнався про її спричинення.

Як варіант, можна також перекваліфікувати зайво виплачену суму на премію або матеріальну допомогу тощо, але при цьому доведеться коригувати звітність.

Висновки:

• Ця помилка не є грубим порушенням, за яке передбачені значні штрафи, оскільки ви не погіршували, а покращували становище працівника;
• Утримати з працівника надміру виплачені відпускні неможливо і незаконно;
• Головна задача роботодавця — припинити надання зайвих днів відпустки;
• Оформлена доповідна записка/ наказ та ознайомлення з ними працівника під підпис підтверджує виправлення помилки.