Чи відноситься компенсація за використання авто до зарплати?

Виплата компенсації директору за використання в роботі його особистого автомобіля не включається до складу витрат на оплату праці (Фонду оплати праці - ФОП).

Обґрунтування

Згідно з пп. 3.22 Інструкції №5, компенсація працівникам за використання особистого транспорту для потреб виробництва не належить до фонду оплати праці. Ця норма є ключовою для визначення складу фонду оплати праці.

Компенсація за використання автомобіля не є платою за виконану працю (заробітною платою), а є відшкодуванням витрат (зносу/амортизації) пов'язаних з використанням майна працівника в інтересах підприємства (див. ст. 125 КЗпП, хоча прямо автомобілі там не згадані, ця стаття часто застосовується за аналогією).

Правильна класифікація витрат

Витрати на компенсацію директору за використання його особистого автомобіля в службових цілях слід класифікувати як інші операційні витрати (див. пп. 21 НП(С)БО 16). Відповідно до НП(С)БО 16, залежно від функціональних обов'язків директора та мети використання автомобіля, ці витрати відображаються за дебетом таких рахунків:

• Рахунок 92 "Адміністративні витрати": якщо автомобіль використовується для загальногосподарських, адміністративних потреб управління підприємством;
• Рахунок 93 "Витрати на збут": якщо використання автомобіля пов'язане зі збутом продукції, товарів, робіт, послуг (наприклад, поїздки до клієнтів) тощо.

Документальне оформлення

Для правомірного віднесення компенсації до витрат та уникнення податкових ризиків, необхідно належне документальне оформлення:

• Наказ керівника про використання автомобіля та виплату компенсації;
• Може бути укладено окремий договір між директором та підприємством, де визначаються умови використання, розмір компенсації та порядок її розрахунку;
• Документи, що підтверджують зв'язок використання автомобіля з господарською діяльністю (хоча подорожні листи скасовані, їх ведення або аналогічних документів для внутрішнього контролю є рекомендованим);
• Розрахунок суми компенсації (може базуватися на нормах амортизації, фіксованій сумі або інших узгоджених показниках).

ЄСВ

Оскільки компенсація за використання автомобіля не входить до ФОП, ЄСВ на суму такої компенсації не нараховується та не утримується. Окрім того, компенсації  працівникам  за  використання   для   потреб виробництва власного інструмента та особистого транспорту належать до здійснюваних у грошовій формі виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується ЄСВ (див. пп. 11 розд. І Переліку №1170).

Як оподатковується така компенсація?

Така компенсація оподатковується ПДФО за ставкою 18% як додаткове благо (див. тут). Поряд з цим, вона оподатковується ВЗ (5%). В додатку 4ДФ відображається з ознакою доходу «126».

Отже,  компенсація директору за використання особистого авто не є витратами на оплату праці, а відноситься до складу інших операційних витрат (адміністративних, витрат на збут тощо), оподатковується ПДФО (18%) та ВЗ (5%) як додаткове благо, ЄСВ не нараховується.