Чи може бухгалтер затверджувати авансові звіти?

Форма Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт та Порядок його складання затверджені наказом Міністерства фінансів України від 28.09.2015 №841.

Дія Порядку поширюється на осіб, які видали платнику податку – фізичній особі кошти на відрядження або під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала, а також на платників податків – фізичних осіб, які отримали такі кошти (п. 2 Порядку).

Згідно з п. 6 Порядку Звіт складається платником податку (підзвітною особою), що отримав(ла) такі кошти – на підприємствах усіх організаційно-правових форм або у самозайнятої особи.

Зверніть увагу!

У п. 5 Порядку передбачено, що платник податку, який складає та подає Звіт, заповнює всі його графи, крім:

• «Звіт перевірено»;
• «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі грн, коп., касовий ордер / платіжна інструкція»;
• кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку;
• розрахунку суми утриманого податку за неповернуті у строк надміру витрачені кошти / електронні гроші на відрядження або під звіт.

Ці графи заповнює особа, яка надала кошти/електронні гроші.

Графу «Звіт затверджено» підписує керівник (уповноважена особа)/самозайнята особа.

Особи (керівник/уповноважена особа, головний бухгалтер/особа, відповідальна за ведення бухгалтерського обліку), які засвідчують правильність складання та подання Звіту, здійснюють підпис шляхом проставлення власноручного або електронного підпису відповідно до вимог Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги».

Тобто сам Порядок прямо дозволяє, щоб графу «Звіт затверджено» підписувала уповноважена особа, а не виключно керівник.

Додатково – див. ІПК ДПС від 12.01.2023 №36/ІПК/99-00-24-03-03-06.

Платник податків повідомив, що через великий обсяг документообігу підприємство планує делегувати повноваження щодо заповнення та підписання авансових звітів від імені керівника уповноваженій особі. У межах консультації були поставлені такі запитання:

Чи може підписувати авансовий звіт у графі «бухгалтер» посадова особа бухгалтерської служби, яка не є головним бухгалтером, але є особою, що надала кошти й відповідальною за складання та підписання звітів (за наявності довіреності)?

Чи може підписувати авансовий звіт у графі «бухгалтер» бухгалтер-аутсорсер / аутстафінг-спеціаліст, який також є особою, що надала кошти і має довіреність на ведення та підписання Звітів?

Але ДПС уникла прямої відповіді на ці питання.

Податковий аспект

Оподаткування доходів фізичних осіб регламентується розділом IV ПКУ.

Відповідно до пп. 163.1.1 ПКУ, об’єктом оподаткування резидента є загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід.

Водночас до оподатковуваного доходу не включаються кошти, видані на відрядження або під звіт, якщо вони використані та задекларовані за правилами пп. 170.9 ПКУ (пп. 165.1.11 ПКУ).

Згідно з пп. 170.9.2 ПКУ, Звіт подається за формою, затвердженою Мінфіном.

Підзвітна особа заповнює всі графи, крім:

• «Звіт перевірено»;
• «Залишок унесений (перевитрата видана) … за касовим ордером»;
• кореспонденції рахунків;
• розрахунку утриманого податку з прострочених сум.

Ці частини оформлює особа, яка надала кошти. Графу «Звіт затверджено» підписує керівник (податковий агент).

Висновки:

Графу «Звіт затверджено» в авансовому звіті може підписувати не лише керівник, а й уповноважена особа (Порядок №841 прямо це дозволяє).

Графу «Звіт перевірено» та інші бухгалтерські графи може заповнювати будь-який працівник бухгалтерії (не обов’язково головний бухгалтер), якщо він є особою, яка надала кошти або має відповідні повноваження/довіреність (ІПК ДПСУ №36/ІПК).

З податкової точки зору пп. 170.9 ПКУ вимагає, щоб графу «Звіт затверджено» підписував саме керівник (податковий агент), тобто делегування цього підпису може створювати ризики при перевірках, попри дозвіл за Порядком №841.