Відмітка про перетин кордону під час закордонного відрядження

Відповідно до ст. 121 КЗпП, працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.

Тобто роботодавець має забезпечити добовими працівника до початку відрядження, хоча роботодавці не завжди цього дотримуються. Їх невиплата перед відрядженням є порушенням даної статті, за що може бути накладено штраф на підставі абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗпП як за недотримання мінімальних державних гарантій в оплаті праці – у двократному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої законом на момент виявлення порушення, за кожного працівника, стосовно якого скоєно порушення. Про це ми писали тут.

Сума добових, яка виплачується працівнику за дні відрядження, повинна бути зафіксована у положенні про відрядження або у колективному договорі тощо. Сума добових не обмежена трудовим законодавством, проте нормами ПКУ встановлено неоподатковувану суму, в межах якої не утримується ПДФО та ВЗ. Якщо суми добових перевищує неоподатковувану межу, то сума перевищення оподатковується на загальних підставах. Добові можуть встановлюватися як у гривні, так і у валюті.

Виплата добових має документально підтверджуватися, перелік таких документів визначений пп. 170.9.1 ПКУ.

Згідно з абз. 19 пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ сума добових визначається в разі відрядження:

• у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
• до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Згідно з абз. 5 п. 17 розділу III Інструкції №59 зазначено, що у разі відсутності первинних або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні, до звіту додаються завірені відділом кадрів або головним бухгалтером ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи документа, що його замінює, з прізвищем відрядженого працівника та відмітками прикордонних служб про перетин кордону (за їх наявності) або довідка Головного центру обробки спеціальної інформації Державної прикордонної служби України щодо перетину відрядженим працівником державного кордону України (у якій зазначено пункт пропуску, дата та час перетину кордону, серія, номер, тип та назва паспортного документа).

Незважаючи на те, що Інструкція №59 розроблена для бюджетних установ, приватні підприємства можуть також нею користуватися, оскільки іншого законодавчого документу для, який би регулював службові відрядження, немає. Тож, при розробленні Положення також можна керуватися даною Інструкцією.

Резюмуючи, розуміємо, що керуючись нормами ПКУ (зокрема, формулюванням «відміток прикордонних служб про перетин кордону»), потрібні відмітки всіх прикордонних служб, які зобов’язані ставити такі відмітки на шляху відрядженого працівника.

Отже, працівнику при прибутті із закордонного відрядження для підтвердження добових, якщо, наприклад, відсутні в наявності квитки та документи на проживання, потрібно подати ксерокопії паспорта з відмітками про перетин кордону, завіривши підписами відповідальної особи з відділу кадрів чи головним бухгалтером.