Компенсація оплати е-квитка на відрядження

Чи вважається електронний квиток на потяг розрахунковим документом? 

Підпунктом 170.9.1 ПКУ передбачено відшкодування роботодавцем витрат на проїзд та невключення їх в оподатковуваний дохід працівника за наявності підтверджуючих документів, тобто документів, які підтверджують вартість цих витрат, зокрема, у вигляді транспортних квитків, у тому числі електронних квитків.

Також до підтвердних документів належать, зокрема документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти (пп.«а» пп. 170.9.1 ПКУ).

Крім того, в абз. 2 п. 4 розділу ІІ Інструкції №59 зазначено, якщо працівник застосував платіжну картку для проведення розрахунків у безготівковій формі, йому відшкодовується збір за переказ грошових коштів електронними засобами за наявності документального підтвердження цієї сплати. Це можуть бути виписки з карткового рахунка або інший документ на паперовому носії, який підтверджує суму сплаченого збору.

Зважимо на те, що Інструкція №59 поширюється на бюджетні організації, але приватні підприємства також можуть нею користуватися.

Тож із зазначеного випливає, що витрати за придбані е-квитки за допомогою платіжної карти підлягають відшкодуванню працівнику. Відшкодуванню також підлягає комісія. Тому, для відшкодування витрачених коштів, окрім роздрукованих е-квитків, працівник має надати в бухгалтерію виписку з карткового рахунку.

Чи потрібно працівнику надавати виписку з карткового рахунку про підтвердження оплати такого квитка? 

У разі, якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент (пп. 170.9.2 ПКУ).

Виходячи з зазначеної норми та враховуючи вищевказане, робимо висновок, що так, працівник для відшкодування витрат на придбання е-квитків за допомогою особистої картки має надати роботодавцю окрім самих роздрукованих е-квитків на відрядження, ще й виписку з карткового рахунку. А якщо це була корпоративна картка, то бухгалтеру також варто додати копію виписки (або її частину) до пакету документів для підтвердження здійсненої оплати.

Чи можливо оплачувати е-квитки з карткового рахунку іншої особи для компенсації витрат по відрядженню?

У разі придбання квитка одного працівника для іншого сума компенсації також не потрапить до його оподатковуваного доходу, однак вже трохи з інших підстав. Фактично працівник придбаває квиток для іншого працівника за дорученням підприємства. 

Так, відповідно до пп. «б» пп. 170.9.1 ПКУ, оподатковуються ПДФО (а отже, і військовим збором) кошти, отримані фізособою під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала, у сумі, що перевищує суму фактичних витрат на виконання таких дій. Такі фактичні витрати як і у випадку, що розглядається, слід підтвердити документально.

Свого часу Мінфін у УПК від 26.04.2019 р. №181, зазначав, якщо працівнику не видавався аванс на придбання такого квитка, проте здійснюється компенсація вже понесених витрат працівнику, то за наявності документального підтвердження така сума не включається до оподатковуваного доходу такого працівника. 

Окрім цього, Мінфін у листі від 11.03.2006 р. №31-26030-12-13/5020 розглядав аналогічну ситуацію, де правда, за якою директор сплачує за проживання в готелі за себе та за іншого працівника, так вказав на таке: що у разі сплати директором підприємства вартості проживання у готелі відряджених працівників підприємства шляхом застосування закріпленої за директором цього підприємства корпоративної платіжної картки (тобто за рахунок і в межах коштів, виданих під звіт), до звіту про використання коштів, наданих на відрядження мають бути додані оригінали квитанцій (рахунків) готелю, у яких мають бути відображені прізвища осіб, за проживання яких здійснено оплату, терміни проживання у готелі вказаних осіб, вартість найманих ними номерів та види уключених до квитанції (рахунку) витрат.

Враховуючи зазначене, розуміємо, що коли один працівник сплачує у відрядженні за двох, у наказі про відрядження потрібно зазначити, що працівник придбаває квитки як для себе, так і для іншого відрядженого працівника. У такому разі працівнику, якому придбали е-квиток, є підстава для компенсації суму витрат без оподаткування.

Якщо оплата здійснюється з картки сторонньої особи, яка не є працівником підприємства, то звісно ж, що такі витрати відшкодувати цій особі без оподаткування не можна.